VMI在醫(yī)院醫(yī)用耗材管理中的應(yīng)用

文宏瓊　寧少群

[摘 要]醫(yī)用耗材庫(kù)存管理是醫(yī)院開展醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)，如何提高各類醫(yī)用耗材管理的科學(xué)性和合理性，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，降低材料庫(kù)存量，減少占用資金和損耗風(fēng)險(xiǎn)，有效控制成本，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，改善管理水平，保證產(chǎn)品質(zhì)量，滿足臨床需求，是醫(yī)院探索和待解決的問題。近年來，玉林市第一人民醫(yī)院結(jié)合自身特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)行工作中所遇的問題提出自己創(chuàng)造性的方法與改善，運(yùn)用VMI在醫(yī)用耗材中進(jìn)行庫(kù)存管理，經(jīng)過半年多的運(yùn)行醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益明顯提高，成本大幅度下降，實(shí)現(xiàn)真正零庫(kù)存，收到良好效果。

[關(guān)鍵詞]VMI；醫(yī)用耗材；庫(kù)存管理

VMI是Vendor Managed Inventory的縮寫，可以譯為“供應(yīng)商管理庫(kù)存”；VMI是一種以用戶和供應(yīng)商雙方都獲得最低成本為目的，在一個(gè)共同的協(xié)議下由供應(yīng)商管理庫(kù)存，并不斷監(jiān)督協(xié)議執(zhí)行情況和修正協(xié)議內(nèi)容，使庫(kù)存管理得到持續(xù)地改進(jìn)的合作性策略。

1 VMI在醫(yī)院醫(yī)用耗材管理中應(yīng)用的意義、必要性、國(guó)內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)

1.1 VMI在醫(yī)院醫(yī)用耗材管理中應(yīng)用的意義、必要性

醫(yī)院在為社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)的過程中，具有與企業(yè)相同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)，受社會(huì)客觀規(guī)律的制約，既有投入也有所得。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的核心在于流動(dòng)資金的管理，造成資金緊張有多方面的原因，而其中醫(yī)用耗材庫(kù)存量大小，影響著流動(dòng)資金的合理占用和使用效率。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的核心環(huán)節(jié)是流動(dòng)的資金具有占用時(shí)間短、周轉(zhuǎn)快、易變現(xiàn)等特點(diǎn)。在醫(yī)用耗材管理中實(shí)施VMI模式，有效地減少庫(kù)存量，提高庫(kù)存管理效率，降低倉(cāng)儲(chǔ)成本和損耗風(fēng)險(xiǎn)，使流動(dòng)資金高效地周轉(zhuǎn)，對(duì)減少醫(yī)院經(jīng)營(yíng)成本有著重要意義。

2012年我院財(cái)務(wù)總收入6.798億元，同比增長(zhǎng)22.89%，2013年財(cái)務(wù)總收入8.096億元，同比增長(zhǎng)19.09%。在物資管理方面，醫(yī)用耗材2012年采購(gòu)量996萬元，2013年采購(gòu)量1124萬元，隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)，采購(gòu)金額比例呈現(xiàn)逐年增加的趨勢(shì)。目前我院高值醫(yī)用耗材基本實(shí)行零庫(kù)存管理，低值醫(yī)用耗材仍然占用醫(yī)院大量的流動(dòng)資金。在實(shí)施VMI之前，我院與供應(yīng)商之間交易的流程是由采購(gòu)部門根據(jù)臨床科室申購(gòu)的品種，參考中標(biāo)價(jià)格，選出最適合自己的供應(yīng)商后進(jìn)行相應(yīng)的采購(gòu)。供應(yīng)商憑借連續(xù)跟蹤醫(yī)院的庫(kù)存狀態(tài)，快速地響應(yīng)臨床的需求。為了提高庫(kù)存管理的有效性，我院通過實(shí)施VMI，降低供應(yīng)鏈庫(kù)存費(fèi)用，避免醫(yī)用耗材缺貨，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，實(shí)現(xiàn)雙方互贏互利，以最低的采購(gòu)成本滿足醫(yī)療活動(dòng)經(jīng)營(yíng)周轉(zhuǎn)的需要，創(chuàng)建高效低成本的醫(yī)院全面運(yùn)營(yíng)管理體系很有必要。

1.2 VMI在醫(yī)院醫(yī)用耗材管理的國(guó)內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)

供應(yīng)商管理庫(kù)存（Vendor Managed Inventory，VMI），是體現(xiàn)集成化管理思想的一種庫(kù)存管理方式。這種庫(kù)存管理方式改變了傳統(tǒng)的庫(kù)存管理模式，其基本思想在于將庫(kù)存向供應(yīng)商開放，供應(yīng)商在醫(yī)院的授權(quán)下設(shè)立庫(kù)存，擁有庫(kù)存的控制權(quán)，代醫(yī)院管理庫(kù)存，充分適應(yīng)市場(chǎng)的需求，是一種新的庫(kù)存管理思想。

自從20世紀(jì)90年代中期大型超市首次運(yùn)用VMI模式后，VMI被認(rèn)為是一種能夠非常成功地減少庫(kù)存成本的管理方式，因此在庫(kù)存管理中VMI變成最重要的庫(kù)存管理方式之一。目前，VMI已經(jīng)在PHILIP、沃爾瑪、IBM等大型跨國(guó)公司得到了廣泛的應(yīng)用并獲得了極大的收益。最近國(guó)內(nèi)企業(yè)也掀起了研究和應(yīng)用VMI的高潮。然而，VMI在國(guó)內(nèi)的應(yīng)用還不成熟，仍處于探索階段，并且主要應(yīng)用于供應(yīng)商和制造商、供應(yīng)商和分銷商之間，在醫(yī)療行業(yè)應(yīng)用得還很少，但就庫(kù)存管理長(zhǎng)期發(fā)展而言，VMI思想在醫(yī)療行業(yè)的應(yīng)用將是必然的趨勢(shì)。

目前國(guó)內(nèi)醫(yī)用耗材物流管理現(xiàn)狀存在采購(gòu)流程單一、供應(yīng)與庫(kù)存的矛盾、物流管理技術(shù)滯后的特點(diǎn)。在采購(gòu)流程方面，醫(yī)院耗材采購(gòu)絕大部分通過供應(yīng)商來完成，中間環(huán)節(jié)較多，存在相當(dāng)一部分二級(jí)乃至三級(jí)經(jīng)銷商，增加了采購(gòu)成本；在供應(yīng)與庫(kù)存方面，隨著醫(yī)院經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，新增耗材種類增多，帶來了管理不便，導(dǎo)致過量庫(kù)存增加了倉(cāng)儲(chǔ)成本占用大量資金，增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；在物流管理方面，由于信息化、自動(dòng)化程度較低，響應(yīng)時(shí)間較長(zhǎng)，規(guī)模化、專業(yè)化程度不高，導(dǎo)致物流成本較高。醫(yī)用耗材使用量大、覆蓋面廣、品種多、規(guī)格型號(hào)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，造成管理難度大。醫(yī)用耗材大體上可以分為低值耗材和高值耗材，由于高值耗材價(jià)格高、用量相對(duì)少，大部分醫(yī)院都采用虛擬采購(gòu)的形式，按照高值耗材的分類，定期進(jìn)行集中采購(gòu)，通過對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)審驗(yàn)、價(jià)格談判、跟標(biāo)等，統(tǒng)一制定醫(yī)院高值耗材供應(yīng)目錄庫(kù)，目錄力爭(zhēng)涵蓋可能使用的多種不同耗材，簽訂采購(gòu)意向書，確定供貨商和最終價(jià)格，作為今后實(shí)際采購(gòu)使用的依據(jù)，基本上庫(kù)存量少、占用資金小。但低值耗材相對(duì)高值耗材而言價(jià)格低，使用量大，覆蓋面廣，往往采用集中采購(gòu)模式，醫(yī)院物資庫(kù)房在僅局限于財(cái)務(wù)管理框架下的運(yùn)行方式，與日益發(fā)展的醫(yī)療技術(shù)和擴(kuò)張的醫(yī)院規(guī)模不相適應(yīng)，倉(cāng)庫(kù)只管賬物相符，普遍出現(xiàn)采購(gòu)物資的過剩、積壓、淘汰、缺貨等情況，造成占用資金多，物資消耗的運(yùn)行成本高。在不影響臨床需求的前提下，盡量減少庫(kù)存、合理確定經(jīng)濟(jì)批量、降低采購(gòu)單價(jià)、降低醫(yī)療成本、加快資金周轉(zhuǎn)等，必然引起醫(yī)院管理人員的高度重視，也是醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下尋求發(fā)展的必然趨勢(shì)。我院根據(jù)VMI已經(jīng)在PHILIP、沃爾瑪、IBM等大型跨國(guó)公司廣泛的應(yīng)用模式，改變現(xiàn)有的醫(yī)用耗材物流管理方式，研發(fā)供應(yīng)商管理庫(kù)存（Vendor Managed Inventory，VMI）模塊軟件系統(tǒng)，整合現(xiàn)有的醫(yī)用耗材供應(yīng)源，探索醫(yī)用耗材管理新的模式，使供需雙方的成本都獲得減少，滿足醫(yī)療活動(dòng)經(jīng)營(yíng)周轉(zhuǎn)的需要，是醫(yī)院物資管理中較好的新模式。

2 目前醫(yī)院醫(yī)用耗材庫(kù)存管理的現(xiàn)狀

2.1 采購(gòu)管理

醫(yī)院采購(gòu)管理部門采購(gòu)物資時(shí)，重采購(gòu)，輕管理，往往以經(jīng)驗(yàn)管理代替存貨成本管理。對(duì)采購(gòu)的物資可行性和效益分析不夠重視。計(jì)劃預(yù)測(cè)不準(zhǔn)，與實(shí)際用量相差甚遠(yuǎn)，經(jīng)常補(bǔ)貨、借貨從而造成庫(kù)存物資大量積壓，占用了大量的流動(dòng)資金，影響了資金的周轉(zhuǎn)速度。在傳統(tǒng)的庫(kù)存管理模式下，供應(yīng)商通過醫(yī)院采購(gòu)計(jì)劃來確定自己需要的物資和數(shù)量。醫(yī)院只有在有需求的條件下，才將采購(gòu)計(jì)劃傳送給供應(yīng)商，不會(huì)和供應(yīng)商共享其需求和存貨信息。計(jì)劃的投放時(shí)間和數(shù)量大小，以及計(jì)劃的需求時(shí)間全部由醫(yī)院確定，供應(yīng)商只能被動(dòng)地接受計(jì)劃。

2.2 庫(kù)存管理

采購(gòu)工作與庫(kù)存管理權(quán)限、職責(zé)不夠明確，職能非常分散。采購(gòu)工作由庫(kù)存管理人員直接代辦，有些經(jīng)辦人員缺乏責(zé)任心，易產(chǎn)生走過場(chǎng)現(xiàn)象，致使采購(gòu)工作和庫(kù)存管理環(huán)節(jié)相當(dāng)薄弱。醫(yī)院內(nèi)部科室成本核算不夠完善，各領(lǐng)用科室沒能明確專門的物資管理人員；不需要用的部分物資隨意轉(zhuǎn)移，醫(yī)院上下級(jí)或同級(jí)之間的調(diào)入、轉(zhuǎn)出缺乏必要的劃轉(zhuǎn)手續(xù)，造成醫(yī)院物資管理混亂，物資流失責(zé)任不明。醫(yī)療科室希望多招收醫(yī)務(wù)人員以減輕工作量，而領(lǐng)用的耗材卻沒有相應(yīng)完善的內(nèi)部成本控制，結(jié)果耗費(fèi)了大量的人力、物力卻沒有提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，投入大于產(chǎn)出。實(shí)行“以領(lǐng)代支”模式確認(rèn)科室成本。

2.3 財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)部門和庫(kù)存管理部門各自為政，財(cái)務(wù)部門管賬不管物，庫(kù)存管理部門只管物明細(xì)賬卻缺乏必要的財(cái)務(wù)知識(shí)。部門之間信息溝通不夠，影響財(cái)務(wù)成本核算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率及醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展分析決策數(shù)據(jù)。

3 VMI在醫(yī)院物資管理中的應(yīng)用

（1）開發(fā)VMI信息管理平臺(tái)。研發(fā)VMI模塊信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)成本一體化的管理，使醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息充分共享。

（2）醫(yī)院遴選供應(yīng)實(shí)力大、信譽(yù)好的供應(yīng)商、核定配送物資有關(guān)證件及價(jià)格，簽訂協(xié)議并具體實(shí)施VMI。

（3）VMI進(jìn)行物資計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存管理。在VMI模式下，供應(yīng)商負(fù)責(zé)訂單的投放，醫(yī)院只提供需求預(yù)測(cè)和要貨申請(qǐng)，供應(yīng)商可以實(shí)時(shí)地了解醫(yī)院的庫(kù)存水平，也可以掌握醫(yī)院存貨的消耗時(shí)間，地點(diǎn)和數(shù)量。訂單的投放時(shí)間和訂單批量大小由供應(yīng)商確定，并按照客戶需求日期進(jìn)行補(bǔ)貨。供應(yīng)商根據(jù)雙方的協(xié)議，確定庫(kù)存計(jì)劃。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過程管理，管理到采購(gòu)的量、價(jià)、質(zhì)，體現(xiàn)出最優(yōu)化的采購(gòu)流程。供應(yīng)商和醫(yī)院雙方都參與到庫(kù)存管理中去，使供需雙方共享庫(kù)存信息，對(duì)物資存儲(chǔ)的高低限進(jìn)行控制，并實(shí)時(shí)報(bào)警，降低物資存量水平，減少庫(kù)存資金占用；進(jìn)行多級(jí)庫(kù)房管理，對(duì)于供應(yīng)室、手術(shù)室、檢驗(yàn)科等材料消耗大戶的材料進(jìn)行有效管理，并監(jiān)控材料的消耗、使用和收費(fèi)，體現(xiàn)實(shí)耗實(shí)銷管理方式，使得成本核算更為準(zhǔn)確，符合責(zé)權(quán)發(fā)生制。

（4）醫(yī)院實(shí)行網(wǎng)上物資請(qǐng)領(lǐng)、統(tǒng)一配送。醫(yī)院信息管理部門設(shè)定科室網(wǎng)上的局域信息，對(duì)各科室消耗材料每天的實(shí)際使用量進(jìn)行審核，對(duì)于已使用的材料及時(shí)給予補(bǔ)充；臨時(shí)急用材料由科室申請(qǐng)。各使用科室通過VMI信息系統(tǒng)物資請(qǐng)領(lǐng)申請(qǐng)物資，倉(cāng)管員打印出庫(kù)單，經(jīng)物資配送人員審核實(shí)發(fā)物品，由配送人員將物資配送至各病區(qū)，科室物資主管驗(yàn)收并在出庫(kù)單上手工簽名確認(rèn)。由于無須醫(yī)護(hù)人員往返倉(cāng)庫(kù)，而統(tǒng)一由配送人員配送，可節(jié)省科室大量的時(shí)間，使后勤服務(wù)工作更加落實(shí)到位，真正做到了將“醫(yī)護(hù)人員還給病人”。

（5）VMI的賬務(wù)結(jié)算。供應(yīng)商管理庫(kù)存模式，意指供應(yīng)商與醫(yī)院，兩者共享醫(yī)院的庫(kù)存數(shù)據(jù)及需求預(yù)測(cè)，供應(yīng)商根據(jù)需求預(yù)測(cè)對(duì)客戶進(jìn)行連續(xù)補(bǔ)貨，醫(yī)院每月以其最終用量對(duì)供應(yīng)商結(jié)算并付款，未耗掉的庫(kù)存仍算供應(yīng)商的庫(kù)存。加快供應(yīng)商周轉(zhuǎn)資金，有利醫(yī)院及時(shí)開展醫(yī)療業(yè)務(wù)。

4 VMI在醫(yī)院物資管理的效果

4.1 形成財(cái)務(wù)成本一體化

VMI采用財(cái)務(wù)成本一體化的理念，通過系統(tǒng)集成數(shù)據(jù)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬自動(dòng)進(jìn)行分類、分科、分項(xiàng)目的多維度核算，并在會(huì)計(jì)核算處理直接生成會(huì)計(jì)憑證的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院科室成本、項(xiàng)目成本等數(shù)據(jù)的核算處理，使醫(yī)院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與成本核算與控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有機(jī)集成，為醫(yī)院解決了管理信息“孤島”，提高效率，降低資源耗費(fèi)，全方位掌握醫(yī)院管理信息，為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有效的分析決策數(shù)據(jù)。

4.2 實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存

通過VMI服務(wù)，能夠有效地減少我院醫(yī)用耗材庫(kù)存量，提高庫(kù)存管理效率，降低倉(cāng)儲(chǔ)成本和損耗風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存、零損耗的目標(biāo)；同時(shí)能夠幫助供應(yīng)商縮短供貨相應(yīng)時(shí)間，提高資金周轉(zhuǎn)效率，降低交易風(fēng)險(xiǎn)與交易成本；與供應(yīng)商建立更為密切的合作關(guān)系，提高需求的響應(yīng)度，增強(qiáng)供應(yīng)鏈的持續(xù)改進(jìn)能力。這種VMI管理模式在國(guó)內(nèi)同行業(yè)內(nèi)領(lǐng)先，是醫(yī)院物資管理中較好的新模式。

4.3 VMI在醫(yī)院物資管理中產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益

①減少物資庫(kù)存量，提高存貨周轉(zhuǎn)率。②優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少內(nèi)部作業(yè)成本。③降低采購(gòu)訂單、發(fā)票、付款、運(yùn)輸、收貨等交易成本。④與供應(yīng)商建立更為密切的合作關(guān)系，提高需求的響應(yīng)度。

4.4 VMI在醫(yī)院物資管理中產(chǎn)生的社會(huì)效益

醫(yī)院能夠以最低的采購(gòu)成本滿足醫(yī)療活動(dòng)經(jīng)營(yíng)周轉(zhuǎn)的需要，創(chuàng)建高效低成本的醫(yī)院全面運(yùn)營(yíng)管理體系，增強(qiáng)醫(yī)院在醫(yī)療市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，將產(chǎn)生良好的社會(huì)效益。

總之，醫(yī)院物資管理通過VMI的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了真正零庫(kù)存，加快了資金周轉(zhuǎn)率，降低了管理成本，既減少了占用資金和損耗，又能滿足臨床需求。零庫(kù)存物資管理優(yōu)勢(shì)明顯，利大于弊，但是也對(duì)操作人員提出更高要求，管理人員必須業(yè)務(wù)嫻熟，對(duì)VMI信息管理掌握熟練，責(zé)任心強(qiáng)，才可以化弊為利。