多管齊下按需保護Excel數據表

周建峰

Excel有強大的保護功能，它可以為文件、工作簿和工作表分別設置不同的保護內容。有了保護之后，必須擁有密碼才能打開文件與修改工作表內容。

保護工作簿結構

平常打開工作簿之后，工作簿里的工作表可以被任意刪除，如果您所使用的工作簿有重要的內容，建議將它保護起來，這樣別人就無法刪除其中的任何一個工作表了。

將窗口切換到要設置保護的工作簿，切換到“審閱”選項卡，單擊“保護工作簿”按鈕彈出對話框（如圖1），在“密碼”文本框輸入要設置的密碼，打開“確認密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框輸入和剛才一樣的密碼，單擊“確定”按鈕即可。

在設置保護密碼時，要連續輸入兩次相同的密碼，Excel確認無誤之后，才會將整個工作簿設成保護狀態。設好了保護密碼之后，千萬別忘了把密碼記下來，否則忘記密碼就無法解開保護了。

工作簿設置保護以后，再在工作表標簽上單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單后，會發現此時無法選擇刪除，也無法插入、復制或移動工作表，甚至也不能將工作表重新命名。

在設置保護工作簿時有兩個選項，分別是保護“結構”和“窗口”。保護結構指的是凍結組成工作簿的工作表個數和名稱，所以工作表就無法被刪除；而保護窗口則會讓工作簿右上角的三個窗口控制按鈕消失，所以工作窗口無法進行最大化、最小化、還原或關閉操作。

工作簿被保護之后，里面的工作表內容仍然可以被修改。設定被保護的工作簿里的工作表不能被刪除。工作簿設置保護之后，解開保護時要使用原先設置的密碼。解除工作簿保護的操作方法如下：打開受保護的工作簿，切換到“審閱”選項卡，單擊“保護工作簿”按鈕彈出對話框（如圖2），輸入密碼，單擊“確定”即可解除工作簿保護。

解除工作簿的保護之后，又可以任意刪除工作簿里的工作表了。下次要再設置保護時，就得重新設置密碼。

保護工作表

如果只能讓別人查看工作表，而不希望別人更改其內容時，就可加上保護設定，通常用于較重要的文件中。

選擇要做保護設定的工作表（例如Sheet1）后，切換到“審閱”選項卡，單擊“保護工作表”按鈕彈出對話框（如圖3），在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，在下方取消選擇要保護的工作表選項，取消選擇是保護。密碼的字數不限，但大小寫是有區別的。

完成保護后，如果要更改被保護的工作表內容，就會出現警告對話框（如圖4），提醒你這是一份受保護的文件，除非解除保護，否則無法更改其內容。

當要修改文件內容時，就得取消工作表的保護，方法是：切換到“審閱”選項卡，單擊“撤銷工作表保護”按鈕彈出對話框，輸入密碼即可取消工作表保護，此時就可以進行任意修改了。

若要使工作表中部分單元格數據不能修改，部分能修改，就需要先進行單元格設置，將需要進行修改的單元格取消“鎖定”，然后再進行工作表保護。

選擇要取消鎖定的單元格，右擊出現菜單選擇“設置單元格格式”出現對話框，切換到“保護”選項（如圖5），取消勾選“鎖定”復選框，單擊“確定”按鈕。這樣就取消了所選擇單元格的鎖定。然后再按照前面的方法保護工作表，設置保護后，被取消鎖定的單元格仍然可以修改，而鎖定的單元格不能被修改。

設置文件打開密碼

要保護文件，還可以設置打開文件的密碼。文件一經設置保護，如果不知道打開文件密碼，就無法讀取所保存的工作簿文件。

選擇“文件”菜單下的“保存”按鈕彈出“保存”文件對話框，如果已經保存過文件，則選擇“另存為”菜單出現對話框（如圖6），單擊“工具”選擇“常規選項”彈出對話框，輸入打開文件和修改文件權限的密碼，單擊“確定”按鈕后會提示再次輸入密碼。

文件設置保護后，每次要打開這個文件時都會出現“密碼”對話框，在“密碼”文本框輸入所設置的密碼，最后單擊“確定”按鈕就可以順利打開文件。如果所輸入的保護密碼錯誤時，畫面上會出現警告對話框，告訴您密碼不符，也就打不開這個文件了。

要解除打開文件的保護，必須要先進入設置密碼保護的畫面，再取消原先設置的密碼就可以了。打開要解除保護的文件，選擇菜單“文件”下的“另存為”出現對話框，單擊“工具”選擇“常規選項”，然后刪除里面的密碼，保存時使用原有文件夾，這樣就可以覆蓋原文件。

數字簽名保護電子表

如果不想讓他人隨意修改工作簿中的數據，但又不想用上述的方法進行強制保護，此時可以通過添加簽名來實現，既可以起到保護工作簿的警示，又能授予用戶修改文件的權限。

打開要設置保護的工作簿，切換到“插入”選項卡，單擊“文本”按鈕選擇“簽名行”，再選擇“Microsoft Office簽名行”彈出對話框（如圖7），輸入相關的信息，單擊“確定”即可添加簽名到工作簿中。

右擊簽名選擇“簽署”出現對話框（如圖8），單擊“選擇圖像”打開簽名人的印章圖片，單擊“簽名”按鈕即可，此時電子表也會自動被標記為最終版本，加上了只讀屬性。