探究電力企業電子文書檔案管理系統的架構

【摘 要】文書檔案管理是電力企業一項重要的工作，進入信息時代后，文書檔案實現了紙質檔案向電子檔案管理方式的轉變，這有利于提高檔案管理的質量以及效率。本文對電力企業電子文書檔案管理系統的架構進行了探究，希望對相關工作人員提供重要的參考依據。電力企業的管理者在優化與完善電子文書檔案管理系統時，一定要做到紙質檔案與電子檔案相結合，還要利用數字化技術、信息化技術以及互聯網技術，提高目錄檢索的效率，這樣才能提高文書檔案的利用率。

【關鍵詞】電力企業；電子文書檔案；管理；系統；架構

電力企業是我國重要的能源企業，電力企業的穩定運行可以保證當地居民的正常用電。文書檔案管理系統是電力企業管理系統的重要組成，隨著科技的不斷發展，電力企業文書檔案實現了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業文件的主導形式，為了提高電子文書檔案的管理水平，一定要合理應用計算機技術以及網絡技術，還要重視文書檔案收集、整理、保管這項工作，這也有助于提高電力企業的服務水平。在優化電子檔案管理系統時，需要確定檔案管理的架構，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書檔案與傳統紙質檔案的關系

電子文書檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書檔案應用的時間不長，相關制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應用這一管理措施時，需要與傳統的紙質檔案管理方式結合，這樣才能保證文書檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書檔案與傳統的紙質檔案有著緊密的關系，只有將二者緊密的結合在一起，才能保證文書檔案管理的有效性。

2.電力企業電子文書檔案規范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書檔案管理系統與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可以自動生成，實現對電子文書檔案的規范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實現文書檔案的全文儲存以及檢索

電子文書檔案的規范化管理，可以實現對文書檔案的全文儲存，可以實現全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對全文進行存儲后，可以實現遠距離檔案信息傳輸，實現了資源的共享。

2.3有利于實現多媒體檔案的統一管理

在現代化的電力企業中，文書檔案的種類越來越豐富，規范化管理可以實現對多樣化信息的集中管理，利用計算機技術，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對文字圖像進行歸類管理，還可以對動態影像、聲音媒介等檔案信息進行集中管理。

2.4可以實現檔案業務的計算機輔助管理

檔案業務的種類越來越繁多，檔案管理可分為多項環節，在進入信息時代后，利用計算機輔助技術，可以實現對檔案的收集、整理以及存儲，規范化管理可以實現檔案業務的計算機輔助管理，可以及時掌握檔案信息的動態變化情況，這有利于提高檔案管理的預測能力，可以促進電力企業電子文書檔案管理工作效率不斷的提高。借助計算機技術，可以了解文書檔案的借閱情況，可以掌握檔案機構以及檔案管理系統的架構，還可以了解檔案動態變化情況，實現檔案業務的計算機輔助管理，提高電力企業電子文書檔案管理的水平。

總之，加強電力企業電子文書檔案的規范化管理，可以有效提高檔案業務的管理質量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動強度，降低檔案管理的成本，實現現代化、電子化、自動化化的檔案管理，借助互聯網技術，可以隨時隨地的對檔案進行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.電力企業電子文書檔案管理系統應具備的原則

（1）開放性。基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。

（2）規范性。系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴展性。方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

（5）先進性和前瞻性。采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4.電子文書檔案管理系統的特點

4.1安全性

因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。發表論文。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間。

4.4和紙質文檔管理充分結合

在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。

5.結束語

綜上所述，電子文書檔案已經成為當前社會電力企業文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發展，電力企業的管理者一定要做好電子文書檔案管理系統的完善與優化工作，建立文書、檔案一體化的管理系統，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節省檢索的時間，提高資源的利用率。電力企業在不斷發展的過程中，需要先確立電子文書檔案管理系統架構，這樣才能實現文書檔案的規范化管理，才能促進電力企業更加長遠、健康的發展。

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