試論檔案管理在血站中的作用

摘要：血站檔案主要是記錄采供血民眾的基本信息或身體狀況等，也包括血站在教學、衛生、科研等眾多活動的記載，記錄了血站的發展歷程，對于血站而言是極為重要的一部分。它的存在不僅為醫療界的工作提供了方便，也是血站穩步向前發展的基石。但目前我國血站檔案管理工作尚存諸多問題，例如部分檔案管理人員身兼數職，專業知識匱乏，法律意識不強，以及血站未建立完善的檔案管理制度，這些漏洞使得檔案管理形同虛設。本文針對檔案管理中所存在的問題提供一系列的解決辦法，就檔案管理在血站工作中重要性展開綜述。

關鍵詞：電子檔案 血站 獻血事業 保管

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）05（a）-0000-00

由于全國各地采供血業務量的不斷增加，在血站工作中記錄的檔案也就愈來愈多。以往書面形式的檔案在保管以及查找方面都已是極為不便，因此標準的現代化血站管理電腦軟件已經被眾多血站所青睞。在日常采供血業務中所記錄的一系列的資料都是血液的質量保證以及質量控制的真實反應。隨著醫學的不斷推進，獻血和輸血已然成為醫學界一個不可分割的重要組成部分，因而對于血站電子檔案管理的規范化和合理化是不容小覷的。長久以來血站對于電子檔案的管理方面有失偏頗，重視力度不夠，導致一些管理方面的漏洞，經常有檔案漏填錯填使其完整性遭到破壞。本研究經過大量調閱，根據我國目前的血站檔案管理方面需要的注意事項進行匯總。

1血站檔案的重要性及存在問題

血站檔案應實時記錄采血及供血人員的基本信息，能夠做到準確無誤的記錄在案。對于獻血人員一定要記清楚其有無病史、體檢報告、各種檢測項目、血液初檢及復檢記錄、采血過程、血液保管等都需存入檔案。血液采取后的工作也要記錄詳盡。這包括血液的入庫、發放和保存記錄，采取血液樣品的工作環境是否消毒，采血設備的檢查， 采血器械的消毒，以及醫療廢棄物的后期處理等。這些信息的完整記錄能夠為日后的快速調閱提供基礎。

然而現今檔案管理仍舊存在諸多問題。

第一，法律意識淡薄，只在乎采血過程的專業操作而忽視了采血后的記錄工作。例如獻血者登記表中的基本信息不詳，身份證號碼等的漏填或者誤填，導致回訪或歸檔的難度加大。另外，獻血者登記表多處都需要獻血者的簽名，血站工作人員由于沒有敘述清楚或者未加指導而導致獻血者簽名錯誤或漏填簽名，造成記錄的不完整性和非真實性。其次部分工作人員沒有嚴格的時間觀念，經常提前或延遲記錄獻血者信息，埋下了醫療事故的隱患。

第二，全國各地大多血站對采血人員的管理較為松散，體系不嚴謹，出現了很多工作人員身兼數職的情況，崗位劃分不明確，缺乏系統的血站檔案管理體系。因此選用一種規范化的檔案管理模式對血站的發展是刻不容緩的。

第三，缺乏專業的血站歸檔審查人員。由于非血站檔案管理的專業人員缺少檔案管理的理論知識和實踐能力，導致歸檔時審查不全面。部分質量管理部門對歸檔的抽查范圍不夠廣泛，無法保證檔案質量。

2血站檔案規范化管理的措施

2.1加強領導重視

不論哪一部門，領導對于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對于血站來說也是這個道理。首先要加強血站領導對血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關法律規定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭取每年把檔案管理工作列入發展計劃范圍內。要嚴格把關檔案科室人員的選拔，必須要有相關專業的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認真負責。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業知識，還要有領導能力和協調下屬之間關系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責的做好自己份內的事。血站需要成立垂直式的管理網絡，建立分級式的管理政策，要完全落實管理責任制度，并且擬定相關的獎懲條例、年度考核，嚴格遵照管理規定實施。

2.2 加強人員教育培訓

在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對血站檔案價值的充分認識。因此，首當其沖的是要做好血站內部的宣傳教育工作。要領會貫通《檔案法》的各項條例，自己學習的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對血站檔案管理工作的基層人員應該開展必要的培訓班、研討會、專題講座等，大家在學習檔案法的同時能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補每一個檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓，不僅能夠加強檔案管理人員的檔案法律意識，而且促進了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協同合作奠定基礎。另外，要加大力度對維護、開發、使用電子簽名的檔案管理人員進行相關法律知識的培訓，讓其充分了解和意識到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔的責任。維護電子設備的人員專業知識要過硬，對于電子檔案的維護、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。

2.3 建立健全的檔案管理規定

檔案管理者需要認真落實檔案法的相關規定這是毋庸置疑的。但是針對每一個不同地域、不同團體組織、不同發展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內容，歸檔的具體流程，

根據血站人員數量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關訊息是否錯填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環環相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進一步實現規范化的血站管理制度。

2.4 實施兩套檔案方式管理

新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個管理部門所認可并且廣泛應用。而以往的紙質檔案，其占地空間較大，查找檔案費時費力，保存方法較為困難，保存環境較為苛刻等眾多弊病已經漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優點。網絡條件的不穩定性，網絡黑客的侵襲等都會造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質檔案與電子檔案并存，這樣既實現了查找檔案的快速、方便等優勢，又保留了檔案的原始真實性，雙管齊下，互補不足。

3結 語

無規矩不成方圓，檔案管理工作也是如此。優質的、現代化的檔案管理制度，它不單單提高了對血站信息量的處理能力，更是血站有序發展的前提。

參 考 文 獻

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