淺析辦公自動化管理系統

王靖

當今社會，人們的工作生活節奏不斷加快，人們也越來越向往更高效的工作方式，尤其在公司企業中，減少無謂的開支與節省工作成本依然成為衡量企業的標準之一，而辦公自動化管理系統就應運而生了。例如，當公司領導需要下達工作指令，則不再像從前一樣以紙質指令為形式，一級一級傳達下去，只需要在系統中輸入相關指令，各部門就能獲得指令，這樣既節約了工作成本，也使得指令有效地傳達到了每一個人。快捷的辦公自動化管理系統通過其不同的功能，在公司中發揮著不同的作用。正如每一位員工在這個公司機器中扮演著不同的零件一樣，辦公自動化管理系統就是各個零件之間，零件與發動機直接傳遞能量的紐帶。

辦公自動化管理系統主要以對企業中相關人事、通知、會議、活動等進行管理，針對不同崗位的工作人員提供不同的權限。系統主要為普通員工、事務管理員及系統管理員三種角色提供服務，提供只讀、讀寫、系統三種權限。普通員工通過自己的注冊用戶進入系統，查看相關的通知、考勤及獎懲等情況，能進行請假等活動，不具備修改的權限，事務管理員通過系統將相關通知、考勤及獎懲等情況進行發布，并具備一定的修改權限，系統管理員能進行人事的添加刪除及權限發放。辦公自動化管理系統實現的主要功能如下：

一、考勤管理

員工可進行外出、請假、出差、上下班的登記，由員工填寫具體的請假理由和日期，由事務管理者進行管理決定是否銷假等。同時考勤信息將發布到網上，員工可以查詢考勤信息。

二、日常管理

事務管理者通過這部分功能將公司決議、日程安排、公司活動、獎懲信息等信息發布到網上，包括活動會議安排的時間、地點、主持人、主題等，員工可以查詢這些信息，事務管理者沒有刪除信息的權限，信息的管理由系統管理員進行。

三、計劃制定

該模塊由企業計劃、部門計劃、個人計劃三部分組成。企業計劃由公司管理者發布相關的企業名稱、計劃主題、計劃內容及發布時間，方便公司管理層下達指令，每位公司成員可登錄系統查看。部門計劃由各部門管理者發布相關的部門名稱、計劃主題、計劃內容及發布時間，公司各部門能獨立有序地在系統中建立計劃。個人計劃由員工個人發布，包括個人姓名、計劃主題、計劃內容及發布時間。系統管理者有權限對計劃內容進行修改刪除。

四、審核管理

審核管理模塊分為發布申請和審核批示兩部分，其中發布申請為每位員工都有權限在系統中發布，包括申請標題和申請內容。只讀和讀寫兩種權限不具備審核申請的能力，只有系統權限能夠審核申請并決定是否批準。

五、員工管理

員工管理模塊分為員工添加與員工維護兩部分，只讀和讀寫權限不能操作這個模塊。系統權限能在該模塊中進行新員工的添加，包括設定員工的用戶名、姓名、登錄密碼、電話、E-mail、地址及員工的部門、性別、職務、權限等。在員工維護中系統權限可對現有的員工通過部門進行搜索，并對之前設定的所有資料進行查看和修改。

六、通訊管理

通訊管理模塊包括顯示通訊組和增加通訊詳細信息，讀寫權限和系統權限兩種權限能夠增加通訊組的詳細信息包括通訊組，姓名、性別、出生日期、婚姻狀況、所屬部門、職務、所在省份、所在城市、辦公電話、移動電話、電子郵件、郵政編碼、QQ、家庭電話及備注等信息。

基于B/S的辦公自動化管理系統的開發和使用可使企業實現對辦公事務的電子化信息化達到便捷辦公的目的。通過這一系統能使得管理者和員工之間的交流更加便捷，信息傳達更加流暢，為企業降低生產成本，節約工作資源起了一定作用。

系統運行環境應滿足系統目標、系統功能與信息需求，與系統總體結構相符合，同時充分考慮系統性能、工作負荷與環境條件。其具體標準配置應充分滿足系統的功能需求、信息采集傳輸要求、信息存儲與處理能力要求、系統與人工交互能力的要求。系統配置選型應該是當前技術發展的主流，又與未來技術發展的趨勢相符。無論計算機系統的硬件環境的配備，還是網絡設備的配置、系統軟件的選擇都必須體現技術的先進性，避免因技術過時而過早地需要撤換、更新、升級。應避免單純追求技術的先進性，所需的應是成熟而先進的技術。基于B/S的辦公自動化管理系統具體采用技術如下：

1.要求系統支持Java-JDK1.7及apache-tomcat-7.0.27;

2.要求系系統支持Microsoft SQL Server 2000數據庫;

基于B/S的辦公自動化管理系統的設計，是為了使企業下達指令管理事務上更加便捷，彌補了單純紙質辦公的不足與資源浪費，并與紙質辦公一同協作，做好雙線并行，互補互助。所以，在設計上要考慮超前性和可擴展性，為日后系統升級預留端口。

辦公自動化管理系統采用B/S模式開發，采取網站的形式。該模式的特點是：系統的管理員以及使用者在客戶端對服務器端的數據庫進行各種操作，由服務器端的數據庫將操作的結果發送給客戶端顯示出來，客戶端和服務器可以在同一臺計算機上安裝，也可以在處于聯網狀態的不同機器上安裝，具有開發時間短、成本較低、且數據量的傳輸快等優點。這樣就為客戶是否需要下載客戶端以及后臺維護提供了方便性。

辦公自動化管理系統的設計與實現作為企業的一種辦公管理工具正在被越來越多的企業認可并使用。它為企業提供更加有效率的服務，更多管理層面，同時也為企業提供充足的人員信息和快捷的管理手段。該系統使用Java語言編寫實現，采用SQLServer作為系統數據庫管理系統。根據畢業設計要求完成了系統基本功能的實現。所有用戶均可實現對系統中各個模塊提供信息的瀏覽、查詢，并進行相應權限的操作。操作用戶登錄后可實現信息的添加修改;管理員登錄系統后可對系統中的員工信息、公告信息進行添加、修改和刪除操作，還可對用戶進行添加、刪除、修改密碼發放權限的操作。本系統基于B/S模式展開開發過程，系統功能明確，模塊分區清晰，具有良好的交互式功能。

（責編 金 東）