房地產項目文件歸檔的困境與出路芻議

楊曉平

摘要：為了確保房地產項目文件歸檔能夠達到完整、齊全、系統的要求，本文從文件形成單位的歸檔內容出發，分析房地產項目檔案工作中經常出現的歸檔工作職責不分明、依托執行難、檔案工作與工程進度不同步、人員更換頻繁等困境，提出落實檔案管理職責、加強檔案學習、三種檔案收集方法把控過程、完善“紙質、電子、照片、錄像”文件歸檔工作等建議，使房地產項目檔案工作不僅能走出歸檔困境，還能有序、高效地完成房地產項目文件歸檔任務。

關鍵詞：房地產項目文件歸檔困境與建議

一套完整、齊全、系統的房地產項目檔案記錄了整個房建項目從立項、審批、勘察、設計、施工至竣工的全過程，也是日后項目維修、改擴建的重要記錄憑證。可以說，房建檔案不僅服務于項目開發建設，更在城建檔案、企業檔案的規定要求下發揮著舉足輕重的作用。

工期有計劃、設計合理、監理到位、施工有序的房建工程會留下珍貴的檔案信息。相反，一項急于交付使用而設計有誤、資金不到位的房建工程很容易出現各方相互推諉的現象，進而影響房地產項目文件（以下簡稱房建文件）的齊全完整。做好房建文件的歸檔工作，將各方工作成果有效地體現在紙質、電子檔案等載體上，為各類資金使用留下證明文件，體現了房地產企業協調各方做好檔案工作的水平；它的有效利用，還可以避免經濟損失、重復投入等。

一、房建文件的歸檔內容

從文件的形成單位分析，房建文件歸檔內容共由以下四部分組成：

由房地產企業（建設單位）主導形成的工程準備階段文件（立項文件、勘察/測繪文件、招投標/合同文件、開工審批文件）和竣工驗收文件（建設工程質量、規劃、環保、節能等驗收備案表，建設工程檔案驗收合格證等）是項目開工、竣工驗收的重要依據性文件，這些文件應分階段整理組卷，待竣工后3個月內向當地城建檔案館和房地產企業檔案室移交。

設計單位形成的設計文件，主要是總體規劃設計、方案設計、初步設計及其報批文件、技術設計、施工圖設計及審查批準書等文件材料，應在設計任務完成后及時整理，向房地產企業檔案室移交。而根據當地城建檔案館要求，一些重要設計文件放入項目開工、竣工驗收文件后，則需要建設單位整理成冊并向當地城建檔案館移交。

監理單位形成的監理文件，包括監理規劃、監理細則、監理月報、監理會議紀要、工程開工/復工報審表、質量事故報告及處理意見、竣工結算審核意見書、工程延期報告及審批、監理竣工總結、質量評估報告等資料。這些文件由監理單位整理成冊向當地城建檔案館和房地產企業檔案室移交。

施工單位形成的施工文件包括（施工技術管理記錄、產品質量證明文件與檢驗報告、施工記錄、施工試驗報告/檢測報告、質量驗收記錄等）和竣工圖（綜合竣工圖、專業竣工圖、室外專業竣工圖）。這些文件由施工單位整理成冊向當地城建檔案館和房地產企業檔案室移交。

二、房建文件的歸檔困境

房建文件歸檔工作需要參建各方齊心協力才能完成。各方協作、執行歸檔內容和要求因所涉環節眾多、所涉主體復雜，使房建文件很容易陷入歸檔困境。

（一）四方職責不分明

房建工程需要建設、設計、監理、施工等單位一起才能完成。若其中一方在工程建設過程中所承擔的檔案管理責任不明確或者執行不到位，都會影響整個項目文件歸檔工作。尤其是作為建設單位的房地產企業，很多時候會側重工程施工進度和銷售住房、商鋪等經營活動，加之企業檔案管理制度不完善，沒有針對該項目的檔案工作實施細則，對參建各方檔案管理的指導力度不夠等，這些都將造成建設、設計、監理、施工四方檔案管理上的困擾；而設計、監理、施工等參建單位則過多考慮各自的經濟利益，不及時收集和整理建設中產生的文件資料，導致房建文件歸檔不齊全、份數不夠等，都將直接影響房建檔案的齊全完整、竣工驗收和日后的正常使用。

（二）三方依托難于統一標準

房地產項目檔案工作需要建設單位與監理單位、施工總承包單位相互配合、相互依托、共同完成。但是，在房地產項目中，建設單位、監理單位、施工總承包單位有時會有不同的執行標準，而且還存在著部分單位因為不重視房地產項目，而根本沒有相應的執行標準。由于三方執行項目的標準不統一，使得歸檔的房建文件也標準不統一，為以后的檔案工作帶來困難。

（三）檔案工作、工程建設兩不同步

房地產項目建設初期，新項目班子剛建立，領導的主要精力都放在抓設計進度上，檔案管理工作可能排不上日程；等到各方投入生產了，才發現前期堆積了很多開工的基礎資料，這樣會無從下手或者造成相關資料的丟失。而在工程建設期間，各施工單位忙于搶工期，日夜奮戰在工地現場上，沒有時間寫施工日志、做好施工技術資料，疏忽了工程資料的形成、收集和整理，到竣工時像寫“回憶錄”般整理檔案，這樣檔案工作既跟不上工程建設，歸檔的房建文件的完整性、準確性等又無法得到保證。

（四）檔案人員不能貫穿工程始終

對于一個需要幾年甚至更長時間才能完成的房建項目，各參建單位很難保證由一個專業過硬的檔案人員貫穿始終。檔案人員的更換、檔案人員的責任意識不強都會讓文件流失的幾率增大；有時一個檔案人員剛培養起來又要兼做現場質檢工作，例如電梯進場開箱驗收時，檔案人員應該拍照并做好照片檔案收集工作，但是質檢工作因水泥齡期已到需要送檢，檔案人員需要兼顧相關方面的工作，便不能有條不紊地進行照片檔案收集工作，因此會造成歸檔文件的不完整、不準確與不系統。

三、房建文件的歸檔建議

從房建文件歸檔困境看，從上至下的歸檔錯亂就像一個“倒三角”使歸檔工作變得混亂。因此，筆者提出四點建議將“倒三角”歸檔困境較好地修正為“正三角”歸檔順境，如下圖所示。

（一）一明職責：明確各方職責

針對“四方職責不分明”，筆者建議從建設單位開始明確檔案管理職責。房地產企業是項目建設各項工作（包括檔案管理工作）的指揮者和組織者，對整個房建檔案工作負有組織、監督、協調和指導的職責，應在企業管理制度中明確檔案部門的管理職責，建立符合房地產企業經營發展的檔案管理制度，并監督、指導各參建單位移交檔案資料。根據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程文件歸檔整理規范》等規范要求，勘察、設計、施工、監理和材料、構件及設備供應單位應當明確各自職責范圍或合同約定房建文件的整理、歸檔工作。在施工期間，監理單位以會議紀要形式要求各工程單位按施工計劃、施工節點形成施工文件，施工總承包單位負責協調檔案具體任務。此外，監理牽頭建設、設計、施工等單位，每月對現場各施工單位的文件進行檢查，在施工節點還要驗收。在檢查中，將發現的問題及時以工作聯系單的形式，反饋給各相關施工單位整改并完善，然后上報房地產企業檔案室備案。若發現較為嚴重的問題，則由房地產企業檔案室直接發出資料整改通知單，收到單據的施工單位限期進行整改。這樣不僅可以保證檔案工作跟得上工程的進度，也保證了房建檔案的完整、齊全、系統。

（二）二點結合：業務指導與繼續教育相結合

筆者認為，在明確落實工作任務和責任后，房地產企業的檔案人員應多組織設計、監理、施工單位學習檔案法律法規及房地產企業檔案管理制度，使檔案人員把握檔案理論的前沿；有條件的情況下，還可以組織監理、施工單位參觀一些知名企業的房建檔案，感知榜樣單位的檔案工作業績也是鞭策企業完善檔案管理的手段。在項目建設中，房地產企業的檔案人員要深入項目，開展檔案業務指導工作，增強各單位相關人員的檔案工作意識。此外，檔案人員或駐場監理（兼職檔案人員）還可以通過檔案培訓、繼續教育等方式不斷擴大知識面，例如在項目竣工階段，聯系設計單位給施工單位做“怎樣編制竣工圖”的培訓，這樣不僅優化了檔案人員的知識結構，還提高了竣工圖的歸檔質量。

（三）三種收集：善用針對性、分階段、強制性收集方法

房建檔案工作貫穿項目建設的全過程，文件的形成、積累和歸檔應納入到項目建設計劃中，建議根據項目建設計劃采用不同的檔案收集方法。

對于一些建設周期短的工程，建議檔案人員或駐場監理（兼職檔案人員）采取針對收集方法，主動了解工程進度，督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、收集的檔案質量較高。

對于一些建設周期長的工程，建議檔案人員或駐場監理（兼職檔案人員）采取分階段收集方法，根據工程節點積極主動與施工、設計等單位聯系，了解工程進度，及時檢查、催收各節點形成的資料，這樣能有效地保證房建檔案的連續性、完整性。

對于某些人員分散、臨時施工機構較多的小項目，檔案人員還可以向公司建議采用適當收取檔案押金或者工程保證金的強制性收集法。例如一項供電及電表安裝工程，施工單位先繳納小額資料押金，等供電驗收后、檔案移交城建檔案館和房企檔案室后返還此筆押金。這種方法對一些特定的、內部較復雜的施工單位具有約束力，便于避免非人為因素而導致的檔案資料流失。

（四）四抓要求：始終抓好紙質、電子、照片、錄像歸檔工作

在房建項目中，為了保證檔案的完整性、齊全性、系統性，除了要嚴格執行國家規范和房企檔案管理制度以外，還要抓好紙質、電子、照片、聲像等不同載體的歸檔工作。特別是隨著計算機技術的廣泛應用以及信息化建設的快速發展，房建項目的電子、照片、錄像等文件不僅反映房建項目的內在質量，更是對已交付項目驗收、管理、鑒定等的直接憑證。因此，在房建項目中，除了積極、有序推進房建文件歸檔工作外，還要高度重視房建項目中的電子、照片、錄像等文件的歸檔工作，并在整個房建項目的過程中常抓不懈。

作為資金密集、風險較高的房地產行業，科學全面地做好房建檔案歸檔工作更要發揮其貫穿項目投資、設計、建設、維護的憑證作用。今后，房建檔案工作只有不斷總結經驗、與時俱進、開拓創新，才能更好地適應社會經濟建設發展的需要。

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