淺談縣級醫院的檔案管理

【摘 要】醫院檔案，醫院建設和發展的真實寫照和原始記錄，是最具有權威性的憑證，一旦損毀，其損失無法估量。因此保護檔案資料，提高檔案服務質量，對于保證醫院工作的連續性和以后的開發利用有十分重要的作用。

【關鍵詞】醫院；檔案；管理；嚦好

1.縣級醫院檔案管理工作的現狀

縣級醫院由于檔案意識淡薄，一般管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規范。它們往往缺少專業的高素質檔案管理人員，對檔案缺少科學的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現象嚴重，應該形成的重要檔案沒有形成，為今后的提供利用留下缺憾。

2.如何做好縣級醫院的檔案管理工作

2.1培養高素質的檔案管理人員

醫院檔案人員素質參差不齊，要做好縣級醫院的檔案管理工作，提高檔案管理水平和檔案服務質量，以及今后逐步實現檔案工作專業化、規范化、統一標準化管理，都需要復合性的檔案管理人才，因此，縣級醫院的檔案管理人員必須慎重選擇、培養。一是要將既要懂檔案管理知識，又要會綜合利用，既要懂傳統紙質檔案的整理，又要懂現代化的信息技術專業技能較強的人員選任在檔案管理崗位上，并且要保持檔案管理人員的相對穩定[1]。二是對現有檔案管理人員，按其所具有的專業技能層次，參加各種檔案專業技能培訓，增強其專業技能。三是要選，搞好電子檔案（如衛生人事信息系統、電子病歷、網上無紙化辦公、信息化機讀檔案管理等）的保管使用。

2.2要對收集的檔案資料進行科學分類

縣級醫院檔案大體可分為六類：文書檔案、業務檔案、科技檔案、醫療法定文書檔案、聲像、電子、實物檔案、特殊檔案。

（1）文書檔案包括：文件檔案（可以按管理指導的級別分為國家級文件、省級文件、市級文件、縣級文件；衛生部文件、省衛生廳文件、市衛生局文件、縣衛生局文件、本醫院文件），通過這些檔案可以準確地了解國家、省地市各級的方針政策；人事檔案（是對醫院人員個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的依據），通過人事檔案可以明確地反映出縣級醫院技術人才的分布情況，最大限度地服務于臨床；合同、會議紀錄、信息檔案（包括縣級醫院與社會各界簽訂的各種合同，院委會、支部會、全院會等醫院重大會議的會議記錄、醫院發展的信息建設情況及新聞宣傳等）；大事記（重點記述本單位重要活動及主要成績，上級領導視察、機構更迭、重點項目建設、科技創新、重大案件、自然災害等）。

（2）業務檔案包括：縣級醫院的醫療教學檔案（引進上級醫療機構先進的技術、經驗，作為鄉鎮級醫院培訓基地培訓而制定的教學培訓計劃、實習、見習資料等）；業務學習檔案（本院為提高服務質量，增強競爭能力而開展的全員業務學習，培養人才梯隊等方面的檔案）；科研檔案（包括本院技術人才開展的各項科學研究成果檔案，在國家、省、地、市各級刊物上發表的科研論文檔案等）；醫療過程中形成的各種影像圖文檔案（如核磁共振、CT、CR、X線膠片、超聲聲影像、心電圖、病理切片等檔案）。

（3）科技檔案包括：縣級醫院財務檔案；基建檔案；醫療設備檔案；藥品目錄檔案。

（4）醫療法定文書檔案包括：縣級醫院所有病案檔案及所有醫療司法鑒定檔案，這兩類檔案都具有法律效力，專人、專室管理，依法使用。

（5）聲像、電子、實物檔案包括：縣級醫院重大事件、活動的聲像資料、醫療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發展而產生的各種電子檔案。

（6）特殊檔案包括：縣級醫院作為保障全縣人民群眾健康及生命安全的主戰場，在特殊時期將會產生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。其它還有計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫德醫風檔案、傳染病檔案、醫療行業商業賄賂專項治理檔案等。

2.3明確縣級醫院檔案的收集范圍和方式方法

2.3.1收集范圍

凡是反映縣級醫院發展的重大活動與事項，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片、電子文檔等資料均屬于歸檔范圍。凡歸檔的各種文字資料必須鋼筆書寫，字跡工整，所有打印文檔，一律用A4紙打印，傳真紙一律用A4紙復印后存檔，所有圖片、聲像制品要求清晰明了；凡歸檔電子文檔必須以年為單位，分門別類建立文件夾，便于整理檢索使用。

2.3.2方式方法

（1）平時收集。檔案管理人員應根據文件材料的承辦、形成運轉情況，在辦理完畢后及時收集、整理，如醫療文書檔案。

（2）定期收集。對平時收集有困難的文件材料，應根據其形的實際定期適時收集，以防散失。如工作周報、月報、總結計劃、大事記、業務學習、專題講座、職代會、全院職工大會等。

（3）年終總匯。每年年終時要將各科室、各領導手中當年的文件資料統一清查、收集、整理，以保證歸檔文件材料齊全、完整。

縣級醫院檔案收集要本著及時、齊全、完整的原則，做為檔案管理工作人員要確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏，要隨時關注醫院大事，及時歸檔，妥善保管，隨時為利用的人提供，做到“收得來，查得到”，“進得來，借得出”。發揮檔案的最大效用。

3.新形勢下做好縣級醫院檔案工作應注意的問題

（1）要增強服務意識，更新服務觀念，深化服務內容，優化服務方式，提高本醫院各種檔案的利用率。

（2）要依法管理，依法利用，縣級醫院檔案管理一定要遵守檔案法，醫院病歷書寫與病案管理應規范，使之正確發揮其法律效力。

（3）要與現代科學技術接軌，隨著辦公信息化的發展，縣級醫院檔案管理工作也要逐步走向電子化、信息化，檔案管理信息化，就是將信息技術運用用檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中[2]，這就要求醫院盡快建立檔案數據庫，充分利用現代信息，做好檔案電子文件的技術處理、保存、提取利用等工作，實現檔案管理系統網絡化。

總之，縣級醫院的檔案管理要適應信息技術和檔案工作發展的需要，使檔案信息順利地與最新技術接軌。

【參考文獻】

[1]王曉紅.淺談醫院檔案管理[J].當代醫學，2009，15（2）：12.

[2]周建芝.淺議企業檔案管理信息化[J].山西科技，2006（5）：56-57.