檔案管理信息化淺析

【摘 要】新時期，檔案管理工作面臨了更大的考驗與挑戰，如何實現信息化發展，符合信息時代多元化需要，成為當前檔案管理工作應重點考量的問題。本文就檔案管理信息化內涵以及標準、實踐工作中存在的問題以及有效的應對策略展開分析。對提升檔案管理工作信息化水平，充分發揮檔案資源綜合效用價值，實現可持續的全面發展，有重要的實踐意義。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；策略

0.前言

檔案為社會文化遺產之中的重要內容之一，為人類文明發展以及社會進步的真正歷史印記，同時也是推動先進生產力發展，創建現代文化的核心任務以及重要支撐。該過程之中全面推動檔案管理工作的信息化建設，則為信息時代符合發展特征，提升核心競爭力的必由途徑。

1.檔案管理信息化內涵

檔案管理信息化主要體現在標準性、數字化以及網絡化幾個層面。首先，檔案信息體現標準性，主要在于推動檔案實體資料管理逐步面向信息管理方向發展的過程，其需要借助完備的業務規范以及相應的技術標準。該類規模以及標準則應由檔案管理單位進行統一設定，公布以及具體實施。具體來講檔案管理標準化涵蓋采集信息資源標準化、信息存儲管理標準化以及應用、建設、網絡系統標準化、工具軟件標準化等內容。基于電子檔案信息的顯著特征，令其在檢索搜尋、應用下載上體現了更大的便利性，可全面實現重要檔案資源內容的一體化共享，符合社會應用檔案信息資源的綜合需要。檔案信息數字化具體涵蓋四方面內容，即檔案資料目錄的數字化、編輯研究成果的數字化、全文內容數字化、實體圖片化等。而全文數字化則是最為核心的環節。網絡化層面，主要是通過對檔案信息資源實施數字化處理，利用網絡平臺、局域網系統等各類豐富的計算機信息技術手段，創建檔案信息資源網站，為大眾搜尋查閱檔案信息以及資源共享提供便利，以達到信息資源開放性、交互性以及社會化應用。檔案信息資源網絡化體現了明顯的功能優勢，可令檔案資源發展形成全社會共同擁有、共享應用的資源財富，使得身處各個區域的不同用戶均能受益，進而顯著提升服務管理功能以及應用效益。

2.檔案管理信息化包含的問題

檔案管理信息化工作雖然成效顯著，然而仍舊包含一些不足問題。首先，從建設任務層面來講，工作量較大、承擔任務量繁重，且較難快速的體現工作效果。檔案信息化發展階段中，不僅要對當前存儲的檔案資源完成數據化處理，利用掃描微縮等技術，使得館藏書籍、音響資料、照片資料等制作成為電子文件。同時，還應采用必要的處理文檔工具，依照工作標準針對數據庫系統實施規范化管理，方便應用于檢索。再者，應面向廣大客戶提供網絡應用平臺，提供優質多元化的遠程服務?？赏ㄟ^電磁屏蔽手段，實施內外網系統的物理隔離，完成數據信息備份、資料加密、布設防火墻等多重防控，有效預防網絡黑客不良攻擊影響、員工人為誤操作將數據修改或刪除，預防信息資源不完整或失密，進而保證檔案信息資源整體可靠安全。還應基于電子信息技術手段的持續完善以及不斷進步，針對電子文件做進一步轉換升級，令其始終處在可以應用的狀態，預防由于技術升級最終喪失效用價值，導致資源不良損壞。為實現檔案管理信息化，創建形成數字檔案館，還應進一步擴充財政投入，實現較大突破，快速更新發展復制技術，這樣方能全面縮短發展時間，實現更大的升華。

檔案管理高效快速的信息化建設，影響制約的一個瓶頸問題便是資金。為強化信息化管理建設，便要采購計算機系統、路由器裝置、掃描設備、微縮工具、打印復印設備等，同時建設內部局域網，使之與外部因特網安全相連，做好信息資源安全管理防護等。上述工作環節均需要投入大量資金，再加上電子產品換代更新頻率快，其生命周期并不長，無法通過一次投入便無限制的獲取回報，后續的養護維修、系統升級經費、更新換代投入將持續不斷，因此在一定程度上對檔案管理信息化建設形成了制約影響。

檔案管理信息化發展，需要工作人員不斷的應用計算機以及網絡系統，因此體現了該項任務的高層次性，特別對工作人員觀念思想、工作技能、文字水平以及綜合素質提出了高標準要求。為此，要求工作人員不僅能熟練應用計算機進行操作，掌握快速應用判斷信息的技能，還應精通有關檔案工作業務知識，因此該行業急需要復合型人才。然而，由于深受傳統用人制度的約束，令人才合理競爭較難實施，加之檔案機構待遇水平有限，無法提升對優秀人才吸引力，更不能有效的留住人才，較難對冗員進行消化，導致檔案機構員工呈現出年齡高、管理方式老、發展提升滯后、無法提升活力等問題。

3.檔案管理信息化策略

檔案管理信息化建設，首先應明確工作目標，確保長遠以及近期目標全面結合。應依照具體標準要求，符合科學適用的工作原則。對于長期目標應站在戰略高度，全盤進行分析，確保高質量水平以及全面統一性，進而為技術更新預留兼容以及擴充發展的空間，盡可能少走彎路，預防走回頭路，杜絕浪費資源的不良問題。對于近期目標應把握可行性以及實用性，對于基礎業務工作應依照標準化規定有效整理檔案資源，利用計算機做好檔案著錄以及標引處理。應確保各項工作全面細化，達到精益求精的效果，不應馬虎敷衍，需要透過完成近期目標不斷的總結經驗、合理修訂并優化長期工作目標，達到循序漸進的效果。

對于館藏資料或是新歸檔信息處理，應做到分清主次，可依據先處理新檔案而后處理舊檔案的順序。針對館藏檔案信息，可依據先重點而后一般的順序原則，在對當前館藏實施分析處理的同時，針對具有重要價值的信息檔案應先實施數字化處理，并可把握時機對庫藏檔案做好清理工作。特別針對一些毫無保存價值的資料可依照流程銷毀，進而有效縮減重復性勞動。

實施方案階段中，應把握統籌規劃以及分布進行的原則。如果財力支持力度較為有限，則應依照當地區域經濟建設水平以及檔案機構可獲得的財力，明確長短期相結合的建設硬件設施方案。首先需要采購一些先行設施，并通過每年分步添加的方式，無需力求一步到位。在配置計算機系統過程中，應依照業務需求以及員工具備的計算機實踐應用水平，依照不同等次進行匹配。另外，在硬件設施選配環節中，應把握服務器高配置以及終端系統低配置的工作原則，替換硬件環節則可將新型高配置機器作為服務器，替換下來的舊機用作終端設備。

為有效開發人力資源，應重視強化培訓結合引進人才機制，通過建立公平合理的人才選聘制度招納復合型人才，優化部門人才結構。再者，應優選骨干人才深入高校、發達地區檔案部門從事專業培訓，積極開展崗位練兵，促進員工自學成才，一邊學習一邊應用，進而提升綜合素質水平?；I措資金環節，應力爭獲取財政部門的廣泛支持，同時積極進行自籌活動。檔案機構應積極獲取決策領導人的大力重視，力爭將檔案管理信息化工作納入到政府信息化發展項目之中，有效的滿足預算經費需要，通過激發主觀能動性，獲取多層面的經費支持。

4.結語

總之，為提升檔案管理信息化水平，我們只有基于檔案管理信息化內涵，針對實踐工作中包含的問題，制定科學有效的信息化工作策略，方能達到事半功倍的工作效果，適應信息時代發展要求，實現又好又快的全面發展。

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