醫院內部審計檔案管理淺析

李學軍等

摘 要：醫院內部審計檔案是醫院內部審計監督活動的歷史記錄，內部審計檔案管理是醫院管理活動的重要組成部分。通過對醫院審計檔案管理中存在問題的分析，提出了加強醫院檔案數字化建設、人員考核標準化及資源開發利用的思路，以期促進醫院審計檔案管理水平的提升。

關鍵詞：醫院內部審計檔案；人員考核；數字化建設；資源開發利用

醫院內部審計檔案管理工作，是按照檔案管理的規定和要求，將醫院內部審計部門在履行審計工作職責過程中收集、整理的各種文字、圖表、聲像和實物等形態的載體， 包括審計項目檔案、證明文書檔案、其它審計文書檔案等，及時、準確、完整地保管、編研和利用的過程。醫院內部審計檔案管理是醫院管理活動的重要組成部分。如何改進審計檔案管理方法提升審計檔案管理效能，如何充分開發利用審計檔案資源為醫院管理者服務，本文結合醫院審計檔案的特點及管理經驗，談一點粗淺的認識。

1 醫院內部審計檔案管理存在的問題

1.1 高素質專業人才匱乏，制約了審計檔案管理水平的提高

相對于醫院的醫療、教學、科研，甚至會計核算，醫院的內部審計實務工作起步較晚，內部審計檔案管理人才培養和理論研究相對滯后，許多醫院沒有專職人員管理審計檔案，而是由非專業人員兼管的現象較為普遍，內部審計檔案管理人員知識層次單一，素質參差不齊，造成在審計活動中產生的大量有保存價值的文字、圖表、音像等資料得不到及時歸檔，容易導致整理出的審計檔案案卷質量不高，難以達到規范化的標準，更談不上進行科學化的管理。隊伍中缺乏關聯學科如管理、計算機、法律、工程、質量控制等高素質專業人才，難以勝任現代醫院提升內部審計檔案管理工作要求[1]。

1.2 審計檔案管理制度不健全，人員考核標準化有待進一步加強

隨著醫院ISO9000認證、三級甲等醫院評審等管理工作的深入，大多數醫院的內部管理制度建設得到不同程度的改進，建立健全了醫院管理體系。但涉及審計檔案管理的工作制度、人員職責、考核標準存在起步晚、標準低、可操作性差的弊端。由于缺乏系統、完備的審計檔案管理制度及人員考核制度，使得醫院審計檔案管理不規范不健全，嚴重影響了審計檔案管理工作的發展。

1.3 審計檔案管理信息系統化、標準化程度亟待提升

目前醫院審計檔案管理方法，多數是基于人工模式的粗放式管理，較少運用現代化信息技術手段進行管理。審計檔案信息系統集成度不高，技術含量低，在前期審計檔案的收集，中期審計檔案的整理、歸納、立卷，后期審計檔案的查詢、檢索及開發等方面，未能很好地利用計算機系統進行流程再造和管理，紙質審計檔案資料的數字化轉化程度不高。無法在醫院內部各科室間及不同醫院間互聯互通的數據網絡系統流轉，由此造成檔案管理人員勞動強度大，檔案損耗快，信息利用率低，管理成本高。

1.4 審計檔案信息資源開發利用成效有待進一步挖掘

醫院經濟管理決策不僅涉及財務、招標采購、市場開發等機構，審計也是極為重要的一個方面。管理者在決策之初，需要進行周密的可行性研究，其中就要借助審計檔案的支持，審計檔案資料的全面 、詳實與否，數據提供的及時、準確與否，對決策的正確性會產生直接影響。醫院內部審計檔案是醫院內部審計工作的延伸，是對審計活動全過程的忠實記錄。在日常審計工作中，復審、查證是實施延伸審計的常規手段，凸顯出詳實、完整的審計檔案所能提供的證明作用是十分重要的。隨著醫院經濟工作范圍的拓展，審計檔案的數量不斷增加，賦予審計檔案大量而重要的信息。但是目前，缺少對這些檔案信息有計劃、有目的的開發和利用，嚴重影響了審計檔案效能的發揮，無法為醫院的管理者決策提供及時、有效地服務，致使管理者對審計檔案資料支持的依賴度降低，造成審計檔案管理工作地位難以提升。

2 加強醫院審計檔案管理的對策

2.1 引進人才，優化人員結構，提高審計檔案管理水平

堅持以人為本，加強審計檔案管理隊伍建設是實現檔案管理實效性的基本保證。隨著醫院內部審計檔案管理領域的不斷擴展，審計檔案管理部門在人員構成上也應該是多元化的，不僅要有懂財務及審計的人才，還應配備精通計算機、法律、工程、質量控制等各項相關業務的專門人才，設立專門崗位，引進具有豐富管理經驗和較高業務水平的人員加入審計檔案管理隊伍，改變檔案人員一身兼數職的現象，使審計檔案管理在現代醫院管理制度下發揮更大的作用。

2.2 強化審計檔案評測體系建設，建立有效的考核制度

積極探索、引進審計檔案管理工作評估體系，著力以下三個方面的工作：首先建立自上而下的考核制度。上級檔案主管部門出臺醫院審計檔案量化考核方法，對醫院審計檔案材料的收集、整理和保管等項工作定期進行考核評估；其次，引進社會中介機構評測制度。目前，醫院越來越多的審計項目實行了社會化運作，尤其是大型的基建工程，基本實現了全過程追蹤審計。引進第三方對形成的審計檔案進行評估，有利于加強審計檔案質量建設。再次，建立醫院審計檔案管理和從業人員管理雙百分考核制，定期對檔案材料的歸檔內容、歸檔時間、歸檔質量進行量化考核，考核結果與個人績效掛鉤，按月兌現獎懲。利用審計檔案評測體系對審計檔案及從業人員進行系統有效地管理，符合醫院審計檔案管理長遠發展規劃。

2.3 依托醫院信息化建設，推進審計檔案信息化應用進程

隨著醫院審計工作有財務審計向管理審計的轉變，審計工作深入醫院管理的各個層面。形成的審計檔案既有財務、又包含基建工程、零星維修、設備購置、資產報廢處置、物資采購等等。這些檔案的建立各自遵循不同的標準，具有數量大，兼容性差，專業性強的特點。實施系統化集成，標準化管理尤為緊迫。當前醫院信息化建設已經從注重臨床工作的HIS、LIS系統，逐步發展到推行提高管理部門效能的OA系統。充分發揮OA系統辦公自動化的技術優勢，建立審計檔案管理管理子系統，快速推進審計檔案信息化管理轉變進程，實現審計檔案立卷、錄入、查詢由手工操作，向利用計算機技術進行管理和利用方向發展，由單純紙質資料保管變成紙質和電子文檔管理并重，勞動強度小、安全性能高、存儲容量大、運行速度快是審計檔案管理網絡化無可比擬的優勢[3]。

2.4 充分開發審計檔案資源，服務醫院經濟發展

隨著院務公開內容的逐漸豐富，審計檔案管理也應當轉變服務方式，審計檔案OA管理系統對利用者分別不同權限，按照部門、姓名、職稱、起止時間、關鍵詞等條件自由組合進行模糊查詢，實現查詢、打印、借閱登記等功能。從單純為醫院審計人員提供查詢，轉向為院內各部門及社會不同層次的需求者開放，審計檔案的資源利用應當從單一為審計工作服務，逐步向為醫院管理者宏觀決策和部門相關業務查證服務過渡。 醫院內部審計工作由財務審計向管理審計轉變的過程中，不斷推進參與醫院各項經濟活動的深度和廣度，充分開發利用審計檔案資源，對于發現管理鏈條的薄弱環節，狠抓持續改進，完善管理流程，建立長效機制，維護醫院利益等方面發揮了重要作用，取得明顯的成效，應當不斷總結并及時推廣審計檔案利用工作中的成功經驗，實現審計檔案的價值增值，以促進醫院經濟健康發展[2]。

參考文獻

[1]顧晨，昂慧，趙辭瑤. 對醫院內部審計檔案管理的思考 [J]. 經濟研究導刊，2012，（17）：198-199.

[2]張亞金. 醫院內部審計檔案管理存在的問題與對策[J].黑龍江史志，2009 ，（12）：70-78.

[3]樊笑根.淺談審計檔案管理和內容和方法[J].江西通信科技，2003，（1）：34-35.