財務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究

杜巍　葉娜　余雪花

摘要：無論是企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，財務(wù)檔案管理可以說都是財務(wù)系統(tǒng)深入開展的重要環(huán)節(jié)；都具有舉足輕重的作用，它是財務(wù)工作系統(tǒng)的重要組成部分，也是作為事業(yè)單位進行和開展一些活動的有效基礎(chǔ)。社會在飛速發(fā)展，財務(wù)檔案管理工作也隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展跨進一個新的歷史時期。為使財務(wù)檔案管理工作更完善，本論文將財務(wù)檔案存在的一些問題進行探討研究，希望能為創(chuàng)新財務(wù)管理工作體制提供一些建議和措施。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理 制度 問題 對策

0 引言

對于企事單位所從事的經(jīng)濟活動中所需的財務(wù)活動的信息進反饋和整合所作系統(tǒng)化的財務(wù)信息，就是財務(wù)檔案，它不僅是所有企事業(yè)單位進行發(fā)展決策和規(guī)劃的重要信息來源，更重要的是，它是所有企事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的信息來源。對于企事業(yè)單位財務(wù)方面的管理與整合，主要是體現(xiàn)在財務(wù)檔案的管理。財務(wù)檔案管理的合不合理，對于企事業(yè)單位有著舉足輕重的作用。

1 有效實施財務(wù)檔案管理的重要性

財務(wù)檔案是企事業(yè)單位作為社會經(jīng)濟活動的客觀反映，它是企事業(yè)單位的財務(wù)方面的重要組成部分，它系統(tǒng)地記錄了企事業(yè)單位的原財務(wù)資料的歸類、整合以及具體的經(jīng)濟信息；它對于企事業(yè)單位發(fā)展起著很重要的作用[1]。

首先，隨著時代發(fā)展，信息也在不斷地完善，信息資源則是信息時代最寶貴的財富，而財務(wù)檔案反映的是一個企事業(yè)的單位的經(jīng)濟信息，它可謂是一個企事業(yè)單位的重要信息，對于企事業(yè)單位的發(fā)展有著舉足輕重的作用，因為如果順利有效地進行財務(wù)檔案的管理，會為企事業(yè)單位的財務(wù)和經(jīng)濟奠定良好的基礎(chǔ)。所以，有效地進行財務(wù)檔案的管理對企事業(yè)單位的發(fā)展有著重大的意義。

其次，從財務(wù)檔案管理角度講，企事業(yè)單位相關(guān)的一些高層決策所需要的依據(jù)是財務(wù)檔案提供的，企事業(yè)單位的一些經(jīng)濟開銷及重大的經(jīng)濟活動，都會在財務(wù)檔案中體現(xiàn)出來的。財務(wù)檔案會真實有效地將單位的財務(wù)信息分析、整合、歸類地反映出來，甚至可以將以往的經(jīng)營狀況反饋出來，它反映的財務(wù)信息對于企事業(yè)單位的管理層作為經(jīng)營決策，不但具有非常大的借鑒意義，還具有更重要的參考依據(jù)。

最后，作為企事業(yè)單位制定預(yù)算的基礎(chǔ)，可以說根據(jù)財務(wù)檔案更合適。無論企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，它的開源節(jié)流都與財務(wù)檔案的有效管理息息相關(guān)，只有進行有效的財務(wù)管理，企事業(yè)單位才能獲取良好的經(jīng)濟效益。無論企事業(yè)單位的大小，這個單位平時的收入和支出以及單位的重大的經(jīng)常活動和支出都會體現(xiàn)在賬務(wù)檔案上。所以說無論對于企事業(yè)單位的優(yōu)化升級，還是單位的管理改善，有效地進行財務(wù)管理都非常有利。

2 目前財務(wù)檔案管理中存在的問題

2.1 制度陳舊，有待創(chuàng)新

財務(wù)檔案管理中的問題，首要的始作俑者便是制度和體制的不完善所導(dǎo)致。由于企業(yè)單位經(jīng)營自主的相對獨立性以及近年來事業(yè)單位實行以合同制等具有企業(yè)單位色彩的體制改革，使得單位內(nèi)部對財務(wù)檔案管理的方針向傾向于來自于領(lǐng)導(dǎo)人方面的主觀化管理，從而忽視了依靠法律和制度方面的管理原則。很多單位中關(guān)于專職的檔案管理機構(gòu)和人力資源是明顯不足的，從而使得法律制度成為一紙空文，即便遵守，也難以付諸實踐。在制度創(chuàng)新的引導(dǎo)之下，只有少數(shù)企業(yè)才能做到針對財務(wù)檔案制度的管理活動，而且組織起來也是不講章法。

2.2 執(zhí)行力弱，需要加強

制度方面的健全力度不足，換來的便是工作人員在財務(wù)檔案管理方面的執(zhí)行力弱化的不堪現(xiàn)狀。由于制度的不夠完善與人力資源的不足，很多領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正對這一工作模塊予以高度重視，這又為很多工作人員的內(nèi)心滋生了應(yīng)付了事的思想。企事業(yè)單位在具體的工作環(huán)節(jié)中做不到真正對檔案實施有效管理，尤其是在細(xì)節(jié)工作中，不能根據(jù)相關(guān)法律的基本要求對財務(wù)管理中產(chǎn)生的各類檔案進行立卷、歸檔和保管。造成的直接負(fù)面影響，不是事業(yè)單位中該入檔的檔案不能夠及時合法地入檔，就是企業(yè)單位中財務(wù)檔案中的一些商業(yè)機密在管理執(zhí)行力不足的情況下被泄露，使得企業(yè)在競爭中處于下風(fēng)地位。

2.3 安全風(fēng)險系數(shù)高

不論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，財務(wù)檔案管理進行有效踐行，都具備著相同的制度動機，那便是財務(wù)檔案信息的安全處理。根據(jù)當(dāng)前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟監(jiān)督部門有權(quán)調(diào)用財務(wù)檔案之外，其余的部門大多在這個環(huán)節(jié)的工作中需要層層審批才得以實現(xiàn)，為的就是這個安全問題的絕對保障。很多單位在具體執(zhí)行的過程中，雖然有制度在先，實際的管理環(huán)節(jié)上由于人情因素的困擾磕絆，大凡體制內(nèi)的工作人員都具備著查閱檔案的機會，甚至在必要時刻能夠做到復(fù)制粘貼甚至是外借，這就導(dǎo)致了檔案保密程度的降低，風(fēng)險得以大大地提高。這便使得到了關(guān)鍵時刻查閱起來十分麻煩，不能夠為社會人員提供便捷的服務(wù)。安全風(fēng)險系數(shù)的增大加上服務(wù)設(shè)施的老化，使得財務(wù)檔案在單位中形同累贅[2]。

3 財務(wù)檔案管理的相應(yīng)對策

3.1 健全制度機制

針對企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，為了加以解決，務(wù)必要實現(xiàn)各個擊破的對策。首先在制度創(chuàng)新的方面，要做到針對現(xiàn)有機制的改革。而如欲實現(xiàn)制度創(chuàng)新，首先要解放思想，積極推進理論創(chuàng)新。檔案管理工作人員首先要養(yǎng)成學(xué)習(xí)的精神，重溫《會計法》、《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，領(lǐng)悟其中的法制精神。在各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動展開的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)部門也要積極聽取檔案部工作人員的建議，針對制度創(chuàng)新意見加以統(tǒng)籌，全新實行嶄新的檔案管理程序。

3.2 強化責(zé)任意識

執(zhí)行力度的不夠，實質(zhì)上便是財務(wù)檔案管理方面的不足所導(dǎo)致。所以在具體的管理過程中，加強對工作人員的責(zé)任意識的灌輸自然是必不可少的。首先在責(zé)任強化的過程中將績效考核納入管理機制的體系之內(nèi)，企事業(yè)單位都需要這樣的一環(huán)，其中事業(yè)單位中針對醫(yī)院、醫(yī)保中心以及高職院校等尤其需要如此[3]。對工作人員訴諸必要的獎懲措施，才能在根本上提高管理力度與工作效率。其次，要加強針對財務(wù)檔案管理人員的監(jiān)督力度，只有在監(jiān)督機制健全的基礎(chǔ)上，才能保障工作責(zé)任的透明化，并促使工作人員養(yǎng)成一種良性競爭的意識。

3.3 規(guī)范管理程序

最后在安全風(fēng)險的抵制和緩解方面，規(guī)范管理程序以實現(xiàn)強化保密措施，這樣一來能夠保證財務(wù)信息的完整化，二來能夠在經(jīng)營管理中合理利用財務(wù)檔案，為企事業(yè)單位提供最大限度上的便捷服務(wù)。管理程序的布置要打破人情的桎梏，實現(xiàn)制度第一的原則，進行對檔案的保密措施，針對泄密的潛在行為也要適度實行“輕其重罪”的理念，對于這種損害單位機密的行為予以嚴(yán)懲不貸，才能保障財務(wù)檔案信息管理的效益最大化。

4 結(jié)論

企業(yè)單位在當(dāng)今市場經(jīng)濟和金融體系中發(fā)揮著越來越重要的作用，事業(yè)單位如今也在一點點朝向企業(yè)管理的流程予以改革，溯及到財務(wù)檔案以及其他檔案的信息管理方面，無疑都是十分重要的。作為企事業(yè)單位工作中的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)部門要加大檔案部門的人力資源管理和制度創(chuàng)新，才能有效支持企業(yè)的效益或提高事業(yè)單位的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]夏燕.基于過程方法的會計檔案質(zhì)量管理初探[J].商業(yè)文化，2012，2（3）：75.

[2]宋常.財務(wù)風(fēng)險防范[M].北京：中信出版社，2012：85-92.

[3]徐建.淺談高校會計檔案管理方法[J].達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，1（1）：35-39.