人事檔案實行集中統一管理勢在必行

【摘 要】本文就企業人事檔案管理的狀況，人事管理狀況的反映、就區直機關人事檔案管理現狀，對一些比較集中的問題做出分析，并提出了科學規范地管理人事檔案的措施。

【關鍵詞】人事檔案；管理；狀況；規范

根據云南省統一部署，在2014年底，巡視組在反饋意見，在干部選拔任用，任用問題不清等問題……由中華人民共和國監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局于2013年2月22日公布的《檔案管理違法違紀行為處分規定》在第九條中明確規定；“有下列行為之一的，對有關責任人員，給與記過或者記大過處分；情節較重的，給與降級或者撤職處分；情節嚴重的，給與開除處分：（1）涂改、偽造檔案的；（2）擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的。按有關規定嚴肅追責。那么，涂改、偽造檔案的違紀違法現象僅僅是存在于各級黨政機關領導干部當中的個別問題嗎？只要我們看看，嚴酷的現實就不言而喻了。這次干部審核的重點是干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷和身份等信息、簡稱“三齡二歷”。現將一些比較集中的問題列舉如下：

（1）年齡不準確。不準確的年齡不僅是公歷與農歷之間的誤差爾，而是一些人需要入伍當兵了、需要參加工作了，年齡較實際的大；但工作一段時間后，年齡隨之往小了填寫。有的年齡同事及年齡不一致。按參加工作時間推算，有的15歲就參加了工作，那么一個15歲的怎么能走進了事業單位呢？年齡問題在人事檔案管理上比較突出問題。有些人的年齡顯然已經不是人或動物生命意義上的歲數，而是成了攫取不正當利益的數字游戲。

（2）參加工作時間不準確。有以上山下鄉知識青年、錄用農村牧區民辦教師、在城鎮大集體等身份參加工作的。但在其本人檔案里沒有這些相關檔案材料。因此無法證明其上山下鄉、擔任民辦教師、在大集體工作時間。有的人先工作，后又去脫產上學，可檔案中沒有參加工作日期及工作的認定。更嚴重是有的人沒有符合國家規定的參加工作的相關手續。

（3）學歷材料不齊。有的學歷檔案缺乏。比如；有的在履歷表中表明畢業于黨校，可人事檔案不見相關材料，而只有一張復印畢業證，學歷表。沒有參加統一考試，而是在某院校進修，也填寫畢業于該院校；更有甚者，某院校學制4年、該人只參加其中兩年的進修，也填寫畢業于這所院校。總之，極不嚴肅、極不規范的種種怪現象不勝枚舉。

（4）入黨材料不齊全。有的材料中沒有入黨政審材料；沒有入黨申請書，更沒有轉正申請書。

（5）工資審批表不齊全（此項彌補的辦法是到該立檔單位的會計檔案中查找）。

（6）有些干部人事檔案中缺少干部任免審批表、任命文件及考察材料等。1991年，中共中央組織部和國家檔案局聯合發布了《干部檔案工作條例》該條例至今已有20余年，許多條款明顯現不適應社會發展的需要。以前大中專畢業生都是干部，現在沒有這個概念了。干部編制已經被公務員和事業單位編織所取代。

那么，究竟應該如何科學規范地管理人事檔案呢？筆者有如下幾點思考：

一是應當將人事檔案集中統一管理。人事檔案由用人單位管理辦法，是計劃經濟體制的產物。計劃經濟時代，人員相對比較穩定，用這種管理辦法管理人事檔案是可行的。但隨著社會主義市場經濟體制的逐步建設和各單位用人制度的改革，社會流動人口增大，人員調動頻繁，再由用人單位管理人事檔案的弊病，已逐漸顯現出來。為了實行人事檔案的集中統一管理，要改革現行的人事檔案管理體制。筆者認為，應按照《中華人民共和國檔案法》制定的檔案工作“統一領導、分級管理”的原則，在各地成立“人事檔案管理中心”或“人事檔案”。該“人事檔案管理中心”或“館”應由組織和人事部門負責管理。將由單位保管的人事檔案統一交由“中心”或“館”集中管理。當然這樣檔案管理有弊病的。有利的方面是能夠最大限度地保證人事檔案的真實性，是篡改、涂改人事檔案的可能性降低到最抵成度。但人事檔案具有動態性。人事檔案是反應一個整體面貌的文件材料。人的社會活動不斷進行、人事檔案必然會不斷得到充實和豐富，若在單位里保管，及維持現有的模式，便于不斷將“年度考核材料”、“工資變動材料”等充實到檔案中，也便于但不斷將“年度考核材料”、“工資變動材料”等充實到檔案中，也便于單位對人事檔案的利用。可這些有利的方面與人事檔案的真實性相比，顯然真實性更為重要。所以，建立“人事檔案管理中心”或“館”更具有積極作用。

二是適當全面修訂和整合有管人事檔案的規范和標準。我國有關人事檔案已發布的行政規章有《干部檔案工作條例》、《關于干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《流動人員人事檔案管理站紅規定》等。這些規章制度在檔案的收集、整理及利用等人事檔案管理的各個環節上，都不同程度地存在著一些與現實社會需要有差距的地方。比如在人事檔案的收集上，現在的人事檔案不能反映一個人的學識水平，也不能反映一個人的信用狀況。尤其是在檔案整理上，現行制度填寫仍是檔案上人事檔案“卷內文件目錄”上留下許多空白處，以便增加《年度考核材料》《工資變動材料》之用，更不便是檔案裝訂管理，有增的內容，還要拆卷，重新裝訂。僅此一項，給管理人員增加了許多工作量。也給檔案保護帶來不利的影響。在人事檔案的利用上，雖然人員所在單位不同，職位亦有區別，但利用上的規定是一樣的，明顯不利于人事檔案作用的發揮。

三是應當加快信息化建設的步伐，使人事檔案的數據資源共建共享。云南省檔案局信息技術處在近兩年著力推進民政婚姻檔案登記系統的數據對接。婚姻檔案作為人事檔案的一部分，這項共享工作的推進，可以說是人事檔案工作改革的有益嘗試。另如，全國“金盾工程”，公安部門建立了覆蓋全國的人口電子檔案管理系統，其中的一部分數據也是人事檔案的內容。為有效解決建立“人事檔案管理中心”或、“館”之后人事檔案的收集，利用不便的問題，將人事檔案數字化即是有效的解決辦法之一。此數字化也解決了人事檔案“副本”的問題，甚至為異地異質備份創造了條件。檔案信息化是新時期檔案部門跟上時代發展步伐舉措。新時期是網絡時代、大數據時代、依法管理時代，如何有效地保護“個人隱私”、“名譽權”，同時又適應政務公開的要求；如何切實解決一些別有用心的人把好端端的一個人往壞里“寫”，而弄虛作假的人卻可以肆無忌憚地無中生出“好事”，進而如何讓人事檔案的公正性得到維護，有效性得到保證，真實性不受質疑，這無疑是人事檔案管理工作亟待解決的嚴肅問題。

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