關(guān)于檔案部門引入志愿服務(wù)的思考

袁領(lǐng)娣 成佳秀

摘要：在全面深化改革的社會(huì)背景下，檔案部門引入志愿服務(wù)具有重要意義。檔案部門可在檔案征集、整理、編目編研、展覽講解、宣傳等項(xiàng)目中引入志愿服務(wù)。在引入志愿服務(wù)中，檔案部門需要轉(zhuǎn)變觀念，精心組織志愿服務(wù)活動(dòng)并加強(qiáng)指導(dǎo)，保障志愿者的權(quán)益。

關(guān)鍵詞：檔案部門志愿服務(wù)改革

2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，指出“規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)”。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在2013年12月召開的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上指出“在遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的前提下，把可由社會(huì)組織和志愿者承擔(dān)的一些具體事務(wù)交由社會(huì)組織或志愿者承擔(dān)，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)檢查，以緩解檔案部門人少事多的矛盾?！卑阎驹刚呖梢猿袚?dān)的一些具體事務(wù)交由他們承擔(dān)，是檔案工作改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，有助于完善檔案工作體制機(jī)制，這既順應(yīng)了我國(guó)全面深化改革的總要求，又是檔案部門深入貫徹落實(shí)黨的方針路線的有力表現(xiàn)。

一、檔案部門引入志愿服務(wù)的重要意義

（一）有助于推動(dòng)檔案工作的改革

檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，檔案事業(yè)的發(fā)展需要公眾的參與，志愿服務(wù)作為公眾參與的重要途徑之一，能夠?yàn)闄n案事業(yè)的發(fā)展注入新的活力。目前，我國(guó)僅有少數(shù)的檔案部門將一些具體事務(wù)交由志愿者承擔(dān)。相較而言，國(guó)際上很多國(guó)家的檔案館或檔案學(xué)界都不僅具有志愿服務(wù)意識(shí)，并已經(jīng)進(jìn)入到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展階段。例如，英國(guó)國(guó)家檔案館開展志愿者活動(dòng)已有20余年的歷史，整個(gè)國(guó)家對(duì)志愿者的重要價(jià)值有著深刻的認(rèn)同。此外，美國(guó)檔案界普遍認(rèn)為來自社會(huì)各界做檔案工作的非檔案專業(yè)人士均可稱作“公民檔案工作者”。[1]2010年，美國(guó)國(guó)家檔案館館長(zhǎng)David·Ferriero在博客中倡議“培育公民檔案工作者”，2011年美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站專門開辟了該板塊。

引入志愿服務(wù)，促使檔案部門以更加開放的心態(tài)開展工作，也將推動(dòng)檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，促進(jìn)檔案服務(wù)與志愿服務(wù)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、有機(jī)融合。2014年4月，北京市志愿服務(wù)聯(lián)合會(huì)成立。至今北京市實(shí)名注冊(cè)志愿者200余萬人，注冊(cè)志愿團(tuán)體超過1.5萬個(gè)。志愿者來自各行各業(yè)，各有專長(zhǎng)，把這股社會(huì)力量吸納到檔案部門，將極大增強(qiáng)檔案部門的人員力量，緩解檔案部門人少事多的矛盾。同時(shí)，志愿服務(wù)自愿、無償?shù)胤?wù)他人和社會(huì)，在一定程度上也有助于緩解檔案部門經(jīng)費(fèi)緊張的難題。

（二）開拓了志愿服務(wù)的新領(lǐng)域

開展志愿服務(wù)是一項(xiàng)利國(guó)利民的事業(yè)，志愿服務(wù)工作具有重要而獨(dú)特的作用。檔案部門引入志愿服務(wù)，能夠?yàn)橹驹刚咛峁┮粋€(gè)嶄新的平臺(tái)，使志愿者獲得檔案知識(shí)和技能，并能通過參加檔案培訓(xùn)和活動(dòng)、查閱檔案和資料，增加工作閱歷和經(jīng)驗(yàn)，在檔案工作的舞臺(tái)上增加展示和提高自己的機(jī)會(huì)?？梢哉f，讓志愿者承擔(dān)檔案部門的一些具體事務(wù)，是檔案部門支持和發(fā)展志愿服務(wù)的重要舉措，也為志愿服務(wù)開拓了新領(lǐng)域。

二、檔案志愿服務(wù)的主要項(xiàng)目

結(jié)合國(guó)內(nèi)一些檔案部門已經(jīng)開展的志愿服務(wù)工作，借鑒國(guó)外檔案志愿服務(wù)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為檔案部門主要可在以下幾個(gè)方面引入志愿服務(wù)。

（一）檔案征集

志愿者來源廣泛，能夠?yàn)闄n案館提供有價(jià)值的檔案征集線索，并能夠鼓勵(lì)個(gè)人、家庭及社會(huì)組織將其收藏的有價(jià)值的檔案資料，以捐贈(zèng)、寄存、復(fù)制、有償轉(zhuǎn)讓等形式存放到各級(jí)國(guó)家綜合檔案館中。借助志愿者的力量，檔案館能夠豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，有效滿足社會(huì)多樣化的利用需求。如山東省檔案館制定了檔案征集工作志愿者章程，明確了志愿者的義務(wù)、權(quán)利、獎(jiǎng)懲措施。山東省濰坊市寒亭區(qū)檔案館制定了《寒亭區(qū)檔案征集工作志愿者章程》，并面向社會(huì)招募檔案征集工作志愿者。另外，北京市朝陽區(qū)檔案館在“朝陽記憶工程”中，在全區(qū)范圍內(nèi)以街鄉(xiāng)為單位建立了志愿者隊(duì)伍，不僅開展征集工作還定時(shí)定點(diǎn)主動(dòng)拍攝。

（二）檔案整理

檔案整理屬于具體事務(wù)工作，具有重復(fù)性特點(diǎn)。當(dāng)舉辦重大活動(dòng)形成數(shù)量巨大或需要整理的檔案數(shù)量巨大時(shí)，檔案部門人員緊張的問題尤為凸顯。因此，引入志愿者參與檔案整理工作，將減輕檔案人員的負(fù)擔(dān)，極大地加快檔案整理工作的進(jìn)度，進(jìn)而檔案人員也能以更充沛的精力做好檔案的收集、開發(fā)利用等工作，使檔案資源更好地服務(wù)社會(huì)。2010年，上海世博會(huì)成立了檔案工作志愿者總隊(duì)，由市區(qū)（縣）檔案局（館）檔案工作者及高等院校檔案專業(yè)學(xué)生等共400多人組成，負(fù)責(zé)收集、整理世博會(huì)形成的檔案。2014年，江蘇省常州市有近120萬卷破產(chǎn)關(guān)閉企業(yè)的檔案亟待規(guī)范化整理，僅僅依靠檔案部門的人力，這些檔案需要10年以上才能整理完畢，借助社會(huì)力量進(jìn)行搶救性整理保護(hù)勢(shì)在必行。為此，常州市成立了檔案志愿者分會(huì)，截至2014年6月已有88名成員，參與對(duì)這批檔案的規(guī)范化整理工作。此外，2014年，北京聯(lián)合大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)師生作為志愿者，完成了北京市志愿服務(wù)聯(lián)合會(huì)檔案的整理工作。

（三）檔案編目編研

在2014年12月召開的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上，楊冬權(quán)指出，“要利用網(wǎng)絡(luò)組織檔案工作志愿者進(jìn)行開放檔案的編目、關(guān)鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊(duì)伍”，進(jìn)一步明確了檔案志愿服務(wù)的內(nèi)容。對(duì)開放檔案進(jìn)行編目、關(guān)鍵詞著錄這項(xiàng)較為細(xì)致的事務(wù)性工作，可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式提供志愿服務(wù)，這樣時(shí)間和方式將更加便捷和靈活，便于參與。由于志愿者具有不同的專業(yè)和工作背景，不僅能夠?yàn)闄n案編研提供更多的思路，吸引專家、學(xué)者、教師等參與，更能夠提升編研成果的質(zhì)量。例如，英國(guó)在中世紀(jì)王室憲章著錄項(xiàng)目中招募志愿者參與，志愿者可提供網(wǎng)上志愿服務(wù)，給文件添加關(guān)鍵詞等。[2]

（四）檔案展覽講解

檔案部門從事檔案展覽工作的人員，側(cè)重于檔案資料的研究和信息資源的開發(fā)利用，一般沒有專職的講解員。志愿者擔(dān)任展覽講解員，能夠從公眾的角度以更加通俗的語言講解檔案中蘊(yùn)藏的故事，拉近公眾與檔案的距離，更好地發(fā)揮檔案的社會(huì)教育功能。2010年，北京市檔案館聘請(qǐng)北京聯(lián)合大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生作為志愿者，擔(dān)任檔案展覽講解員，他們的講解受到了觀眾的好評(píng)。[3]四川省遂寧市檔案局（館）組建愛國(guó)主義教育基地講解員志愿者隊(duì)伍，40名教師及學(xué)生成為首批志愿者講解員。國(guó)外也有相似案例，例如華盛頓特區(qū)檔案館公民檔案工作者可提供專題講解服務(wù)。

（五）檔案宣傳

志愿者是社會(huì)公眾的一部分，通過參與檔案志愿服務(wù)活動(dòng)，學(xué)習(xí)了檔案知識(shí)、了解了檔案工作后，他們可以向自己的家人、同學(xué)、同事、朋友傳播檔案知識(shí)，宣傳檔案法律法規(guī)，增加公眾對(duì)檔案、檔案工作、檔案人員、檔案部門的了解，擴(kuò)大檔案宣傳的受眾面，增強(qiáng)檔案意識(shí)，為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供強(qiáng)大的輿論支持。借助志愿者向公眾傳遞檔案信息，加強(qiáng)檔案知識(shí)的社會(huì)普及，培養(yǎng)和提高公眾的參與意識(shí)，鼓勵(lì)和吸引更多的人參與檔案事務(wù)，架起檔案部門與公眾之間溝通的橋梁，使檔案宣傳更具靈活性和親民性，為開展檔案宣傳帶來了全新的視角。例如，2014年6月，在福建省寧德市壽寧縣檔案局組織的“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)中，來自學(xué)校的6位志愿者為配合該活動(dòng)的開展，發(fā)放了檔案宣傳材料。

三、檔案部門需要注意的幾個(gè)問題

（一）轉(zhuǎn)變觀念

引入志愿服務(wù)，是檔案部門的一項(xiàng)改革。要用改革的精神，自覺破除那些不適應(yīng)改革的觀念和束縛，主動(dòng)引入，積極發(fā)揮志愿者的作用，把志愿服務(wù)作為推動(dòng)檔案工作的重要抓手，將志愿者參與檔案部門工作作為檔案事業(yè)的重要組成部分。

（二）精心組織

檔案部門應(yīng)學(xué)習(xí)了解并自覺遵守國(guó)家及本地區(qū)志愿服務(wù)的有關(guān)規(guī)定，將引入志愿服務(wù)工作納入本地區(qū)志愿服務(wù)工作的范疇；建立相關(guān)制度，明確提供志愿服務(wù)的崗位、招募志愿者的標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)志愿者的工作要求和管理措施等；在本地區(qū)志愿服務(wù)網(wǎng)站上發(fā)布志愿服務(wù)需求，或與文明辦、團(tuán)委等部門或高等院校、志愿者組織進(jìn)行聯(lián)系以招募志愿者；加強(qiáng)對(duì)志愿者的上崗培訓(xùn)，使其掌握必要的檔案工作知識(shí)與技能，能夠勝任志愿服務(wù)崗位的工作；對(duì)志愿者的服務(wù)進(jìn)行及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的記錄。

（三）加強(qiáng)指導(dǎo)

志愿者隊(duì)伍往往是松散的、自發(fā)的，因此流動(dòng)性較強(qiáng)。檔案部門在引入志愿服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的監(jiān)督指導(dǎo)與檢查，與志愿者簽訂書面協(xié)議，明確志愿服務(wù)的內(nèi)容、時(shí)間和地點(diǎn)、參加志愿服務(wù)的條件和職責(zé)、風(fēng)險(xiǎn)保障措施、志愿者責(zé)任的免除以及需要說明的其他事項(xiàng)等內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)志愿者的管理和引導(dǎo)，規(guī)范志愿服務(wù)參與檔案事務(wù)的工作，推動(dòng)檔案志愿服務(wù)工作的常態(tài)化、制度化和規(guī)范化。

（四）保障權(quán)益

檔案部門要充分尊重志愿者，切實(shí)保障志愿者的合法權(quán)益，為檔案志愿服務(wù)活動(dòng)提供必要的物質(zhì)保障及安全、衛(wèi)生條件，不安排志愿者從事超出約定范圍內(nèi)的志愿服務(wù)活動(dòng)，并形成志愿服務(wù)回饋制度。比如，志愿者利用參加志愿服務(wù)的工時(shí)，可便捷享受檔案部門提供的檔案業(yè)務(wù)書籍及學(xué)習(xí)資料、參觀檔案展覽、參加檔案講座和活動(dòng)等，以激發(fā)志愿者更好地參與到檔案志愿服務(wù)活動(dòng)中來。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1][2]閆靜.英國(guó)“檔案志愿者”和美國(guó)“公民檔案工作者”的思考[J].中國(guó)檔案，2013（9）.54-55.

[3]王海燕.關(guān)于志愿服務(wù)進(jìn)檔案館的探討[J].北京檔案，2012（12）.16-18.