水利工程檔案資料歸檔整理的實踐

張東芳?池曉娜

摘 要：水利工程檔案，是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各個建設階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。工程檔案資料是國家、單位的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。因此，加強檔案資料的管理具有舉足輕重的作用。

關鍵詞：水利；工程資料；歸檔整理

位山灌區是全國第五大灌區，也是黃河下游最大的引黃灌區，灌區設計灌溉面積508萬畝。1998年開始國家投資對位山灌區連續實施了19期節水改造與續建配套，獲國家節水改造投資9850萬元，自籌資金16215萬元，襯砌改造骨干渠道114公里，各類水工建筑物5000余座。可見，文件的整理歸檔工作在整個水利工程建設中是至關重要的一個環節。文件的整理歸檔工作一般按年度進行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時才著手收集，可以實行季度整理歸檔。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。

1 歸檔整理的前期工作

1、嚴格登記，收發文件的登記是文件來往的必經關口。通過登記，對中央、省、市、縣來文、內部文件等均逐件登記建賬，以做到“家底清楚”，有據可查。把好這一關，是保證文件齊全完整的一項重要措施。登記時，主要是通過正常渠道傳送的文件進行逐件登記。

2、及時收集，及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關鍵。首先要明確登記程序，明確來文單位、發文者、收文者、收文時間、處理結果等明細；其次對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進行有目的的督辦、促辦和促交。

3、認真檢查，對收集起來的各種文件材料，必須逐件進行認真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查同一事由的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齊全完整。

4、隨辦隨歸，這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經過檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進行完整的整理歸檔工作，或進行裝訂、蓋章、編頁碼等整理歸檔的前期基礎性工作，使收集起來的零散文件系統化、有序化，暫時歸入臨時檔案盒或文件夾中。二是可以根據日常工作需要，準備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：外來文件、內部文件或中央、省、市、縣等，分門別類存放保管。這樣既便于平時的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎。

5、妥善保管，管理的對象既包括辦理完畢后經過整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應配備專用的文件柜和文件夾（盒）。文件夾（盒）可以根據機構、職能或問題、事由等因素進行分類標識，以便于文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應做到分門別類、有目可查、運轉有序、保管安全。

2 歸檔整理的實施階段

1、卷內材料整理

歸檔文件整理是將辦理完畢的公文，有選擇地收集起來，分門別類地整理集中，以備向檔案部門移交歸檔的工作。歸檔整理遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用的原則。卷內材料要按一定的順序給文件排序。一般順序為：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后；中文本在前，外文本在后；漢本在前，少數民族文本在后；文件處理單可放在文件最前面。

一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷；工程文件按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業、形成單位等組卷；監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業等組卷；竣工驗收文件可按單位工程、專業等組卷；

2、案卷的裝訂

即采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起，這是歸檔文件整理的第一個環節。案卷可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式，但同一項目應盡量統一應用一種形式；裝訂的案卷厚度通常為20mm，一般不超過40mm。裝訂的案卷應采用棉繩三孔一線左側裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進行裝訂，不允許卷內資料有金屬物；不裝訂的案卷，應在每份文件材料的右上角加蓋檔號章，圖紙在圖樣標題欄的右上方加蓋檔號章。竣工圖圖樣按A4尺寸折疊，標題欄應外露。

3、案卷的編目

裝訂成冊的案卷卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。竣工圖每冊自稱一卷，不必重新編寫頁號，每件須蓋檔號章。原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。卷內目錄不編寫頁號。

4、編制卷目內容

歸檔文件目錄內容包括序號、文件編號、責任者、文件材料題目、日期、頁數、備注等。序號，以一份文件為單位，用阿拉伯數字從“1”依次標注；文件編號，填寫工程文件原有的文號或圖號；責任者，填寫文件的直接形成單位（即蓋公章的單位）或個人，有多個責任者時，選擇主要責任者，其余用等代替；竣工圖的“責任者”應填寫竣工圖章上的施工單位，如設計院重新出圖，則填寫設計單位；合同協議類需填雙方（或三方）責任單位；文件材料題目，填寫文件材料的全稱；日期，填寫文件形成的日期；頁數，填寫該文件的頁數。

5、編制案卷檔案盒背脊與封面

檔案盒由當地檔案管理部分統一定制，所填內容包括保管期限、檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期等。保管期限一般為“永久”；檔號根據單位性質及往年統一格式，依次排序；案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容，應包括工程名稱、專業名稱、卷內文件的內容；立卷單位應填寫案卷內文件的形成單位；起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。

3 歸檔文件的移交工作

各階段形成的項目文件材料辦理移交時需辦理“工程檔案移交清冊”，移交書由工程檔案移交表、工程檔案案卷目錄、卷內目錄等組成。

工程檔案移交清冊須裝訂成冊，裝訂順序為工程檔案移交表--工程檔案案卷目錄--卷內目錄。工程檔案移交書一式兩份，其中一份交移交部分（單位），一份交接受部門（單位），檔案移交書應妥善保存。

4 結束語

總之，工程檔案資料管理是一項系統工程，牽涉單位及部門多、人員雜、時間長。但工程檔案資料高質量歸檔是工程項目建設的最終成果反映。只有真正重視工程建設項目檔案資料的集中管理、有序管理、質量管理和安全管理，做好全過程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質量。