淺談檔案信息化建設的現狀與方法

季蓓蓓

摘 要：檔案信息化建設是以計算機、網絡、信息技術的手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理最新理論為指導，按照信息社會和檔案行政部門的要求，開發檔案價值信息的過程。

關鍵詞：信息；建設；檔案信息化

檔案工作主要任務之一是管理檔案和提供檔案信息為國家、社會、民生服務。它深深根植于人類社會的生產、生活之中，與國家經濟、社會發展、民生需求發展同步，并隨著政治文明和社會文明程度的提高越來深入到社會生產、生活的各個領域，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著重要的作用。在當今網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的情景下，我國已步入信息化穩定發展期，隨著信息社會和檔案事業的發展，檔案管理和利用工作也進入了信息化建設的快車道。檔案信息化就是以計算機、網絡、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案學最新理論為指導，按照信息社會和檔案行政部門的要求，開展檔案整理，保管開發和利用的現代化管理過程。

1 檔案信息化建設的現狀

20世紀80年代，我國實行了檔案標準化，在國家標準計量局的推動下，制定出一系列標準化管理辦法，并加以發展完善。但我國社會經濟為多元結構，增加了檔案自身的復雜性和多樣性。此外，檔案存在較為明顯的地區差異和行業差別，分散管理特點突出。在檔案管理系統中，過分強調本單位特殊，管理方式不可更改的情況時有發生。在現階段，雖然各行業、各單位都把檔案信息化管理作為檔案建設的重要環節，但受到經濟、硬件設備、軟件技術等因素的影響，檔案信息化管理水平較低，數據不完整現象仍然明顯。這些都使檔案信息化發展存在著很大的盲目性。檔案信息化化發展進程受到標準化程度較低的影響，出現了大量低水平的重復建設，漏洞倍出，計算機系統也只能發揮輔助管理職能。

很多檔案員傳統管理模式比較嚴重，存在為保管而保管，重保管輕利用和等、要、靠的思想，以及閉架借閱，你查我調等傳統做法；另外，有部門人員長期從事手工管理，比較習慣，對手工管理模式很熟練，很滿意，認為自己干了十幾年、二十幾年的檔案工作了，業務“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進取，抱有混日子的思想。雖然這部分人員是憑借長期從事檔案工作和老資格獲得了高級職稱，可謂多年的媳婦熬成了婆，其實這些人第一學歷比較低，文化素質不高，開展有深度或技術含量高的工作就不行了，就更談不上懂計算機網絡技術、現代管理和信息化應用知識了。不想了解，也不想接觸，更沒能力掌握，得過且過，安于現狀，不講求社會效益和經濟效益等舊思想舊觀念，這些都成為制約檔案信息化建設的內在因素。缺少檔案信息化軟件，滿足不了檔案管理的需要；購置了檔案信息管理軟件，在將檔案目錄錄入到計算機中，能夠實現簡單的目錄查詢，統計等功能，但由于專業技術跟不上，不能運用自如。在平時商家售后培訓，技術服務等一系列工作都不能及時到位，致使檔案信息化建設和發展受到制約。一些有手工管理經驗的人員在檔案理論，管理方法和運用已熟門熟路了，但對以電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索等技術的運用十分吃力；而年輕工作人員對計算機較熟，只會用來打字，傳輸文件等業務，但對檔案管理的基本原則和管理流程卻知甚少。

2 開拓檔案信息化建設的新常態

在檔案信息化建設過程中，基礎設施是條件，標準系統是手段，信息資源是核心，信息利用是目的；安全管理是保障，人才是關鍵。人才是檔案信息化的建設者，更是檔案信息化建設的關鍵；當前，檔案隊伍中大多數專業人員，還不能輕駕檔案信息化系統。因此，各級檔案部門的領導應重視檔案信息化人才隊伍建設，優化組合檔案工作者隊伍，應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才，負責檔案信息化管理系統的研發、設計和使用，對檔案信息化建設提供強有力的智力支持；其次，應立足現有人員的培養提高，為其輸送新鮮血液和充電，去除檔案工作很簡單，只是保管檔案，負責和利用檔案者提供查閱即可的思想，使其檔案人員逐步掌握檔案現代信息化建設的要求；檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需求設計內容，確保培訓課程內容與工作相結合，并制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和時間的有機結合，要增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備，以適應檔案信息化建設的要求和發展的新常態。

加大投入，為檔案信息化建設夯實物質基礎。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務，這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統，小型檔案安全管理系統等都已應用和推廣。二是縮微技術服務，目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案進行縮微復制，取得了一定的成效。三是光盤存儲服務，由于光盤具有存儲容量大，處理速度寬的特點，可廣泛用于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務。四是現代通訊網絡服務，充分利用現代通訊技術，將檔案信息發布出去，使利用者在不同地域，不同時空利用檔案。五是公共信息網絡服務，檔案部門充分利用地區公共信息網，建好檔案信息平臺。六是視聽傳播服務，運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發布。

總之，檔案信息化建設是檔案工作的重要內容，在互聯網發展如此之快的這個時代，檔案管理進入電子信息平臺是時代賦予我們的使命，信息化的發展和推動也一定是所有檔案管理工作的必然方向，檔案管理人員要逐步完善檔案管理過程中的科學化，系統化和信息化，便于檔案的利用和查找，控掘檔案的價值，發揮檔案的作用。

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