論檔案管理的信息化建設

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。

1.檔案管理信息化建設的重要意義

隨著現代信息技術的廣泛應用，檔案的利用范圍也越來越廣，檔案應用服務方式也在不斷創新。信息化的檔案管理有利于逐步建立起點對點服務、網上咨詢、計算機聯網查詢等新型利用服務體系，實現高效率、多途徑、寬渠道、全方位的主動地服務模式。通過對檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網連接與共享，滿足對檔案使用者快捷、精確、高效、實用地需求。以現代科技手段和設備為依托，挖掘檔案信息的浩瀚資源，利用檔案信息的網上公開，可以為使用者提供更加豐富的館藏檔案以及現行的相關文件，從而提高檔案服務的便捷性和及時性。

2.檔案管理信息化建設工作中存在的問題

2.1缺乏統一的標準體系

我國的檔案計算機管理技術于上世紀80年代初起步，而標準制定工作直至90年代末才剛開始，并且制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容缺乏系統性、配套性，導致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

2.2重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，這種重設施建設輕信息資源建設的錯誤，導致信息化的應用成果不明顯。

3.加快檔案管理信息化建設的建議

3.1加快檔案信息標準規范化建設步伐

所謂檔案信息化的標準規范主要是指：管理標準規范、業務標準規范和技術標準規范。標準規范既是檔案信息化建設的“行業法規”，又是衡量檔案管理工作水平的一個重要標志。自上而下地組織制定標準規范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設涵蓋技術、法制、體制、機制問題，須從政府和國家層面入手，協調和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規范化，因此自上而下更加需要統籌規劃，以便最終達成高度的信息共享。

3.2提升檔案管理人員業務水平

檔案工作的發展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建設高素質的專業人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。

3.3提高認識，加大設施投入

檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。從自身實際出發制定一套完整的檔案管理制度；引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。

檔案管理的信息化是一個全面、長時間而且特別詳細的工作，而且它要求檔案管理人員主要的參加到其中。它們的管理意識、管理形態、管理設施和檔案管理人士的水平等等都對檔案管理的信息化有著十分主要的作用。在互聯網發展的如此之快的這個時代，檔案管理進入電子信息管理是這個時期所賦予我們的使用，它的推動也一定是所有檔案管理工作的必然發展動向。

4.創新文化是推動高校檔案工作信息化建設的驅動力

必須重視科技創新文化軟實力的建設，用科學發展觀梳理高校檔案工作發展思路，建立科學合理、成本低廉、優質高效的創新體制，讓激勵創新、敢為人先的創新文化植入到每個人思想里，落實到工作中。創新不僅是一種理念，更是知識、能力和責任的體現，只有形成以創新求發展的價值取向，與時俱進的創新動力，才能推動檔案工作由傳統到信息化的轉變。實現基于信息系統的檔案工作體系模式，是一項以信息化為特征，以信息技術為核心的深刻變革，必然會對傳統的檔案工作理念和手段帶來巨大的沖擊和挑戰。同時，我們工作中的教條主義、經驗主義、自以為是的態度、守舊觀念和傳統習慣是檔案工作創新和轉變工作模式的最大障礙，創新文化建設是突破障礙實現檔案工作跨越式發展的根本動力。也是提升高校檔案工作創新能力的根本之策。因此，必須深入探索和掌握基于信息系統的檔案工作體系的科學規律，創新檔案管理工作理論和實踐，以創新驅動檔案工作信息化建設，真正推動一場基于信息系統的檔案工作體系革命，實現高校檔案工作信息化建設又好又快的發展。

5.觀念更新，觀念更新

是自我否定、自我變革和自我超越的過程是艱難、痛苦的強制性的轉變，如同破繭出蛾，需要沖破陳舊觀念的束縛，破除固有的思維方式，改變現行的工作方法和行為習慣。觀念不更新，眼光就短淺，思路就封閉，就設計不出具有創新性、突破性的高校檔案工作信息化建設方案，就建不成基于信息系統的檔案工作體系。高校檔案管理工作必須解放思想、更新觀念、創新變革、破除封閉僵化觀念、確立科學先進理念，開創檔案工作信息化建設的新局面。追趕上時代發展的步伐、

6.制度應當創新

創新的制度應當是保障和規范信息化建設和工作模式變革的制度，再造基于信息化環境下的新制度，廣泛包容高校建設和發展相關的全部要素，重新調整內部與外部的關系，上級與下級的關系，部門與部門的關系，崗位與崗位的關系。保證基于信息系統的檔案工作體系成為高校管理工作信息化體系中的有機組成部分，用制度去規范和約束高校各項工作的運行程序，使檔案工作程序成為高校各項工作運行程序中的必經之路。加強對執行制度的情況進行考核，通過考核有效規范教職工的活動和行為，持續提高教職工的檔案意識和培養保存憑證、留存檔案的自覺性，促進、保障和規范高校檔案信息化建設。

7.思路也要刷新，檔案工作者同樣是檔案工作信息化的建設者

必須通觀國內、國外信息化發展趨勢，厘清高校檔案工作信息化建設需求現狀，放小利識大局，拋棄拿來主義，買來主義，死搬硬套的現象，避免重復建設和建成過時的東西。不能只圍繞檔案管理系統軟件和服務器打轉轉，而要結合高校檔案工作實際，創新性的提出校園檔案云、信息校園、云校園等概念，在更高的起點上參與謀劃高校檔案工作信息化建設。強化全局統籌跨界管理，嚴格把跨職能、跨系統互通性作為衡量檔案工作信息化建設的標準，實現向系統融合、規則統一、操作一體、信息共享的基于信息系統的檔案工作體系轉型。

檔案工作信息化建設是一項復雜的系統工程，包括了基礎設施建設，內部與外部的組織機構建設，軟件系統及體系建設，系統技術支持、安全保障、災難備份與恢復體系建設，信息化技術與檔案業務及檔案管理意識培養機制的建設等，是一項綜合性、系統性、創新性工程。高校檔案工作信息化建設牽涉到高校工作的方方面面，是一個動態的、漸進的、長期的過程，它的整體性和協調性是非常重要的，沒有高校領導層的重視、參與、協調和督查就不可能無遺漏地布置和落實。因此，高校檔案工作信息化建設必須堅持統籌規劃，頂層設計，統一建設，破舊立新，系統集成，信息共享，形成基于信息系統的檔案工作體系，才能推進高校檔案工作信息化建設健康、穩步、快速發展。