基于虛擬現實的高職院校國際貨運代理實訓課程設計—以寧波某國際貨運代理公司為例

（寧波職業技術學院，浙江 寧波 315800）

1 課程性質

國際貨運代理實訓課程是高職院校物流管理專業學生在完成基礎課程學習及專業相關課程學習的基礎上，為了對前期課程學習能有一個綜合性的應用實踐，而獨立開設的一門模擬實訓操作課程，是學生畢業前的綜合訓練。

2 課程目的

國際貨運代理實訓課程為操作實踐性教學環節，通過該課程的學習，學生更加了解真實環境下國際貨運代理公司的貨運業務及實際運作流程，綜合操作技能得到鍛煉。同時借助貨運代理業務模擬演練，能預見國際貨運代理公司在運作過程中出現的各種問題，能穩妥解決這些問題，也可以為國際貨運代理公司運作的規范性提出自己的見解，最重要的是為今后的工作實踐奠定基礎。

3 課程思路

本課程的設計思路是以寧波某國際貨運代理公司為出發點，以真實數據為腳本，模擬一票貨代出口業務，在這票業務中，以單據的審核、填寫、流轉為線索，盡可能預計在每個環節發生的實際問題。

本課程的內容是從貨代公司的接單開始，包括：接單、審單、制單、訂艙、裝箱、預配、報關、提單確認、簽單、費用結算等環節，涉及的單證有托書、設備交接單、集裝箱裝箱單、艙單、三聯單、報關資料、通關單、提單OK件、主提單和分提單。

4 課程內容設計

4.1 實訓的背景材料

經過多次磋商，寧波某國際貿易公司（簡稱甲公司）和加拿大TINA公司（簡稱乙公司）就陶瓷餐茶具的各項交易條件達成共識，于2013年12月16日在寧波簽訂出口商品合同。出口總價為46.518美元CIF多倫多，合同擬定最遲裝運時間為2014年1月30日。

合同簽訂完，甲公司一方面按照國外進口商的合同要求，積極備貨，另一方面，于次年1月20日委托寧波某國際貨運代理公司（簡稱貨代A公司，由于該公司是二代，不具有訂艙權，但具有NVOCC資格）代理相關貨運事宜。

4.2 實訓內容

（1）實訓一：接單、審單

所需課時：4；

所需材料：甲公司的托書；

具體內容：

步驟一：接單。接單操作環節為貨代業務人員接受客戶提供的出口貨運委托書。一般情況下業務有以下幾個來源：代理的指令；代理的SALES LEAD（要跟蹤并反饋真實情況，如備貨等）；工廠按習慣性做法傳來托運單；指定貨中開發出來的業務；自攬貨（銷售的業務）等。這些來源的聯絡渠道通常有：E-MAIL、電話、傳真、面對面溝通。

正常情況下要求回復客戶的查詢不超過1h，報價回復時間不超過1h。

步驟二：托單的審核。接到甲公司的托書后，第一時間應該審核托單里的信息是否詳細，以及是否能夠滿足。

這里分為自攬貨和指定貨兩種情況：就自攬貨而言，首先是對托運單內容的完整性進行審核，包括：發貨人、收貨人、通知人、起運港、目的港、開航日、柜型（尤其注意特種箱和危險品的各項單據是否齊備）、柜量、品名、件數、重量、體積、付款方式、出單方式、運價、船東、特殊條款等。如果不完整，則應在第一時間與客戶聯系（一般不能超過2h），要求客戶補齊資料并以書面確認。客戶的柜型經常會出現問題，在審單時一定要將體積和柜型比較一下，若是有疑問則應與客戶事先確認。其次是要進行價格的確認，運費、拖柜、場裝、報關費、定艙費等價格事先要與客戶確認。再次是要確認是否出船東單還是套約海單還是HBL，若是出HBL，向代理部索取海外代理資料。最后要求托運單盡量按我司要求格式填寫，托運單要求蓋有SHPR公司的訂艙章或代表簽名。

就指定貨而言。首先將托單上內容（SHPR、CNEE、NOTIFY PARTY、LOADING、DEST、CTNR、CARGO READY DAY ETC）發給國外的代理。若是MBL做PP，連同OCEAN FREIGHT、CARRIER、ETD、ETA、TRANSIT TIME 報給代理。要求代理在24h內回復安排哪家船公司。若是MBL做CC，要求代理提供船東約號以便訂艙。其次根據客戶或代理選擇的船東，向其確認好艙位并選定訂艙單位、同行。

步驟三：船公司的確認。審核客人的單子以后，要根據客戶選擇的船東，向其確認好艙位并選定訂艙單位、同行。假設訂艙單位、同行是寧波某國際貨運代理公司（簡稱貨代B公司，是一代，具有訂艙權），此時就必須聯系好貨代B公司，向其確認好艙位。

步驟四：業務交接單的填寫。船公司等相應信息確認后，填好業務交接單，要求資料填寫清晰完整，成本和賣價必須寫清楚（若是運費在申請中，而由于艙位問題急著先定艙則須做備注）。若是放艙后運費有所更改，必須由更改人簽名，USD運費必須由商務部再審核，RMB費用由操作部主管審核簽字。交接前和客戶事先確認是自拖自報還是代拖代報，以及提單的寄送方式等信息。

（2）實訓二：制單、訂艙

所需課時：4；

所需材料：貨代A公司的空白托書；

具體內容：

步驟一：錄入托單。根據客人托單和業務交接單，錄入系統，要求錄入完整，包括：委托人、船代、船公司、目的港、運費條款、箱型、箱量、發貨人、收貨人、通知人、嘜頭、品名、件數毛重體積、拖柜地址等。

步驟二：打印托單。由系統打印出托單，仔細核對后加蓋貨代A公司訂艙專用章。對于非貨代A公司代理船公司的預付貨，要求托運單上注明運費是ALL IN還是其他，有否退船東傭金（對于美國和加拿大，還須注明是否含AMS和目的港換單費）。托單上必須注明排幾截幾開的XX船公司。

步驟三：訂艙。將托單傳至一代或二代那里（一代或二代會幫忙訂艙），并電話確認是否收到托單。等艙位放了，一代或二代會在郵件或QQ上告知艙位已放。對于指定貨，將提單號、船名航次報給海外代理，要求代理提供提單的繕制內容。

（3）實訓三：裝箱

所需課時：6；

所需材料：船公司的設備交接單樣本和貨代B公司的裝箱單樣本；

具體內容：

步驟一：提箱。①艙位確認箱單開出后，貨代A公司派跑單去貨代B公司處拿裝箱單、設備交接單，檢查目的港和柜型柜量是否正確，章印是否完整清晰；②在箱單上貼上從四方平臺上購買的條形碼；③貨代A公司操作員在裝箱單上填寫做柜信息；④車隊跑單到貨代A公司處拿裝箱單、設備交接單（設備交接單用來提空箱和進重箱，裝箱單用來裝箱，有時候司機提箱時直接去船公司或堆場處拿集裝箱設備交接單）；⑤貨代A公司將鉛封交給司機，以便貨物裝箱后司機將集裝箱封住，如果是堆場提箱，鉛封一般由堆場提供；⑥司機去船公司指定的堆場提取空箱。

這里應特別注意，很多船公司提箱是有一定期限的，且必須要提供船公司條碼才能提箱。不同船公司有不同的提箱期限，超過規定的提箱日期必須重新申請條碼。

步驟二：裝箱。司機將空箱提出后，到指定的裝箱點去裝箱。

對于步驟一和步驟二，要區分拖車和場裝兩種不同的情況。

拖車：①在安排代拖柜之前，先與客戶再次確認做箱時間、地點和聯系人，確認之后錄入系統并記錄于箱單上，提前一天通知車隊安排車子并前來領取箱單，拖車安排最晚必須在截關前一天完成。②每天9點半之前跟蹤當天的拖車情況并提供司機號碼、箱封號給客戶，車隊未按正常要求發車的必須及時通知訂艙人、外貿公司、裝貨工廠；下午或晚上裝箱的，根據實際情況再次跟蹤車隊并反饋給客戶。

場裝：①對于客戶要將貨物送到貨代倉庫裝箱或散貨進倉，在艙位確認之后就將進倉圖傳真給客戶，進倉圖上應編上進倉編號、目的港、柜型柜量、截關日、開航日，尤其應注明最晚進倉時間。②將箱單帶給倉庫，箱單上應注明進倉編號和操作的聯系電話和截關時間。在截關前兩天務必要跟蹤貨物進倉情況，截關前一天要求倉庫裝箱進港，如果客人有特殊的裝箱要求，務必跟倉庫確認，必要時安排人員做監裝。③實際到貨數與進倉單上的數據、報關資料上的數據有出入時，必須及時和客戶溝通，要求客戶傳真確認真實數據。④若是貨物裝不下，要及時通知客戶采取措施，不允許在沒經過客戶同意的情況下擅自讓倉庫硬塞或直接上鉛封進港。

假設此票業務是代拖代報。

步驟三：重箱進港。裝箱結束后，司機將裝滿貨物的集裝箱運到指定的碼頭，碼頭把箱子信息錄入到EDI系統。這里要注意箱子的免箱期，不同船公司有不同免箱期，滯期費也是不一樣的。如果箱子從堆場提出開始到重箱進入碼頭為止，超過了船公司規定的用箱期，船公司將按照滯期的天數以及對應的箱型收取一定的滯箱費。

（4）實訓四：預配

所需課時：4；

所需材料：貨代A公司的預配艙單數據和貨代B公司的三聯單樣本；

具體內容：

步驟一：發預配數據。當裝箱結束后，貨代A公司根據裝箱的實際情況發三聯單預配艙單數據給貨代B公司；貨代B公司發預配艙單數據給船代，船代發預配艙單數據給海關，同時發艙單給碼頭辦，碼頭辦制作配載清單。

步驟二：繕制三聯單。根據裝箱的貨物情況，貨代B公司將三聯單繕制完整。

步驟三：拿三聯單。截關前一天貨代A公司要從貨代B公司處取來三聯單，仔細核對三聯單的章是否齊全（一個是船務代理簽單章、一個是一代的費用結算章）。

三聯單是用來報關用的，就是十聯單中的第五、六、七聯（第五聯為白聯，報關結束后，海關蓋放行章，報關行去碼頭放行用；第六聯為紅聯，港口外輪理貨用；第七聯為黃聯，簽提單時用）。

對于客戶自報的單子，截關前要求客戶來領取三聯單；由我司報關的單子，截關前要求拿到客戶的報關資料。檢查報關資料是否齊全（報關單、清單發票合同等），章是否齊全。

（5）實訓五：報關

所需課時：6；

所需材料：甲公司的報關委托書、合同、發票、裝箱單、許可證、通關單和空白報關單；

具體內容：

步驟一：準備報關資料。當預配艙單數據發送到海關后（貨代A公司發送預配艙單數據給貨代B公司，貨代B公司發預配艙單數據給船代，船代發預配艙單數據給海關），貨代A公司就可以準備好報關資料給報關行進行報關了，最晚報關日是截關當天也就是1月28日，為規范操作，建議做好報關資料明細表，包括以下內容：①確定貿易方式；②報關委托書1份；③三聯單1份；④發票、合同、裝箱單各1份，以及相應的提供時間；⑤是否需許可證；⑥是否需通關單或換證憑條。對于需要商檢的產品需讓客戶在截關前兩天提供換證憑條或通關單，其他特殊貨物需提供預核簽章、配額、產地證，機電證書等也須提早提供。

以下幾條務必注意：①如數據不能確認的，不得提供給報關行。給報關行傳真數據后必須電話確認是否收到。②此報關明細須與報關資料、三聯單裝訂在一起提供給報關行。③報關資料（清單發票）必須復印留底。

步驟二：報關。將整理好的報關資料和三聯單于報關前一天交給報關行，要求報關行簽收。由報關行進行相應的電子申報。要跟蹤報關情況，如遇查驗請及時通知貨主。報關放行后要求報關行及時送回黃聯。

（6）實訓六：簽單

所需課時：6；

所需材料：提單OK件樣本、提單格式單樣本、MBL樣本、HBL樣本、電放樣本、電放保函樣本、海運單樣本、海運單保函樣本；

具體內容：

步驟一：制作提單OK件，并核對格式件。貨代A公司根據客人托書或者提單確認件（補料）制作提單OK件，船公司根據提單OK件制作一份格式件，貨代A公司再核對格式件的內容。對于USA的貨物，在船公司要求截單之前發送AMS數據。AMS要求真實的SHPR、CNEE，件數、毛重、體積必須和提單數據一致。

步驟二：制作提單。報關結束，海關放行，貨物裝上船、起航，船公司簽單。

假設1：制作B/L。船公司直接簽發B/L給甲公司。

假設2：制作MBL和HBL。船公司簽發MBL給貨代A公司的，貨代A公司簽發HBL給甲公司。對于簽發HBL給客戶的，需嚴格按照貨代提單管理規定執行。和客戶確認好HBL單后，根據HBL上的內容核對MBL。MBL上的件數、毛重、體積、品名描述、鉛封號、簽單日期等必須和HBL完全一致。

假設3：制作電放提單。貨代A公司根據甲公司要求，向船公司提出申請，告訴提單需要電放，這樣船公司就可以通過EMAIL、電傳、電報等電放方式通知其在目的港的代理，允許收貨人憑蓋有收貨人公司章的“電放提單”換取提貨單以提貨。最好在未出提單前辦理，如果已經出具正本提單，要將正本提單交回船公司，讓船公司電放提單。另外，船公司會要求發貨人出具一份保函（船公司和貨代有現存的格式），保證電放造成的一切后果與其無關。使用電放，通常需向客戶收取電放費。

假設4：制作無單放貨單SEA WAYBILL。SEA WAYBILL的正面內容與提單基本一致，但是印有“不可轉讓”的字樣。海運單不能背書轉讓，收貨人無需憑海運單，任何人都可以提貨，只需提供適當的身份證明即可，有時叫做無單放貨提單。

如果沒有簽發過正本提單，簽發SEA WAYBILL的流程跟正本提單的一樣。簽發SEA WAYBILL需要提供一份出SEA WAYBILL保函。如果已經簽發正本提單，改簽SEA WAYBILL的話，只需要交還正本提單，再提供一份出SEA WAYBILL保函。

不是所有的船公司都能開此提單。海運單風險大，所以海運出口美線出SEA WAYBILL比較多。此外海運單和電放提單的區別是后者需要電放費用。

步驟三：取提單。貨代A公司安排跑單員拿著取提單保函去指定地點拿提單。

（7）實訓七：費用結算

所需課時：2；

所需材料：無；

具體內容：

步驟一：制作費用結算表。當一票單子走完后，操作開始制作費用結算表，見表1。

表1 費用結算表

步驟二：核算費用。明確每一塊費用的大致金額。不同船公司、不同航線、不同箱型和箱量、不同碼頭、不同的操作方式、不同時期等所收取的費用是不一樣的。

（8）實訓八：歸檔

所需課時：0；

所需材料：訂書機；

具體內容：一票業務歸檔。貨代A公司將客人費用單、業務交接單、客人托書、貨代托書、箱單復印件、三聯單復印件、報關資料、艙單、提單確認件、提單格式件、正本提單復印件、一代的費用單進行裝訂。