淺談如何加強熱電廠基建工程項目中檔案資料的監管

王學蘭

摘要 近幾年，各地都建設完成了一批具有一定規模的地方熱電廠，不僅合理利用了當地資源，而且為地方經濟建設和穩定百姓生活做出了貢獻，創造了較好的經濟效益和社會效益。但是，相對于新建、擴建地方熱電廠的規模和效益而言，企業檔案基礎管理工作仍是薄弱環節。目前熱電廠基建工程檔案機構不健全、檔案專業人員配置不到位、檔案管理不規范，給后期檔案整編造成不少困難。因此，對于檔案資料的監管，要明確熱電廠基建檔案的歸檔范圍，克服項目中檔案資料監管的難點，針對檔案監管存在的問題，完善熱電廠基建工程項目中檔案資料監管的應對措施。

關鍵詞 熱電廠基建工程項目 檔案資料 檔案達標 規范管理

一、引言

隨著我國經濟體制和管理體制的建立和改革，檔案工作的管理體制也隨著發生變化。熱電廠基建檔案是熱電廠基建項目有保存價值的文字、圖紙、圖表、音像等各種載體的歷史記錄，它是熱電廠基本建設工作的重要依據。國家安監總廳于2007年3月頒布的《基本建設項目檔案管理辦法》[2007]24號文件指出：項目檔案的完整、準確、系統情況包括項目文件材料的收集、整理、歸檔情況；項目檔案的整理、移交是否符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。

二、基建項目建立檔案的作用

1.基建項目檔案是項目的前期文件經過鑒定、整理并歸檔形成的，反映記錄了整個項目工程建設的全過程和真實面貌。準確、完整、真實的基建檔案是工程進行維護、改建、擴建使用的憑證。不完整、不準確、不系統的檔案在其利用時價值會大打折扣，并會影響其憑證依據作用的發揮，甚至會引起反作用，給工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。

2.參考借鑒的作用。如某單位某部門需要機組安裝的具體位置時，就可以到檔案室查閱相關的竣工圖紙，這時檔案室就發揮了很大的作用，它是工程建設中和竣工驗收時的必備依據，也是為投產后生產運行、檢修、改建和擴建提供重要依據。它是全部檔案的一個重要組成部分，也是進行生產建設和科學研究的必要條件之一。

三、基建項目檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員的管理意識不夠強。各部門和領導對檔案管理重要性的意識不夠，宣傳力度不夠，對行政各部門、工程各部門及各參建單位缺乏相互溝通和交流，具體的職責沒有落實到位。對施工單位的管理沒有做到全程的跟蹤與監督，收集、整理和歸檔工作的滯后，對基建檔案的管理的要求方面存在一定的問題。

2.檔案管理制度不夠完善。規章制度不夠健全，沒有采取規范的管理和操作流程，歸檔資料不符合檔案規范的質量要求。南于工程參建單位較多，基建檔案管理工作不規范、不同意，管理不完善。規章制度不健全。檔案工作標準得不到統一，如歸檔的質量要求不一，內容和格式也不相同等等這些，給基建檔案部門帶來一定的困難。

3.施工單位人員對檔案的意識不夠強。施工單位工作流動性較大，大多數參建單位存在重視工程建設、輕視檔案管理思想，不及時收集、歸檔和移交比較普遍，甚至發生檔案丟失事件，這給檔案工作埋下了隱患。由于參建單位人員流動大，一些人員離開時沒把檔案交接或移交，往往導致檔案丟失，等到要向業主移交時，再進行補做，這失去了檔案的原始性和真實性。因此，自工程建設開始，，就應該要求參建單位按計劃移交檔案。

四、完善熱電廠基建工程項目中檔案資料監管的措施

1.全面提高對基建檔案重要作用的認識。熱電廠具有專業技術水平很高、在高溫高壓高速下運行、生產安全要求很高的特點，其工程質量顯得特別重要，因此其基建檔案也特別重要。首先，檔案驗收是項目驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收；其次，基建檔案能反映工程質量，檔案質量好壞控制了工程項目質量，通過檔案質量管理，可以提高工程項目質量；再次，基建檔案具有很好的開發利用價值，項目的缺陷處理、檢修維修、技術改造等都需要檔案資料作依據。因此，我們要重視宣傳教育，全面提高對基建檔案重要作用的認識，激發參建人員做好檔案工作的主動性、自覺性和積極性，打造一個全員重視檔案工作的局面，為做好基建檔案打下良好的基礎。

2.建立健全各項規章制度。熱電廠基建項目一般具有投資大、技術復雜、建設時間長、參建單位多的特點，其檔案是南項目法人、設計、施工、監理、調試、質量監督、生產單位等在項目建設過程中共同形成，項目法人（業主）是項目建設的組織者，對檔案管理負總的責任，各參建單位按合同的規定均有各閂的責任范圍，因此，項目法人應組織各參建單位共同建立健全各項規章制度，奠定檔案管理的制度基礎。其中，項目法人負責編制的工程文件管理大綱是項目檔案管理的綱領性文件，一定要根據項目的特點和建設管理的實際情況編制。其次明確項目分類和歸檔范圍十分重要，它是做好檔案收集歸檔的基礎，一定要參照國家熱電廠有關標準并根據項目實際情況，認真編制項目分類、歸檔范圍詳表。總之，通過建立健全各項規章制度，為實現項目檔案管理的科學化。標準化、程序華、法制化打下堅實的基礎。

3.加強人員培訓，提高參建單位檔案人員的業務水平。因為各參建單位負責建設項目大部分的檔案收集與歸檔工作，所以參建單位檔案人員的檔案意識和業務水平顯得非常重要，但是由于參建單位人員流動大，其檔案收集與歸檔容易出現人員脫節和業務不精的問題。因此，業主單位要定期對參建單位的檔案人員進行培訓，重點是項目分類、歸檔范圍詳表以及歸檔時間、歸檔要求方面的培訓，以最快的速度提升他們的檔案業務水平。同時，還要請各專業工程師給檔案人員講授項目生產工藝、設備知識和施工程序等，使檔案人員對電廠項目建設過程有深入的了解，確保每道工序都收集到完整真實的記錄，從而確保建設項目檔案的真實性、完整性和系統性。

4.其他配套措施。（1）進一步完善檔案管理制度，實現“統一管理分級負責”。（2）進一步加強檔案規范管理，作好統一協調，加強檔案知識的培訓，不斷提高檔案人員的業務水平。（3）進一步加強企業文化建設，樹立重視檔案管理的氛圍。（4）積極開發利用檔案資源，提高檔案利用率。（5）要經常性編研成果和發布成果，要定期對檔案制度進行必要修編，讓檔案制度與企業的改革和發展同步，讓檔案充分為企業服務。（6）要創造條件發揮檔案人員的積極性，規范獎罰制度，提高積極性。（7）要加強數字化檔案館建設，認真學習數字化檔案的各項流程工作，學會不同格式電子文件轉換、實現現代檔案辦公，實現遠程查閱、遠程查看文件、圖紙等檔案管理知識。

五、結束語

檔案作為對熱電廠基建項目建設過程中重要的記錄載體，是熱電廠在發展過程中的重要財富，能夠完整、準確、系統地反映工程建設的全貌。作為熱電廠檔案工作者，應當牢同樹立檔案工作服務熱電廠發展的意識，不斷的優化檔案管理方法，提升檔案管理質量，使檔案管理工作嚴謹規范、責任落實、科學高效，并能有效滿足電廠建設及生產過程中查閱利用的需要，為電廠的科學發展做出應有的貢獻。因此，加強基本建設檔案資料的管理工作，充分發揮基建檔案資料在熱電廠工程建設、規劃、勘測、設計、施工、管理、科研、抗災、改建、擴建和維修等工作中的重要作用，以確保熱電廠基建檔案完整、準確與安全，促進熱電廠安全生產和經濟效益的提升。