淺議網絡信息新形勢下檔案信息的電子化管理

謝維煥

摘 要：改革開放以來，我國的社會不斷發展，經濟取得了較大的進步，科學技術水平也相應提高。尤其是信息技術與網絡技術的發展，極大地促進了我國各個行業的發展，為我國的國民經濟發展做出了重要的貢獻，作為國家發展基礎信息資源的檔案，在近些年也取得了很大的進步，尤其是網絡信息技術應用于檔案管理之中，為檔案的發展注入了勃勃生機。文章首先對加強檔案信息電子化管理的重要性進行了簡要闡述，然后分析了目前我國檔案信息電子化存在的問題，并提出了相應的解決措施，希望能夠為新形勢下檔案信息的電子化管理提供一些借鑒，僅供參考。

關鍵詞：檔案信息；電子化；管理

引言

伴隨著國家網絡化、信息化程度的不斷加深，我國的各行各業都開始步入網絡信息發展時代，在相關的行業領域上，各行各業都更加重視網絡信息對行業發展的重要意義，在這種網絡信息不斷發展的新形勢下，建設信息化檔案管理模式勢在必行，進行檔案信息化建設、對檔案信息進行電子化管理對促進我國檔案建設、加強檔案的數字化進程具有重要作用。現階段，檔案相關行業工作者不斷創新研究，提出了許多科學的方法，為推動我國檔案信息的電子化管理做出了重要的貢獻，然而，我國檔案信息的電子化管理仍存在一些問題和不足，仍舊需要廣大學者和相關行業工作者積極探索，為更好地實現檔案信息的電子化管理使其為社會經濟發展做出卓越的貢獻而努力。

1 加強檔案信息電子化管理的重要性

檔案信息的電子化是伴隨著信息技術和網絡技術發展起來的，是以網絡技術為基礎，將原有的檔案資料以數字化的模式存儲于虛擬的計算機等電子設備中，實現資源的優化配置，以更好地為人們所利用。在具體的生產生活中，檔案信息的電子化節省了原有檔案的儲存空間，方便了檔案的查找與使用工作，符合經濟發展需要和科學技術進步的發展趨勢，對我國信息資源的建設具有不可忽視的作用。

1.1 加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要

信息技術與網絡技術不斷涌入人們的生產生活中，人們的日常工作越來越依賴于這兩種技術，電子政務應運而生，目前我國已經進入到了電子政務的大范圍應用階段，各級政府都是用這種辦公模式，作為社會的重要信息資源，檔案資源記錄了社會發展的歷史進程、記載了個人的工作學習經歷，是十分重要的信息資源，檔案資源建設是電子政務發展的重要組成部分，加強檔案信息的電子化管理有利于電子政務的發展，因此加強檔案信息化是電子政務發展的需要。

1.2 加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要

伴隨著科技的進步和信息時代的到來，我國的檔案管理工作也步入了新的時代，作為人口大國，我國的檔案管理工作具有特殊性，檔案基數大、檔案管理十分困難，尤其是傳統的檔案工作與管理模式，在儲存和使用上都存在著極大的弊端，對檔案信息的使用與保管都十分不利，嚴重的影響了作為國家重要的信息資源的檔案的使用價值，許多檔案信息自從建立檔案之初就一直無人問津，導致檔案失去應有的作用。進行檔案信息的電子化管理，從根本上解決了傳統檔案工作與管理模式存在的弊端，節省了檔案的儲存空間，將檔案信息進行電子化管理，儲存于專門的檔案管理系統之中，有利于檔案的查找與共享，提高了檔案信息的使用價值和利用率，因此加強檔案信息的電子化管理是提高檔案資源利用率的需要。

2 當前檔案信息電子化管理存在的問題

近些年國家加大了對檔案信息電子化管理的重視，我國的檔案信息電子化管理取得了一定的成績，但是在不斷更新的網絡信息技術和人們不斷發展和日益提高的檔案需求的要求下，我國的檔案信息電子化管理仍應繼續努力。現階段，我國檔案信息電子化管理還存在以下問題：

2.1 硬件和軟件設施有待完善

我國雖然加大了對檔案信息電子化建設的投入，但是許多相關部門仍存在硬件、軟件設施不夠完善的問題。一些檔案館的檔案錄入設備不夠先進，在進行檔案信息錄入的時候容易出現漏入、錯入等現象，嚴重影響了檔案數據的準確性。還有一些檔案管理部門的電子檔案儲存系統和管理軟件存在缺陷，不能保障檔案信息的安全性。一些檔案部門的計算機配置不夠合理，無法實現檔案信息電子化管理系統的相關功能，不能完成相關的檔案管理工作，對檔案信息的電子化管理工作形成了嚴重的制約。

2.2 缺乏標準化、規范化

良好的管理標準和制度規范有利于工作的開展。我國的檔案信息管理工作缺乏有效的標準制度，許多檔案管理部門沒有合理的、有效的規范制度，僅依照工作經驗和部門所需進行檔案管理工作，導致檔案質量差、內容不全面、錯誤多，在進行檔案信息的電子化管理過程中，由于缺乏統一的標準和規范，檔案管理過于混亂，導致檔案信息在使用和共享的過程中出現問題，造成了檔案信息資源的浪費。

2.3 檔案人員素質有待提高

二十一世紀的競爭歸根到底是人才的競爭。人才是經濟建設與發展的重要力量，在檔案信息的建設與管理中，人才尤其重要。尤其是檔案信息的電子化管理，對人才的要求更為嚴格，需要相關人員同時具備檔案管理與計算機技術。目前，我國的檔案工作部門管理人員的業務素質水平普遍低下，缺乏相應的計算機知識和檔案管理知識，嚴重制約了檔案信息電子化的進程。

3 新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑

進行檔案信息的電子化建設與管理是現階段我國檔案管理工作的重中之重，相關的領導部門和從業者應該從各個方面出發，積極解決檔案信息電子化管理中存在的問題，努力提高我國檔案信息電子化管理的技術水平，為我國的經濟發展與社會進步做出相應的貢獻。

3.1 完善硬件和軟件設施

相關的職能與管理部門應該根據檔案工作部門的具體現狀和使用需求，加大對硬件及軟件設施的投入，完善計算機等硬件設施的功能，使之能夠適應檔案信息電子化管理的需求，同時應加大對檔案管理系統軟件開發的科技投入力度，研發適合本部門的檔案信息管理軟件，以實現檔案信息的利用率。

3.2 提高檔案標準化、規范化水平

在完善檔案信息管理軟硬件設備的基礎上，相關職能部門還應該制定出適合本部門的檔案管理規范和標準，從根本上解決檔案信息電子化管理不規范、漏洞多的問題。在制定相應規范和標準時，可以參考一些成功的標準案例，但不可照搬照抄，一定要根據本部門的具體情況制定，確保規范標準對提高檔案信息電子化管理有益。

3.3 提高檔案人員素質

作為檔案信息電子化管理的關鍵，人才的作用不可忽視。面對我國檔案信息管理人員普遍業務素質水平不高的問題，相關的領導部門應該對檔案信息管理人員進行相應的培訓，對他們的業務水平進行提升，增加他們的計算機技術水平和信息技術水平以及檔案信息電子化管理水平，使它們成為符合檔案信息電子化管理需求的檔案信息管理人才。

4 結束語

綜上所述可以看出，雖然我國的檔案信息電子化管理工作取得了一定的成績，但是在發展過程中仍舊存在一些弊端，在今后的檔案信息電子化管理工作中，工作人員應該更加細心、細致，不斷學習，提升自身的業務能力，拓展自己的業務廣度，使自己更好地服務于檔案信息電子化管理工作，提升檔案管理工作的水平。

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