國企合同管理問題探析

姚金征

（中國第一汽車集團進出口有限公司 ，長春 130011）

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引頒布后，大多數(shù)國企都制定了完善的合同管理制度，合同管理水平有了很大提升。但近幾年來，很多國企合同決策失誤、巨額損失時有發(fā)生，究其原因主要還是合同管理的薄弱，我們需要從更宏觀的角度探討合同管理出現(xiàn)問題的原因。本文針對國企合同管理存在的問題，從企業(yè)內(nèi)部控制五要素（內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督）視角展開分析，提出對策。

1 國企合同管理問題分析

1．1 內(nèi)部環(huán)境方面

內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實施有效合同管理的基礎，一般包括人力資源政策、企業(yè)文化等。國企的主要問題為決策人員專業(yè)勝任能力缺失，官本位思想嚴重，無法為合同管理確定良好的基調(diào)。

（1）人力資源缺陷造成合同決策人員專業(yè)勝任能力缺失。由于國企的特殊性，管理層人員無退出機制，勝任能力缺失人員占據(jù)要職，人才的培養(yǎng)和晉升不能體現(xiàn)客觀公正。績效考核制度難以有效實施。大多國企有完善的績效考核制度，當考核結(jié)果涉及到管理層人員切實利益時，又會被置之一邊，很少直接影響管理層個人的經(jīng)濟利益，給管理層人員的進取心和學習欲望帶來消極影響。

（2）官本位思想嚴重。由于無實際出資人，員工的考核、晉升由直接上級決定，主管領導的提議或決定一般無人敢提反對意見，難以形成重視誠信、職業(yè)道德的企業(yè)文化，“三重一大”流于形式，集體智慧遭到弱化，重大合同管理決策風險由此產(chǎn)生。

1．2 風險評估方面

企業(yè)開展合同風險評估，應當準確識別合同所面臨的內(nèi)部風險和外部風險，確定相應的風險承受度。國企通常缺乏合同風險類型全面了解、合同層面風險承受度清晰認定和合同風險的應對預案。

（1）合同風險多種多樣，包括外部風險如政治風險、法律法規(guī)風險、匯率風險、信用風險等；企業(yè)內(nèi)部風險，如操作風險、財務風險、運營風險等。國企大多由法務部門應對法律風險，財務部門應對財務風險、信用風險。這通常會忽視其他風險，單就法律風險和信用風險，僅這兩個部門也是難以有效應對的，大多數(shù)律師并不通曉稅法以及國外法律的特殊規(guī)定，財務部門的信息來源于會計系統(tǒng)，有一定的滯后性，客戶信用的惡化有時可從銷售人員處得到最新的信息。

（2）無合同層面風險承受度的量化。風險承受度是企業(yè)能夠承擔的風險限度，包括整體風險承受能力和業(yè)務層面的可接受風險水平。合同風險的有效應對基于風險承受度的量化和決策人員風險偏好的認識。大多數(shù)國企都有企業(yè)整體層面的風險承受度如利潤額、銷售利潤率、應收賬款周轉(zhuǎn)率、資金周轉(zhuǎn)率、存貨占銷售成本的比重、應付賬款占購貨額的比重等指標，但是并沒有針對合同層面風險承受度進行清晰量化，合同層面承受度與公司層面承受度脫節(jié)。企業(yè)合同審批權(quán)限的區(qū)分直接按合同金額而不是按風險大小，其他指標很少考慮，無論是聯(lián)簽還是集體決策因制度缺陷都無法有效應對合同風險。

（2）缺乏合同風險管理工具的預案。風險管理工具多種多樣。對于每一種工具的成本與收益，針對每種風險在什么情況下該采取何種管理工具大多數(shù)國企并無預案，通常是出現(xiàn)風險時再去匆忙調(diào)研，確立管理工具，就喪失了最佳應對時機。

1．3 控制活動方面

企業(yè)應當結(jié)合風險評估結(jié)果，運用相應的控制措施，將合同風險控制在可承受度之內(nèi)。國企控制活動常存在制度建設能力薄弱、控制系統(tǒng)不夠細化、忽視合同結(jié)束階段總結(jié)等問題。

（1）管理層制度建設能力薄弱。合同控制制度的完善基本上依靠財務部員工起草建立，所以大多從財務部視角出發(fā)，缺乏多部門多視角的考慮。管理層參與度過低，在合同管理制度的會簽中，很多管理層人員認為與己無關，部分管理層人員甚至根本不知制定文件的原因、目的、與其他文件的關系、在制度執(zhí)行中扮演的角色，就盲目簽發(fā)，合同管理的目的難以達到。

（2）控制系統(tǒng)不夠細化，未覆蓋到單個合同層面，合同跟蹤監(jiān)控體系失效。很多國企會計系統(tǒng)控制、預算控制、運營分析控制和績效考評控制措施僅覆蓋到部門層面、年度考核層面，未涉及到單個合同層面，無法準確提供合同全過程跟蹤管理。合同的利潤分析、資金流分析、應收賬款管理等有價值的財務信息與非財務信息無法及時提供給管理層決策使用，從而導致很難對合同風險進行事前、事中、事后全過程管理。

（3）合同結(jié)束階段缺乏有效控制。合同結(jié)束階段的控制具有重要意義，主要包括合同目的是否實現(xiàn)的評價、客戶信用重評價、成本費用信息的修正、員工績效評價、責任追究制度的執(zhí)行等內(nèi)容。很多國企忽視此階段的作用，合同執(zhí)行完畢未即進行總結(jié)，導致合同管理缺乏剛性、考核不嚴，同時也會掩蓋合同虧損問題、決策失誤問題，無法形成閉環(huán)管理。

1．4 信息溝通方面

信息溝通根據(jù)傳播的方向可分為下行溝通、上行溝通和橫向溝通。國企合同信息溝通中，普遍存在橫向溝通機制缺乏、管理層下行溝通意識淡薄的問題。

很多國企未建立橫向溝通制度和考核機制，橫向溝通工作未列入部門職責也未列入部門工作計劃，對被溝通部門沒有約束力，各部門完成橫向溝通工作的動力不足。上述原因?qū)е潞贤畔贤ㄖ苻D(zhuǎn)時間長、不夠靈活、缺乏工作效率，在失控問題出現(xiàn)后又會互相指責、推卸責任。管理層下行溝通意識淡薄，對于基層人員提交上級的合同風險信息，上級經(jīng)常未及時反饋處理或根本不去處理，下級人員對合同風險無所是從，合同風險的最佳應對時機就此溜走。

1．5 內(nèi)部監(jiān)督方面

國企普遍存在專業(yè)內(nèi)部監(jiān)督人才缺乏、內(nèi)部監(jiān)督缺乏獨立性的問題。

（1）專業(yè)內(nèi)部監(jiān)督人才缺乏。我國有20萬注冊會計師，其中一半在會計師事務所從業(yè)，內(nèi)部審計人員嚴重缺乏，人員大多由財務部臨時抽調(diào)或兼任，其專業(yè)勝任能力無法保證內(nèi)部監(jiān)督的質(zhì)量。

（2）缺乏對內(nèi)部監(jiān)督足夠的重視。在大多數(shù)國企中，內(nèi)部監(jiān)督部門處于較低的地位缺乏足夠的獨立性，一般由財務部主管經(jīng)理直接管理，很多國企并沒有專職內(nèi)部審計部門，一般由財務部履行內(nèi)審職能。兼職人員面對自己工作時喪失獨立性，較低的企業(yè)地位無法應對上級領導違規(guī)問題，在合同決策過程中難以發(fā)揮應有的監(jiān)督和評價作用。

2 完善合同管理的對策

合同管理是系統(tǒng)的、動態(tài)的全過程管理，受企業(yè)內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督的影響。國企提高合同管理水平需從更宏觀的角度考慮改進內(nèi)控五要素方面存在的問題。

2．1 內(nèi)部環(huán)境方面

（1）改善人力資源缺陷，提升管理層素質(zhì)，調(diào)動管理層積極性。對在崗管理層成員實行專家團測評，根據(jù)測評結(jié)果，提出針對性的個人素質(zhì)提升計劃，并將其列入績效考核中，對于不具有勝任能力的人員堅決執(zhí)行退出機制，采取末位淘汰制、引咎辭職制，形成動態(tài)的用人機制，以切實改善現(xiàn)行管理層專業(yè)能力低下的狀況。對管理層的晉升采用專家團測評機制、公示制、員工述職等相結(jié)合的競聘方法，引入優(yōu)質(zhì)人才。對于違反規(guī)定不按考核結(jié)果進行績效管理的管理層人員切實追責，退出管理層，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。

（2）完善績效考核辦法、建立道德行為規(guī)范、消除領導獨斷影響。堅持定量考核與定性評價相結(jié)合的業(yè)績考評辦法，細化管理層考核指標，對于可以量化的指標不得由主管領導直接評定，減少主管領導的個人主觀判斷對管理層人員業(yè)績的影響，為管理層創(chuàng)建公平、公正的考核系統(tǒng)。鼓勵管理層人員充分發(fā)揮自己的見解，積極處理不誠實、非法或不道德行為，發(fā)揮集體智慧的力量，切實消除官本位思想的影響，充分發(fā)揮“三重一大”的作用。

2．2 風險評估方面

（1）明確各類合同決策所面對的風險，提供各類風險應對指引，完善風險識別責任人和決策人的責任和義務，對于缺乏專業(yè)能力無法準確識別應對的風險進行外部咨詢，保證合同的重要風險得到有效應對。

（2）結(jié)合公司整體承受度采用定性或定量的方式明確合同層面的各類風險承受度標準。如針對銷售合同確定銷售凈利率、應收賬款周轉(zhuǎn)率、存貨周轉(zhuǎn)率等風險承受度指標，完善合同利潤預算機制和資金流預算機制，量化各風險因素對預算影響，對于出現(xiàn)可能超出承受度影響合同目的無法實現(xiàn)的風險因素，應及時上報管理層做出風險應對決策。按合同的風險大小確定合同審批權(quán)限，消除單一按合同金額確定審批權(quán)限的合同管理方法。

（3）做好各類合同風險應對預案機制，以保證實現(xiàn)合同目的。如在權(quán)衡應對工具的成本和收益后，針對政治風險可采用投保出口信用保險；針對法律風險時，可采用標準化合同或法務部及財務部聯(lián)合審查以及外部咨詢；針對匯率風險可采取福費廷、鎖定人民幣匯率、套期保值、用人民幣計價、匹配收入和支出等工具；針對信用風險時，可采取準客戶分類準入制度、信用跟蹤制度、保理業(yè)務、投保保險等工具；針對操作風險完善不兼容崗位相分離制度、授權(quán)審批制度等手段；針對財務風險，可采取合同利潤預算和資金流預算制度提前做好資金的籌集使用等。

2．3 控制活動方面

（1）提升管理層合同制度建設能力。加強管理層合同管理制度培訓，將制度完善列入管理層績效考核，切實調(diào)動管理層的制度建設積極性，以解決完善現(xiàn)行制度只依靠財務部門，管理層參與度不夠的問題。

（2）將控制系統(tǒng)覆蓋至單個合同層面。加快ERP系統(tǒng)的建設，將控制系統(tǒng)細化到單個合同層面，充分發(fā)揮會計系統(tǒng)控制、預算控制、運營分析控制和績效考評控制在合同管理中的作用，為決策層提供準確的財務信息和非財務信息，保證對合同風險進行事前、事中、事后的全過程管理。

（3）重視合同結(jié)束階段的管理。對合同目的是否實現(xiàn)的評價、客戶信用重評價、成本費用信息的修正、員工績效評價、責任追究制度的執(zhí)行等控制活動應及時進行，對合同執(zhí)行單位和個人進行考核，落實考核結(jié)果，切實做到有獎有懲、獎懲分明，確保合同管理的剛性。

2．4 信息溝通方面

加強信息溝通與信息化建設，保證企業(yè)各部門及相關人員上行、下行和橫向信息溝通渠道暢通無阻。建立橫向信息溝通責任共擔機制和績效共享機制。將橫向溝通工作納入各部門的年度工作計劃中，各部門有責任催促和協(xié)助其他部門共同完成合同的風險識別應對；跨部門合作業(yè)務未達成預期指標的，相關責任應由所涉部門共同擔負，針對溝通不及時，導致合同重大失誤的，要追究相關人員的責任。對橫向溝通工作的績效考評，必須重視績效分享問題，而不能單純歸于某一部門。建立信息化平臺，將信息處理及時性列入管理層績效考核，以切實提高上級的責任心和對合同風險信息處理的及時性。

2．5 內(nèi)部監(jiān)督方面

（1）積極培養(yǎng)內(nèi)部監(jiān)督人才，運用科學的手段對內(nèi)部監(jiān)督人員的學習、知識掌握情況進行考核分析，既看學習態(tài)度，又看實際運用情況；既看知識面，又看其分析、解決問題的綜合能力，充分調(diào)動和激發(fā)每個人的學習積極性和熱情，全面提升內(nèi)部監(jiān)督人員的素質(zhì)和能力。

（2）提升內(nèi)部監(jiān)督人員的獨立性，將內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)隸屬于董事會或總經(jīng)理直接管理，以確定其較高的企業(yè)地位。配置專職的內(nèi)部監(jiān)督人員，不參與合同的訂立、執(zhí)行，以保證其充分的獨立性。

［1］中國注冊會計師協(xié)會.公司戰(zhàn)略與風險管理［M］．北京：經(jīng)濟科學出版社，2014．

［2］中國注冊會計師協(xié)會．審計［M］．北京：經(jīng)濟科學出版社，2014．