淺析開放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作

摘 要：學(xué)生檔案管理工作是院校的一項(xiàng)重要工作，關(guān)系到學(xué)生的學(xué)習(xí)和就業(yè)。該文首先從學(xué)生和學(xué)校的角度，簡(jiǎn)述了開放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作的重要性；其次，客觀描述了目前開放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作中普遍存在的若干問題，如：學(xué)生檔案管理混亂、檔案管理意識(shí)淡薄、檔案資料收集不及時(shí)等，并對(duì)這些問題的產(chǎn)生原因進(jìn)行了具體的的分析；最后，依據(jù)產(chǎn)生這些問題的原因，從建立健全規(guī)章制度、加強(qiáng)檔案填寫者的檔案意識(shí)、提高檔案管理人員的素質(zhì)以及增加檔案管理投入等方面提出解決的辦法。

關(guān)鍵詞：開放大學(xué) 學(xué)生檔案 管理工作 解決辦法

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）04（a）-0189-01

1 開放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作的重要性

開放大學(xué)教育對(duì)象廣泛，學(xué)生層次參差不齊，既有全日制高職學(xué)生，也有進(jìn)修的開放教育學(xué)生。設(shè)置的課程種類很多，涉及的內(nèi)容豐富。無(wú)論是從學(xué)生還是學(xué)校的角度看，加強(qiáng)學(xué)生的檔案管理工作都有很重要的作用。

（1）從學(xué)生的角度。學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要資源，也會(huì)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生管理的重要手段。學(xué)生在接受一定階段的教育以后，可以通過檔案對(duì)比，分析其能力提升和知識(shí)增加的重要依據(jù)，是評(píng)價(jià)學(xué)校教育質(zhì)量的重要方式。

（2）從學(xué)校的角度。加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理，是不斷提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。通過加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理，可以有效檢驗(yàn)出學(xué)校在教學(xué)管理中是否還有漏洞，對(duì)學(xué)校的后續(xù)發(fā)展具有重要作用。此外，還可以將整個(gè)學(xué)校各個(gè)專業(yè)的教學(xué)方法和教學(xué)水平放在一個(gè)更加全面的角度進(jìn)行比較，形成良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師在這種競(jìng)爭(zhēng)氛圍中，將會(huì)投入更多精力轉(zhuǎn)變教學(xué)理念、教學(xué)模式、教學(xué)方法，促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)水平和管理水平。

2 開放大學(xué)學(xué)生檔案工作中存在的問題

2.1 學(xué)生檔案管理混亂

當(dāng)前，開放大學(xué)對(duì)學(xué)生檔案管理存在重視程度不夠、認(rèn)識(shí)模糊等問題，在硬件檔案管理辦公條件和設(shè)施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問題。學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，在一些開放院校中，至今還在沿用傳統(tǒng)手工檔案管理方式，還沒有上升到信息化管理的高度。常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況，為學(xué)生將來就業(yè)、職稱晉升、考評(píng)等方面帶來一定影響。

2.2 學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄

學(xué)生檔案管理具有很強(qiáng)的原則性、準(zhǔn)確性和計(jì)劃性，但是許多開放大學(xué)院校領(lǐng)導(dǎo)卻忽視了對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，其學(xué)生檔案管理意識(shí)的淡薄，重視的不到位，重要性認(rèn)識(shí)的不足，很難將那些高效、先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理念引入到成人學(xué)生檔案管理領(lǐng)域，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)滯后，檔案管理人員素質(zhì)和能力參差不齊。此外，開放大學(xué)的很多學(xué)生對(duì)檔案沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限，沒有把檔案同個(gè)人未來的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

2.3 學(xué)生檔案資料收集不及時(shí)

在院校的學(xué)生檔案管理實(shí)踐中，由于沒有及時(shí)搜集整理相關(guān)資料，導(dǎo)致檔案資料不完整現(xiàn)象較為普遍。第一是招生資料搜集整理的不及時(shí)。伴隨開放大學(xué)院校辦學(xué)招生規(guī)模的擴(kuò)大，補(bǔ)錄周期的延長(zhǎng)，客觀上為學(xué)生檔案的搜集整理工作帶來較大難度。第二是學(xué)生成績(jī)資料搜集整理不及時(shí)。在學(xué)校學(xué)生人數(shù)不斷增加，再加上現(xiàn)階段學(xué)生考試形式更加多樣化，為學(xué)校教務(wù)管理帶來較大難度，難以對(duì)學(xué)生成績(jī)記錄冊(cè)進(jìn)行及時(shí)收集，甚至出現(xiàn)成績(jī)單和考試試卷丟失等。第三是學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況搜集整理不及時(shí)。如果對(duì)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況沒有及時(shí)搜集整理的話，將會(huì)導(dǎo)致學(xué)生管理部門、教學(xué)部門、教學(xué)院系在對(duì)學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)時(shí)候，數(shù)據(jù)不符等問題，直接影響學(xué)生檔案管理質(zhì)量。

3 開放大學(xué)學(xué)生檔案管理措施

3.1 建立科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度

當(dāng)前，高校的學(xué)生檔案管理都是由不同的部門分工協(xié)作所完成的。在檔案管理的過程中，檔案管理僅僅只能起協(xié)調(diào)的作用，對(duì)相關(guān)部門不能進(jìn)行制約。為了能夠使高校檔案管理的效率更高，也為了使檔案管理更加可靠，必須建立科學(xué)合理的學(xué)生檔案管理體制，明確工作人員在每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任。通過規(guī)范的檔案管理工作流程，使部門和部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)、配合，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、投遞工作，這樣才能使高校學(xué)生檔案管理工作更加的合理、準(zhǔn)確。

3.2 加強(qiáng)檔案填寫者的檔案意識(shí)

首先，學(xué)生檔案內(nèi)容多數(shù)是由學(xué)生本人填寫。因此，學(xué)生檔案的填寫者主要是學(xué)生本人。其次，學(xué)校各科室領(lǐng)導(dǎo)、具體任課老師、班主任、教務(wù)人員也會(huì)填寫學(xué)生檔案，他們也是學(xué)生檔案的填寫者。檔案填寫者檔案意識(shí)的深淺，決定檔案內(nèi)在及外在質(zhì)量。因此，對(duì)學(xué)生要加強(qiáng)檔案教育，對(duì)其他檔案填寫者要提請(qǐng)他們注意，使他們對(duì)學(xué)生檔案工作有較深的認(rèn)識(shí)和理解，提高他們的檔案意識(shí)。

3.3 提高檔案管理人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力

學(xué)生檔案雖不是永久或長(zhǎng)期保存的檔案，但它與學(xué)生的未來工作、生活息息相關(guān)。檔案管理人員應(yīng)有較高的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德和工作責(zé)任心，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度認(rèn)真做好學(xué)生檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理人員要鞏固專業(yè)知識(shí)，注重知識(shí)更新，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理理論水平，在理論學(xué)習(xí)和實(shí)際操作中，不斷發(fā)現(xiàn)新問題、探索新方法，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，擴(kuò)大學(xué)生檔案服務(wù)范圍，深化學(xué)生檔案服務(wù)內(nèi)容。

3.4 要強(qiáng)化學(xué)生檔案管理投入

第一，要強(qiáng)化對(duì)學(xué)生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設(shè)備配置上，給予更多資金投入。院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設(shè)備，增添路由器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、復(fù)印件、打印機(jī)、電腦等辦公設(shè)備，提高信息化管理水平。第二，要強(qiáng)化學(xué)生檔案管理的軟件資金投入。學(xué)生檔案管理信息化，不僅是要配置專業(yè)的辦公設(shè)備和儀器，同時(shí)還要有相應(yīng)配套的學(xué)籍檔案管理軟件，這也是提高學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵所在。院校必須要加大對(duì)學(xué)生檔案管理軟件的資金投入，強(qiáng)化軟件開發(fā)，提高檔案管理效率和信息化水平。

4 結(jié)論

學(xué)生檔案基本上囊括了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校期間的所有第一手資料，因此，科學(xué)、合理地利用和管理學(xué)生檔案，有利于學(xué)生的管理，有利于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。鑒于此，開放大學(xué)應(yīng)該從多方面大力提升學(xué)生的檔案管理工作力度，增強(qiáng)工作人員責(zé)任意識(shí)和崗位能力，增進(jìn)資金的投入，更好的開展學(xué)生檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]馮慧玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001：212.

[2]吳蘭嬌.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析[j].城建檔案，2014（8）：88-89.