新醫改下醫院檔案管理的改進方法

宋淑芹

所有單位的工作要想正常進行必然離不開檔案管理，對醫院來說更是具有較強的特別性與重要性，無論是管理形式還是檔案形式，都可以體現出其所具備的特征。要想順利實施醫院各項工作、解決醫院運行與發展中所面臨的困難、以及順利開展醫院運行管理工作，檔案管理工作就必須具有規范性與高效性。

醫院檔案是醫院發展的重要材料，是醫院珍貴的財富，因為它包括了所有的發展資料、醫療文件以及工作記錄。醫院檔案不但能夠讓我們對以前的治療數據有著準確的掌握，還能幫助我們對醫院的發展情況進行準確把握。醫院以前的檔案管理已經無法滿足新醫改隨著社會發展而逐步提高的要求了。所以人們對如何改進檔案管理、發揮其作用、并促進醫院發展也越來越關注。

醫院檔案管理存在的問題

管理方式落后。管理設備與技術落后是我國醫院普遍存在的問題。醫院在檔案管理上并不具有系統性與科學性，并且對檔案管理的內容沒有做出統一的要求，也沒有統一的管理制度與管理標準。隨著科學技術的快速發展，計算機網絡技術在檔案管理工作中受到了廣泛應用。不過，還有很多醫院依然采用可以節約成本的手工管理方式，這種傳統的管理方式根本無法達到社會發展的需求，并且還對檔案的利用與收集有著嚴重的制約。

管理意識較差。管理人員的職責意識直接影響著管理工作中檔案管理是否合理有序。由于很多醫院的檔案管理人員并不具有較強的管理意識、創新的思維模式，對檔案的觀念依然停留在只保存層面上，導致無法對檔案資源進行合理有效的利用。

管理員素質低。我國很多的醫院只重視醫療技術人員的能力水平，對檔案管理人員的素質并沒有太高的要求。由于重視程度較低，導致檔案管理人員基本不具備應有的管理水平。加之對檔案人員能力的培訓并不積極，也就造成管理能力落后的現象。

醫院檔案管理改進的必要性

醫院檔案管理工作基本分為后勤檔案管理與醫療檔案管理兩大類。醫院裝修、招標、綠化、設計以及建設等方面；日常運行中的清潔消毒、食堂運行、水電氣以及設施運行；還有不是醫院中心項目的外包信息檔案都屬于后勤檔案管理范圍，而醫療檔案的管理工作則是整理與記載日常醫療服務工作。

隨著時代信息化的發展，基于新醫改環境下，對醫院檔案進行有效管理，是醫院快速發展與正常運轉的保障。檔案管理工作不僅影響著醫院的發展與運行，它也是醫院管理工作的核心。只有對檔案進行合理有效的管理，才能優化醫院的醫療水準與管理水平。

醫院檔案管理改進的方法

完善管理機制。要想使檔案管理水平得到進一步提高，就必須加強檔案法的意識性，并增強對檔案管理的學習。特別是醫院的管理層，不僅對檔案管理的重要性要有充分的認知；還要將檔案管理作為醫院管理的關鍵，與醫院的規劃建設齊頭并進；為了檔案管理工作能更好地進行，也要通過大力宣傳獲取員工的支持。建立與完善檔案管理制度對檔案管理工作而言是必要的，只有管理制度具備科學性才能帶動檔案管理發展。一個完善的管理機制可以在檔案管理中，有效避免隨意性的出現。醫院都應該依照自身發展情況，結合實際，確定系統的、完整的、適合自身的管理機制。

重視管理人員素質培養。醫院檔案管理的水平直接受到檔案管理人員水平的影響。只有建設一支穩定的檔案管理隊伍，才能改進檔案管理。醫院的人才培訓中應包含對檔案管理人員的培訓，這樣才能有效提升人員的專業能力。人員的思想價值觀一定要正確，從而才能更好地服務于科研與醫院臨床工作。檔案管理人員在具備了較強的專業能力的同時，還要在思想上敢于創新。對檔案管理工作不斷進行創新與改進，對各種資料積極進行整理，可以為使用者提供更便捷的查閱。檔案管理的好壞受管理人員專業水平的制約，所以在選擇管理人員時要挑選工作能力強、思想積極、專業水平高的人員。

管理系統現代化。對檔案進行有效管理，不僅可以服務于醫院業務的患者，還能為醫院帶來良好的社會效益與經濟效益。未來醫院檔案管理的發展，必然離不開現代化管理技術。所以，應該先引進作為現代化基礎設施的計算機；繼而建立具有防蟲、防潮、防火等功能的檔案儲存室。現代化的管理系統在提高工作效率的同時，還能最大化的削減物力與人力。具有儲存量大、保密度高等特點的現代化檔案管理系統是醫院發展的必然趨勢。

促進檔案發展的主要動力是完善的科技力量。在網絡管理系統上建立院領導主管、部門領導負責、管理人員直管的管理模式，是現今社會管理體系中較為完善的管理系統。這種管理模式，有利于各部門工作職能的貫徹執行，可以有效避免檔案流失。

加強創新意識。檔案管理人員只有具備了創新精神，才能促使檔案管理工作在現代化快速發展的時代取得良好的成績。要想檔案管理工作走可持續性發展道路，管理人員就必須在原有的、陳舊觀念上取其精華、去其糟粕，不斷推陳出新。激發管理人員的危機感、使其對工作始終保持最大的熱枕是加強其創新意識的主要途徑。

積極調研，加強合作。 檔案管理人員為了更好地服務于科研與臨床工作，要深入臨床一線，對檔案信息進行核實與了解，挖掘并整理有價值的信息。為了增強檔案的利用率，還要積極查找檔案在利用過程中的不足與問題。檔案管理人員還要自覺加強與各部門的交流，以期實現資源共享的目標。

考核制度要具有科學性。作為具有長期性與連續性的工作，檔案管理必須具備科學的考核制度與嚴格的考核標準。醫院領導應對檔案管理工作進行直接管理，對管理人員實行獎罰分明的管理制度。只有檔案管理人員的管理體制明確了，醫院檔案管理工作才能更快更好的發展。

醫院應該充分結合新醫改的要求與目標，對現有的檔案管理工作進行科學分析，建立健全檔案管理機制并不斷增強管理人員的素質，加大對后勤檔案管理工作與醫療管理工作的重視度，才能促進醫院管理水準的提升，并在未來發展中繼續走可持續發展道路。

（作者單位：唐山市第五醫院）