高校檔案信息資源建設(shè)面向服務(wù)研究

馬愛芝

摘要：檔案信息資源在我國信息資源體系建設(shè)中占據(jù)著重要的地位，然而，我國檔案信息資源建設(shè)中還存在著諸多的問題，本文就我國高校檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問題進(jìn)行了簡要的分析探討，并提出了高校檔案信息資源建設(shè)面向服務(wù)的實(shí)施設(shè)想。希望通過本文能夠給相關(guān)工作者帶來幫助。

關(guān)鍵詞：高校 檔案信息資源 信息資源建設(shè) 服務(wù)

0 引言

近年來，我國檔案信息資源建設(shè)取得了良好的進(jìn)展，但相對(duì)于發(fā)達(dá)國家而言，仍然存在著諸多的問題，首先，很多地方在檔案信息資源建設(shè)上存在著依靠經(jīng)驗(yàn)在整理、依靠感覺在利用的現(xiàn)象，缺乏理論上的指導(dǎo)和創(chuàng)新，重復(fù)建設(shè)和無效建設(shè)等問題造成了大量的資金浪費(fèi)，其次，檔案信息資源建設(shè)缺乏整體的規(guī)劃，其管理水平也較為低下，無法滿足廣大用戶的需求，因此，檔案信息資源的建設(shè)只有面向服務(wù)，包括行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和宣傳教育等，這樣才能滿足更多用戶的需求，從而推動(dòng)社會(huì)物質(zhì)文明和精神文明的進(jìn)步，獲得社會(huì)和人們的認(rèn)可和支持，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外在氛圍。

1 高校檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

就目前而言，我國高校檔案信息資源建設(shè)上還不夠完善，具體表現(xiàn)在以下方面：

1.1 在觀念與認(rèn)知方面，從高校管理者到普通教職工對(duì)高等院校檔案信息資源建設(shè)均顯得不重視

第一是高校管理者對(duì)高等院校檔案信息資源構(gòu)建工作缺乏應(yīng)有的關(guān)注，通常認(rèn)為那僅是檔案管控機(jī)構(gòu)的工作，體現(xiàn)了大學(xué)管理者對(duì)檔案信息資源構(gòu)建的必要性與作用認(rèn)知不到位、不深入，以致大學(xué)檔案管控工作通常位于高校發(fā)展的邊緣位置。第二，負(fù)責(zé)大學(xué)檔案信息管控工作的職工在思想上還具有很大程度的傳統(tǒng)檔案管控觀念，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的檔案管控發(fā)展認(rèn)知不到位，很大程度上阻礙了高等院校檔案管控向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

1.2 高等院校檔案信息資源建設(shè)資金投入較少，以致軟硬件設(shè)施建設(shè)滯后

高等院校檔案信息資源建設(shè)的人員配給、配套設(shè)施和維護(hù)、信息資源的補(bǔ)充等等均顯得特別薄弱，以致高等院校檔案管控信息的軟硬件升級(jí)速度緩慢而落后；當(dāng)前資源聚集程度不足；重復(fù)建設(shè)經(jīng)常發(fā)生；當(dāng)前的工作者當(dāng)代技術(shù)技能掌控和應(yīng)用水平低。

1.3 高校檔案信息資源建設(shè)的安全保密問題與對(duì)外開放的沖突，顯現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化的雙面性

高等院校檔案信息資源建設(shè)歷程中，經(jīng)常遇到互相沖突的事情——開放信息資源和信息保密關(guān)系到的人和物的隱私權(quán)等，妨礙著高等院校檔案信息資源建設(shè)的迅速前進(jìn)。此外，高等院校檔案信息資源建設(shè)會(huì)導(dǎo)致很多信息安全事情的產(chǎn)生，部分時(shí)候或許觸及文化、政治的私密內(nèi)容等，常常出現(xiàn)信息被盜取、服務(wù)器被不法分子入侵等安全保密失職之類的事情。

2 高校檔案信息資源建設(shè)面向服務(wù)的實(shí)施設(shè)想

2.1 改進(jìn)檔案館藏架構(gòu)，豐富檔案內(nèi)容

首先，大學(xué)檔案信息資源機(jī)制中應(yīng)當(dāng)包含多種有儲(chǔ)存意義的檔案信息，類目應(yīng)齊備，載體方式能夠依據(jù)實(shí)現(xiàn)狀況多樣化。

盡管電子文件的應(yīng)用范圍愈來愈廣，可是估計(jì)在將來一段時(shí)期內(nèi)，檔案實(shí)體資源依舊是高等院校檔案資源的重要內(nèi)容，電子文件還難以全部取代傳統(tǒng)的檔案實(shí)體資源，此是因?yàn)椋湟唬?dāng)前已有的高等院校檔案資源大多仍舊是以傳統(tǒng)介體方式的檔案實(shí)體資源為主；其二，電子信息的憑證性與法制功能還需要進(jìn)一步的探究與作證。因此，豐富與改進(jìn)高等院校館藏架構(gòu)需要第一時(shí)間搜集電子信息和傳統(tǒng)介體方式的檔案信息，且集中管控，讓能夠擺脫實(shí)體而存在的電子文件與以傳統(tǒng)介體形式存在的信息在高等院校檔案管理中一同存在、互相補(bǔ)充、互相證明，各自發(fā)揮自身功能。

其次，高等院校檔案信息資源機(jī)制架構(gòu)的科學(xué)，表現(xiàn)在應(yīng)當(dāng)處置好綜合和獨(dú)特性的關(guān)系方面，一方面要儲(chǔ)存普通類信息，另一方面還應(yīng)儲(chǔ)存彰顯高等院校特色與個(gè)性的信息。

2.2 運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)與手段

首先，運(yùn)用可以達(dá)成整個(gè)學(xué)校范圍的全部檔案信息資源重組和互享的系統(tǒng)，亦或依靠校園信息平臺(tái)，統(tǒng)觀全校，研發(fā)綜合型的高等院校檔案信息資源管控與運(yùn)用應(yīng)用軟件，且為將來的校際間檔案信息資源互享奠定基礎(chǔ)；亦或在檔案管控軟件和學(xué)校其他各種管控軟件中實(shí)現(xiàn)“無縫對(duì)接”。

其次，立足于深度與廣度層面，全方位提升檔案從業(yè)者的電腦運(yùn)用水平，對(duì)其他新型技術(shù)與新措施的掌握和運(yùn)用水平，及全面處置檔案信息的水平；改進(jìn)單單將電腦當(dāng)做取代手寫與人力查閱的一種載體的情況。

再次，探究和運(yùn)用新技術(shù)措施，把分散在多個(gè)部門的檔案信息資源集中在一起，達(dá)成高等院校檔案信息資源的互享；且為顧客提供規(guī)范的訪問接口，經(jīng)過整合來解決客戶的種種繁雜難題，依照客戶需要，運(yùn)用可以高速計(jì)算的高性能電腦對(duì)相關(guān)信息實(shí)施自動(dòng)剖析、比較等。

2.3 共享高校檔案信息資源

根據(jù)依托網(wǎng)絡(luò)、可共享的高校檔案信息資源的特征以及主要服務(wù)對(duì)象等不同，可將其分為三個(gè)基本層次：

第一個(gè)層次，對(duì)校內(nèi)職能部門及其工作人員可共享高校內(nèi)非涉密的檔案信息資源，以權(quán)限設(shè)定的方式控制內(nèi)部使用；在校園網(wǎng)上可以向校內(nèi)師生員工開放共享可供教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)等所用的以資料性為主的高校檔案信息資源。

第二個(gè)層次，依托于中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)（CERNET）在聯(lián)盟協(xié)議范圍內(nèi)合理、優(yōu)化地配置資源。比如一些上級(jí)文件常常以電子文件的形式下發(fā)，而某些基層部門卻忽視了電子文件的存檔工作，致使一些文件未能及時(shí)歸檔，無法提供利用，兄弟院校之間的資源共享以及與上級(jí)教育管理部門檔案信息資源的共享就可以解決這些問題。

第三個(gè)層次，針對(duì)有社會(huì)需求，并已具備開放共享?xiàng)l件的高校檔案信息資源，尤其是科學(xué)、技術(shù)和文化類檔案信息可以進(jìn)行有效整合并向社會(huì)開放，以創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才

高校檔案信息資源的建設(shè)，需要復(fù)合型的高素質(zhì)檔案工作者，他們應(yīng)具備以下素質(zhì)：第一，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感與事業(yè)心，在工作中能夠發(fā)揚(yáng)求真務(wù)實(shí)和開拓創(chuàng)新的精神；第二，具備較高的檔案專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過檔案專業(yè)正規(guī)教育或繼續(xù)教育，掌握檔案管理學(xué)的相關(guān)理論知識(shí)和技能；第三，熟悉相關(guān)軟件的使用和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等；第四，了解和熟悉高校教學(xué)、科研和黨政管理等各項(xiàng)職能與業(yè)務(wù)活動(dòng)，及其所形成文件材料的基本狀況，并熟悉本校發(fā)展的歷史過程；第五，充分熟悉館藏并具有對(duì)信息進(jìn)行搜集、理解、分析和處理等的綜合能力，能夠?qū)⒛切┥畈卦跈n案實(shí)體中，具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步有益的檔案信息資源從檔案柜中發(fā)掘出來。

3 結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于高校檔案信息資源的建設(shè)，應(yīng)面向用戶服務(wù)，滿足不同用戶的信息需求，提高學(xué)校的服務(wù)質(zhì)量，提升檔案信息管理的地位，給高校檔案事業(yè)帶來活力。

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基金項(xiàng)目：張家口市社科聯(lián)2014年度社會(huì)科學(xué)研究課題“面向張家口地區(qū)服務(wù)的高校檔案信息資源建設(shè)研究（編號(hào)：2014025）”的研究成果。