檔案信息資源整合共享過程中的利益相關方探析

摘要：檔案信息資源整合共享過程會涉及諸多對象，包括政府、利用者、整合共享平臺等，筆者借用管理經濟學相關概念將其稱為“利益相關方”，并從主體——政府、利用者——受眾和整合共享平臺——媒介等方面出發，探析利益相關方的功能和作用。

關鍵詞：利益相關方檔案信息資源整合共享

檔案信息資源在促進社會進步、推動經濟發展等方面起著重要作用，它正在逐步成為一種基礎性資源和戰略性生產要素。[1]要真正發揮檔案信息資源的作用，整合現有檔案信息資源，并使之實現最大化的共享，應是必經之路。整合共享作為一種行為，將涉及發出者、承受者、媒介等利益相關方，本文通過對其功能和影響的探析，以期更有效地促進檔案信息資源的整合共享。

一、檔案信息資源整合共享過程中的利益相關方

利益相關方是指任何可能受到企業決策與活動的影響，或可能影響企業決策與活動的各利益群體或個體，包括公司、顧客、競爭對手、員工、供應商、政府、社區以及大眾媒體等，這是一個相互影響的過程。[2]這種影響可能是有利的，也可能是不利的。對于檔案信息資源整合共享來說，它更多的是一種行為，在此過程中檔案信息資源是其不可或缺的組成部分。檔案信息資源整合共享中，利益相關方有效地對它們進行管理和影響，能夠促進檔案信息資源的整合共享。筆者在利益相關方概念的基礎上，又借鑒了美國沃頓商學院及決策戰略研究領域學者凱西·皮爾森博士提出的“利益相關方模型”，認為檔案信息資源整合共享過程中的利益相關方應主要包括政府、公眾和整合共享平臺。

二、檔案信息資源整合共享過程中的利益相關方功能分析

在檔案信息資源整合共享過程中，會涉及政府（主體）、利用者（受眾）和整合共享平臺（媒介）。它們的關系如圖1所示。推動檔案信息資源整合共享，需要明晰利益相關方的訴求、期望和相互作用。片面強調以公眾需求為導向、堅守政府利益為主導以及刻意突出技術缺陷，都不能有效地實現檔案信息資源最大化的整合共享，而從利益相關方的視角剖析檔案信息資源整合共享，能夠提供一種更為有效的方式以均衡各方利益，進而達成一致性目標。

（一）主體：政府

政府的主體作用體現在主導檔案信息資源的整合共享過程，圍繞自身利益和社會利益決定利用內容和利用對象；檔案信息資源整合共享過程的改善和優化需要圍繞政府進行，包括主動尋求和被動接受上。具體而言，政府作為主導者占有絕對的優勢地位，它能夠決定整合什么、共享什么，通過什么來整合共享，整合后向誰共享、共享多少。[3]按照美國著名經濟學家詹姆斯·布坎南的公共選擇理論，政府具有“經濟人”角色，即政府主體是其自身追求的“經濟人”，他們的行為毫不例外地以自身追求的最大化為目標。政府的這種“經濟人”角色，要求它具備自身的利益訴求，也要求政府在檔案信息資源整合共享的過程中，把自身利益作為重要的考量標準。同時，公眾從政府傳統服務的附加服務對象[4]逐漸成為政府公共信息服務體系的中心，[5]政府在檔案信息資源整合共享中已經不能完全遵循自身利益高于一切的原則，它作為公共行政的主體，維護和發展社會公共利益是其存在的基本價值，[6]這促使政府均衡自身和公眾的雙重利益，使檔案信息資源獲得最大化的整合共享。

（二）利用者：受眾

檔案信息資源整合共享的利用者主要包括內部利用者和外部利用者，其中內部利用者主要以政府自身為主，可以是跨部門的，也可以是跨層級的；外部利用者以公眾為主，接觸的檔案信息資源主要是面向社會共享的。在檔案信息資源整合共享中，筆者主要介紹外部利用者。不同利用者對檔案信息資源的需求不一，對整合共享什么、通過什么方式整合共享具有強烈的訴求，內部利用者希望獲取除自身所屬檔案信息資源以外的信息，而外部利用者則希望獲取與自身利益切實相關的信息。由于各自需求的差異，內部利用者之間、內外部利用者之間往往會產生矛盾。而促進檔案信息資源最大化的整合共享，均衡內外部利用者的利益必須要重點考慮。

（三）整合共享平臺：媒介

政府與利用者的連接需要媒介的支撐，構建完備的整合共享平臺，有利于發揮政府的主體作用和滿足利用者的信息需求。檔案信息資源的整合共享離不開媒介，即平臺的構建，這是技術攻關經常涉及的方面。促進檔案信息資源最大化的整合共享，建立有效的平臺，既能夠確保內部利用者的快捷查詢使用，又能滿足外部利用者的正常需求。但就目前的研究來看，政府內部的整合共享已經逐步實現，而對于外部利用者來說，保密條款是其中最大的問題。

三、檔案信息資源整合共享過程中利益相關方的作用分析

（一）政府：發揮主導作用促進整合共享

政府在促進檔案信息資源整合共享過程中發揮主導作用，需要解決三方面的問題，一是部門間的信息私有格局；二是層級間的信息瞞報現象；三是信息整合后的社會共享。

目前，政府部門間檔案信息資源的整合共享更多地表現為檔案信息資源的有限整合共享，其主要特點是政府部門整合“部門私有化”的信息資源時，設定共享權限，形成事實上的資源“部門私有”格局，從而導致“信息孤島”和“信息壁壘”現象頻發，甚至“信息尋租”的違法案件也屢見不鮮。原則上講，任何檔案都有特定的用戶，不提供任何人利用的檔案是無意義的，沒有存在的必要。[7]政府只有發揮主導作用去平衡體制下部門之間的權力和利益分配，才能切實有效地達成目標。即跨部門突破檔案信息資源有限整合共享的現狀，實現部門間從有條件性整合共享到完全性整合共享的轉變，促進檔案信息資源最大化的整合共享。理論上講，上級行政機關對下級行政機關更具備信息優勢，但由于下級行政機關是行政信息的形成者和具體執行者，在報送什么、報送多少、什么時候報送、采用什么方式報送等諸多問題的處置上，下級機關擁有實際的信息制發權、優先處置權和主動權，[8]這就使得信息瞞報、信息失真現象層出不窮，只有跨層級摒棄“肥水不流外人田”的觀念，各部門各司其職，才能推動檔案信息資源最大化的整合共享。

部門間和層級間的檔案信息資源整合共享主要是針對內部利用者的，而面向公眾的社會共享需要政府滿足外部利用者的需求。政府對檔案信息資源進行區分，包括多利、少利和無利政府信息資源，將多利檔案信息資源優先整合，面向內外部利用者共享；對少利和無利政府信息資源，篩選整合利于公眾的部分進行共享。

（二）利用者：采取倒逼機制，推動整合共享

作為受眾的利用者，在自身需求未滿足的情況下，會以“反饋”的形式倒逼政府推動檔案信息資源最大化的整合共享。為了能夠最大化地利用檔案信息資源，提高行政效率，政府內部利用者必然會在遇到“信息孤島”“信息壁壘”時進行申訴，尋求獲取其他部門所整合的信息資源，這是一種政府內部式的“倒逼”，有利于解決部門間、層級間存在的問題，從而最大化地實現檔案信息資源整合共享。同時，“政府公開什么民眾就看什么”的時代正逐漸遠去，“民眾想看什么就找政府獲取什么”的時代正在到來。特別是自《中華人民共和國政府信息公開條例》公布以來，對與社會公民相關的檔案信息資源，公眾更迫切地促使政府部門提供獲取條件。

（三）遵循利于政府和公眾的原則構建整合共享平臺

檔案信息資源整合共享平臺的構建既要符合政府利益，又要滿足公眾需求，相互之間更要保持平衡。從國家層面出發，制定相應的政策，打破部門之間只注重自身利益的格局，均衡自身和其他相關部門的利益，促使檔案信息資源最大化的整合共享。同時，也要考慮公眾利益。檔案信息資源的來源主要與政府相關，但也與公眾密切聯系或者同時與公眾和政府都有關聯，遵循既利于政府又利于公眾的原則，最大化地促進檔案信息資源整合共享。

注釋及參考文獻：

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[8]楊霞.行政層級監督中信息不對稱問題及其治理對策分析[A].“構建和諧社會與深化行政管理體制改革”研討會暨中國行政管理學會2007年年會論文集[C].2007.1076-1083.