淺談?dòng)推蜂N售企業(yè)如何加強(qiáng)非油品采購(gòu)的財(cái)務(wù)監(jiān)管工作

王晶晶

（中國(guó)石化銷售有限公司 財(cái)務(wù)處，北京 100728）

0前 言

油品銷售企業(yè)近年來(lái)憑借其自身的網(wǎng)點(diǎn)優(yōu)勢(shì)，利用加油站的場(chǎng)地，針對(duì)加油的目標(biāo)客戶群體，不斷拓展非油品業(yè)務(wù)。陸續(xù)開(kāi)展了便利店、快餐、汽服、保險(xiǎn)、廣告等非油品業(yè)務(wù)。經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大、經(jīng)營(yíng)范圍不斷增加、經(jīng)營(yíng)觸角不斷延伸，但由于油品銷售企業(yè)多年來(lái)以油品經(jīng)營(yíng)為主，從事非油品經(jīng)營(yíng)的時(shí)間不長(zhǎng)，加之非油品品類眾多、經(jīng)營(yíng)管理流程復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，經(jīng)營(yíng)理念、方法思路、控制手段都與傳統(tǒng)的油品經(jīng)營(yíng)有較大的區(qū)別，導(dǎo)致在實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理中不可避免地出現(xiàn)一些需要加強(qiáng)監(jiān)管的問(wèn)題，特別是其中的非油品采購(gòu)環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)漏洞，滋生腐敗現(xiàn)象，極易導(dǎo)致采購(gòu)的商品價(jià)高質(zhì)次、不具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、積壓滯銷長(zhǎng)期占用資金，損害企業(yè)利益，不利于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展。因此迫切需要加強(qiáng)對(duì)非油品采購(gòu)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)監(jiān)管，做好財(cái)務(wù)監(jiān)管有利于促進(jìn)油品銷售企業(yè)降低采購(gòu)成本、規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)、防范風(fēng)險(xiǎn)漏洞、提升經(jīng)營(yíng)管理水平、提高油品銷售企業(yè)的盈利能力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

針對(duì)非油品的采購(gòu)流程，需要加強(qiáng)供應(yīng)商引進(jìn)、合同簽訂及履行、采購(gòu)資金支付等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)監(jiān)管。

1 供應(yīng)商引進(jìn)監(jiān)管

在供應(yīng)商引進(jìn)環(huán)節(jié)中，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)參與其中，強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)管。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同業(yè)務(wù)、法律等部門(mén)，對(duì)于待選供應(yīng)商的相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、經(jīng)銷等級(jí)、貨品價(jià)格、配送方式、營(yíng)銷支持、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、結(jié)算方式等多個(gè)方面進(jìn)行聯(lián)合會(huì)審和盡職調(diào)查。

財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)充分運(yùn)用自己的職業(yè)敏感度，對(duì)相關(guān)政策和供應(yīng)商的優(yōu)良情況進(jìn)行仔細(xì)鑒別，要始終堅(jiān)持公開(kāi)、公正、公平以及科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t進(jìn)行審核，協(xié)助優(yōu)選最佳人選入圍供應(yīng)商。在進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)管的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)將重點(diǎn)放在供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)證明、引進(jìn)商品的未來(lái)盈利情況和發(fā)票及結(jié)算條款上。

（1）需要檢查供應(yīng)商的稅務(wù)登記證、一般納稅人資格證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)戶許可證等相關(guān)證件，必要時(shí)可到相關(guān)部門(mén)或網(wǎng)站進(jìn)行查證核實(shí)。

（2）要關(guān)注引進(jìn)商品的未來(lái)盈利情況，認(rèn)真分析進(jìn)貨價(jià)格、毛利率、進(jìn)貨損耗、退換貨政策和供應(yīng)商給付的各項(xiàng)費(fèi)用及營(yíng)銷支持等內(nèi)容。并要求供應(yīng)商留存加蓋公章的商品報(bào)價(jià)單、營(yíng)銷支持承諾等資料備查。

（3）重點(diǎn)監(jiān)督結(jié)算條款，必須對(duì)結(jié)算期、對(duì)賬結(jié)算方式、付款時(shí)間、違約責(zé)任等項(xiàng)目作出明確約定。供應(yīng)商提供營(yíng)銷支持或支付相關(guān)費(fèi)用的，要關(guān)注費(fèi)用收取的方式流程以及開(kāi)具發(fā)票項(xiàng)目是否符合財(cái)務(wù)、稅法的相關(guān)要求。

2 合同簽訂及履行監(jiān)管

在合同簽訂環(huán)節(jié)，應(yīng)建立授權(quán)與審批制度。非油品部門(mén)與供應(yīng)商簽定各項(xiàng)合同必須經(jīng)公司授權(quán)，并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)層級(jí)審批。未經(jīng)授權(quán)及未經(jīng)審批，無(wú)權(quán)簽定合同。一般應(yīng)按照本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本與供應(yīng)商商談合同具體條款。財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同法律等部門(mén)共同對(duì)合同進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)當(dāng)關(guān)注合同是否使用本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，是否履行必要的合同審批手續(xù)，重點(diǎn)監(jiān)管談判所達(dá)成的共識(shí)是否落實(shí)到合同的具體條款中，特別是結(jié)算時(shí)間、結(jié)算方式、違約責(zé)任、供應(yīng)商提供的營(yíng)銷支持、相關(guān)費(fèi)用等條款是否與引進(jìn)階段商談結(jié)果一致，是否符合財(cái)務(wù)、稅法相關(guān)的規(guī)定等。

合同簽署后，非油品部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)備案。發(fā)生變更或解除合同的，應(yīng)重新審批并及時(shí)報(bào)合同管理部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)備案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)監(jiān)督非油品部門(mén)及時(shí)按照合同相關(guān)條款，在便利店系統(tǒng)中進(jìn)行正確維護(hù)，確保進(jìn)貨和銷售業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。

在合同履行環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)對(duì)送存?zhèn)浒傅暮贤瑧?yīng)嚴(yán)密關(guān)注其實(shí)際履行情況，針對(duì)不同合同建立不同的收入成本核算體系，制定有效的費(fèi)用管理控制辦法。按不同項(xiàng)目建立明細(xì)分類賬，做到核算清晰、準(zhǔn)確。

3 采購(gòu)資金支付監(jiān)管

實(shí)際業(yè)務(wù)中除煙草類、緊俏商品及特殊類商品外，非油商品一般采用貨到付款的方式結(jié)算，并于商品驗(yàn)收并滿足合同約定的結(jié)算期條件后方可辦理對(duì)賬和結(jié)算付款手續(xù)。由非油品部門(mén)對(duì)采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單及采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行核對(duì)，依據(jù)合同約定確認(rèn)無(wú)誤后，按照相關(guān)流程辦理采購(gòu)資金結(jié)算手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后進(jìn)行資金支付、發(fā)票開(kāi)具及賬務(wù)處理工作。

（1）財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。每次付款前對(duì)照合同監(jiān)督檢查應(yīng)收供應(yīng)商的各項(xiàng)費(fèi)用或?qū)嵨锸欠褚鸭皶r(shí)收取，確保租賃費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)、營(yíng)銷費(fèi)等資金及時(shí)到位，凡未按合同條款履約的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕付款，避免經(jīng)濟(jì)收入流失。

（2）應(yīng)監(jiān)督檢查采購(gòu)付款單據(jù)是否合法、合規(guī)、正確、無(wú)誤、手續(xù)齊全。重點(diǎn)監(jiān)管以下內(nèi)容：是否已簽署合同；對(duì)照合同檢查是否已到結(jié)算期；是否已在系統(tǒng)中完成與供應(yīng)商對(duì)賬；供應(yīng)商發(fā)票是否與結(jié)算單一致；是否按照內(nèi)控審批權(quán)限履行全部必要的審批手續(xù)等。

（3）對(duì)于確需采用預(yù)付款方式采購(gòu)的商品，必須嚴(yán)格執(zhí)行信用管理審批流程，經(jīng)企業(yè)信用審批領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可允許采用預(yù)付款方式進(jìn)行結(jié)算。財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)需要嚴(yán)格監(jiān)控預(yù)付款資金是否在信用審批期限和額度內(nèi)執(zhí)行。需要定期提供往來(lái)單位金額明細(xì)，組織業(yè)務(wù)部門(mén)與供應(yīng)商進(jìn)行函證對(duì)賬，督促供應(yīng)商及時(shí)發(fā)貨，確保預(yù)付資金安全。

（4）財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)煙草賬戶的監(jiān)管。當(dāng)?shù)責(zé)煵莶块T(mén)規(guī)定必須單獨(dú)開(kāi)立專用銀行賬戶的，應(yīng)按照規(guī)定的流程報(bào)上級(jí)公司審批后方可開(kāi)戶，并及時(shí)在資金管理系統(tǒng)中更新賬戶信息。煙草專用賬戶按照支出戶進(jìn)行管理，除收取上級(jí)公司劃撥的結(jié)算款項(xiàng)、煙草公司退款及利息收入以外，實(shí)行資金專款專用，只付不收管理。

綜上，加強(qiáng)非油品采購(gòu)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)監(jiān)管對(duì)于油品銷售企業(yè)來(lái)說(shuō)十分重要，做好供應(yīng)商引進(jìn)、合同簽訂及履行、采購(gòu)資金支付等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)監(jiān)管工作，能夠?yàn)橛推蜂N售企業(yè)不斷拓展非油品業(yè)務(wù)提供支撐和保障，為企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。