淺議企業基建工程的檔案管理工作

黎曉英

摘 要：對企業基建工程的檔案進行科學有序的管理，可為項目順利實施和產生效益提供有力保障，文章對如何做好企業建設工程項目檔案管理提出了建議。

關鍵詞：企業基建工程；檔案管理

中圖分類號：F284；G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）18-0036-02

中國有色集團（廣西）平桂飛碟股份有限公司是中國有色礦業集團有限公司旗下控股公司，是一家集投資、產業、貿易、科研于一體，跨有色金屬采掘、冶煉、化工、電力、建材、設計等多個行業的大型企業。公司目前重要的基建項目有：珊瑚礦采礦權北部、深邊部資源和現有三個探礦區勘查工作；礦山殘礦回收、細泥中鎢錫金屬回收、硫化礦含多種金屬綜合回收，鎢項目深加工技術改造；鈦白粉磨礦系統、煅燒系統等技術改造；電網改造等，對這些基建工程的檔案進行科學有序管理，可為項目的順利實施和產生效益提供有力保障。

企業基建工程項目從提出、立項、審批、設計、招投標、施工到竣工驗收后所形成的大量文字、圖紙、數據、聲像等各種載體形式的文件材料，構成了基建工程項目的檔案，它們真實記錄和反映了基建工程項目建設活動的全過程，為工程項目建設進行審計、管理、驗收以及生產維護、技術改造提供了重要依據。因此，加強企業基建工程檔案管理工作具有重要意義。

1 當前企業基建項目檔案管理中的不足

1.1 不重視檔案管理工作

對于企業建設項目這么一個繁雜的系統工程，抓進度、落實安全生產、組織人員等成了工程項目領導的重點工作，放置了其主要精力，對整個項目建設過程中的檔案管理工作重視程度不夠，加上建設項目往往條件都較艱苦、人員流動性也大，檔案管理人員專業素質不高。普遍存在以下問題：一是對項目檔案管理工作的重要性認識不足，二是對基建項目檔案管理工作約束和要求不嚴的現象。再者，通常基建各項工程門類繁雜多樣，參與建設單位又多，他們之間協調溝通往往也不夠或不及時，人員溝通交流少，甚至困難，這也會給建設過程中收集整理檔案資料增加障礙，增加項目檔案資料的完整歸檔的困難。假如檔案管理人員的責任心不強，單位又對檔案管理人員的職責監督檢查不到位，更會使檔案管理工作出現各種漏洞，嚴重時甚至造成銜接脫節，使得檔案資料流向不明和丟失。

1.2 檔案資料基礎工作不強

綜合性、成套性、真實性、準確性是基建工程項目檔案的特點，在日常工作中具有極高的利用率。本來項目建設與檔案管理工作兩方面的專業性都很強，而參建的各單位又普遍存在輕視檔案管理工作的現象，基建的工程技術人員和檔案管理人員又互相不了解對方的專業和技術知識、工作程序，不認真執行工程檔案和工程建設同步的原則，對于一些職責不明確和管理松散的項目更甚，造成工程項目管理和技術文件資料不時出現分散、損壞、丟失等各種現象，而對建設項目檔案的收集、整理與歸檔工作無法做到及時、準確，也會造成企業建設項目檔案工作滯后，影響工程各方面對項目檔案資料的利用工作，這就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規范管理。

2 做好企業建設工程項目檔案管理的建議

2.1 重視企業項目建設工程檔案管理工作

根據國家相關核準項目的審批制度和要求，對于企業投資建設項目，從項目前期論證開始，到項目支撐性的文件設計審批，均受嚴格規范的制度和條件約束。同樣，國家監管部門對工程施工的過程及竣工投入使用的全過程的監管和監督也貫穿企業建設項目實施的全過程。而作為礦山工程項目的企業建設工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作作為工程項目全面管理的基礎，為項目順利實施和產生效益提供了根本保障。項目負責人不但要抓好工程質量和安全生產，同時也要重視檔案管理工作，把工程項目的檔案管理工作列為日常管理工作的不可缺少的一部分，安排懂檔案管理，業務素質好、責任心強的人員負責檔案管理工作，配足檔案管理所需設備設施，保障檔案管理工作的正常有序的開展。

為了使檔案管理工作水平不斷提高，還應積極組織、選派檔案工作人員參加各種檔案管理相關的培訓，為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。企業建設項目的管理要協調各系統和各單位的關系，做到步調一致、協調統一，樹立項目業主即建設單位是項目建設整個過程的統領者的地位，將項目的檔案管理統一歸口到建設單位的檔案管理部門，以利于更有效開展檔案管理。建設單位的檔案管理人員要負起對參加建設的各部門、各單位的檔案管理工作的指導和監督、協調，保證檔案管理工作與施工建設同步的責任和義務。

為了使檔案管理工作能夠有序開展，還應制定基建檔案整理組卷的規范和標準，向有關人員普及檔案管理的知識，同時也應使檔案管理人員通過跟建設專業技術人員溝通、交流和學習獲得工程建設方面的信息和專業知識，提高檔案管理的水平。

此外，建設單位應當加強對檔案管理人員的管理，建立其個人信息系統，明確各自的分工和職責，加強監督和考核，建立和健全各項規章制度。

2.2 加強企業建設工程項目檔案資料的收集和整理

圍繞“收集歸檔”這一檔案工作的最基礎環節，明確人員，落實責任，切實加強對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全，從而加強工程項目檔案的前期管理控制。對于項目竣工后的檔案管理，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。

參建單位必須依據建設單位制定的標準和規范組織檔案資料的歸檔整理，并在工程完工后，及時將檔案移交給建設單位；建設單位在項目竣工驗收前，應當組織并申請檔案部門進行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設單位方可組織項目的竣工總驗收；建設單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。建設單位要發揮其職責，在驗收的過程中嚴格把關，并審查各項檔案資料是否合格。

建設單位在監督檢查各項竣工檔案資料時，應把重點放在各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續的完備和真實性的檢查上。對查出的問題要記錄在案，并及時要求相關單位整改，跟蹤到底，確保問題最終解決，對項目檔案的質量負責。

2.3 規范檔案管理制度建設

隨著國民經濟的不斷發展，企業建設工程的規模和技術也得到了迅猛發展，做好項目檔案的管理工作是保障項目建設順利實施的根本保證。建設項目檔案管理相關制度的建立和落實，是科學有序的檔案管理工作的保障。在項目實施過程中簽訂的各項合同，應當把檔案管理的有關職責約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標準，明確竣工移交檔案資料的數量、時間和質量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴格的約束機制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規范地進行。

3 結 語

綜上所述，工程項目檔案是本單位工程建設科技資源優勢所在，工程人員花費大量時間和心血積累的文件材料，不僅是工程項目歷史記錄，更是工程項目建設經驗和技術的結晶，直接反映工程項目建設的科技成果，而企業基建工程項目檔案的高質量歸檔是工程項目建設的最終成果的反映，只有重視加強基建工程項目檔案的管理工作，把檔案工作做實做細管好用好，使得科技專業資料來源于實踐，應用于實踐，充分發揮工程項目檔案在工程建設、生產管理、工程維護和改擴建中的作用，才能促進檔案事業的健康發展。

參考文獻：

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