體察微妙需求 協會會議巧出彩

目前，協會會議占據整個會議市場的一個重要組成部分。與公司會議不同，協會會議有著自身的特點。本文探討了會議策劃者如何根據這些特點，提出個性化的解決方案，使協會會議辦出特色。

與公司會議相比，協會會議的主要挑戰之一是在舉行公司會議時，高層管理人員可以要求職員們按時到場，著裝一致。而協會會議就沒有那么容易了，有時候甚至不能確保會員如約到達。協會會議的主辦方首先要從不同的地域甚至是世界各地邀請參會嘉賓，同時還要面對免費在線社交渠道越來越強勁的沖擊。因此，在舉辦協會會議時，良好的策劃非常關鍵。如果策劃不到位，會議不成功，日后無論是協會會議參會人數還是會員數量都有可能受到不良影響。

現在，伴隨著全球經濟下滑的現實，人們相對更加愿意從工作中抽出幾天時間進行交流或接受培訓。但是，人們并不用真的放下自己在辦公室的工作，移動社交工具使他們無論何時都可以保持工作聯系。既然如此，只要有足以吸引人們出席的精彩內容，同時又不占用他們全部的注意力，他們還是愿意抽出時間參會。

因此，協會會議的策劃者也要與時俱進，不再是簡單的物料籌備和人員接送，而是將更多心力投入到會議的創意、執行和結果中來。在這樣的思路下，會議的組織過程發生了許多微小而重要的變化，其中某些做法是在十多年前人們感到相當陌生的。下文中我們逐一分析。

一、適量減少議程

十多年前，協會會議的議程可能排得滿滿當當，并精確到分鐘，但今天的參會代表可不吃這套，他們甚至沒空抽出幾天或是一整天的時間來參加會議。一位會議策劃者談及自己的參會體驗時表示，“參加會議時，我并不關心整體的議程是什么，我必須抽出一兩個小時來打電話，與外界保持聯絡并處理我自己的事務。所以，有時我會缺席一些小會議出去打電話，如果主辦方能留出時間給我打電話就更好了。否則，我會無法集中精力，在會議期間也通過iPad關注我自己的工作動向，查看是否有新的消息等等?！?/p>

值得一提的是，參會代表也可以利用會議的休息時間來進行非正式社交活動。事實上，有些參會代表就是因為有社交活動才來參加會議的。在安排會議晚間活動時，適量減少日程對所有人都有好處。參會代表們可以選擇主辦方推薦的活動或自主安排時間，尤其是在有眾多旅游景點可以觀光的城市。此外，取消可有可無的形式復雜的晚間派對，也可以為主辦方節省很大一筆開支。

二、會議形式多樣化

現在，越來越多的協會會議主辦方開始摒棄占據整個上午的、接連數個小時冗長演講的開幕式。他們注意到：參會代表有不同的獲取信息的方式，而傳統的開幕式太過乏味。

美國的一位資深會議高層管理人員表示，十幾年前，一場會議可能由好幾個部分組成，而每個部分長達90分鐘?，F在，會議策劃者們開始采用30分鐘、40分鐘、45分鐘、一小時長度的小會議，并且采用多樣化的會議形式。有些參會代表喜歡小組討論，有些喜歡互動。

根據參會代表的建議，一位會議策劃者對年度會議的形式進行了重大調整。她鼓勵會議策劃小組開動腦筋，探討如何更好地傳遞會議中的信息。這一做法十分有效，目前，她的一個還有三個星期才舉行的會議的預登記情況非常火爆。

三、運用科技手段即時提升會議體驗

近年來，會議現場提供快速、穩定的Wi-Fi網絡已是必需，技術在提升參會體驗方面的使用也越來越頻繁。今天，協會會議的策劃者們正在積極尋求新的方式，使參會代表們更多地參與到會議當中來。利用科技手段可以即時收集到參會代表的意見，便于主辦方隨時調整，提升參會體驗。

一位會議策劃者及其團隊開發了一款活動應用APP，可以在每一場會議后立即收集參會代表的反饋。他介紹說，“每一場活動結束后，參會代表們都會通過這款APP程序收到詢問參會體驗的小問題：選擇微笑表情或皺眉表情，還可以發表簡短評論。因此，如果會議過程中有什么問題，主辦方可以當場知悉并馬上調整。這樣，第二天如果還有類似的活動，主辦方就可以根據參會代表頭天的反饋進行改進?！贝送?，也有一些主辦方運用APP增強會議活動的互動程度，使參會代表可以在嘉賓演講期間提問或向其他參會代表提出自己感興趣的問題。

當然，要運用這些先進的科技手段，會議策劃者本身也必須通曉相關技術。年輕一代的會議策劃者本身就熟知這些技術，因此問題不大，老一輩的會議策劃者如果沒有掌握相應的科技，就必須雇傭有相關技能的員工來負責會議活動中的技術部分。

四、營造適合家庭參與的氛圍

在參加協會會議時，很多人喜歡在會議前期或后期加上一些時間，把會議變成一個假期。因此，如果允許參會代表把家人也帶來參會，達到會議與家庭之樂的雙重目的，會議在他們眼中的價值將得到提升。一位會議策劃者表示，“現在女性參會代表越來越多了，他們更傾向于在開會時把家人也帶來，平衡工作與家庭的關系，在參加協會會議時尤其如此。”

因此，會議策劃者把會議地點定在交通方便、易于享受家庭之樂的地方，讓參會代表在會議期間有充足的時間與自己的配偶和子女相處，為他們在會議閑暇之余提供娛樂建議，將可以提升他們參加會議的積極性。

五、無需盲目畏懼虛擬會議形式

當虛擬會議最開始出現時，很多會議策劃者心生畏懼，害怕所有的實體會議都將被在線虛擬會議取代，實體會議行業從此沒了生意。但是，目前來看，現實與他們預期大不相同。“實體會議+虛擬會議”的混合會議形式使得無法親自出席的人們可以通過虛擬方式參會，甚至會在后期增加實體會議的參會人數。

一位會議策劃者觀察到，協會會議添加了虛擬參會方式之后，第一年通過網絡虛擬參會的代表在第二年通常都會親自到場參加實體會議。根據2014年的一項業內調查，虛擬會議及其參與人數增長率預計在2015年都增長3.9%，幾乎是實體會議增長率的兩倍。換言之，數據與業內人士的觀察都顯示：虛擬會議形式的出現可以增加實體會議的參會人數。在某種程度上，虛擬會議可以吸引人們的注意力，促使他們在日后親自出席會議。