淺議網(wǎng)絡(luò)信息新形勢下檔案信息的電子化管理

謝維煥

摘 要：改革開放以來，我國的社會不斷發(fā)展，經(jīng)濟取得了較大的進步，科學(xué)技術(shù)水平也相應(yīng)提高。尤其是信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，極大地促進了我國各個行業(yè)的發(fā)展，為我國的國民經(jīng)濟發(fā)展做出了重要的貢獻，作為國家發(fā)展基礎(chǔ)信息資源的檔案，在近些年也取得了很大的進步，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之中，為檔案的發(fā)展注入了勃勃生機。文章首先對加強檔案信息電子化管理的重要性進行了簡要闡述，然后分析了目前我國檔案信息電子化存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠為新形勢下檔案信息的電子化管理提供一些借鑒，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；管理

引言

伴隨著國家網(wǎng)絡(luò)化、信息化程度的不斷加深，我國的各行各業(yè)都開始步入網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展時代，在相關(guān)的行業(yè)領(lǐng)域上，各行各業(yè)都更加重視網(wǎng)絡(luò)信息對行業(yè)發(fā)展的重要意義，在這種網(wǎng)絡(luò)信息不斷發(fā)展的新形勢下，建設(shè)信息化檔案管理模式勢在必行，進行檔案信息化建設(shè)、對檔案信息進行電子化管理對促進我國檔案建設(shè)、加強檔案的數(shù)字化進程具有重要作用。現(xiàn)階段，檔案相關(guān)行業(yè)工作者不斷創(chuàng)新研究，提出了許多科學(xué)的方法，為推動我國檔案信息的電子化管理做出了重要的貢獻，然而，我國檔案信息的電子化管理仍存在一些問題和不足，仍舊需要廣大學(xué)者和相關(guān)行業(yè)工作者積極探索，為更好地實現(xiàn)檔案信息的電子化管理使其為社會經(jīng)濟發(fā)展做出卓越的貢獻而努力。

1 加強檔案信息電子化管理的重要性

檔案信息的電子化是伴隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展起來的，是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，將原有的檔案資料以數(shù)字化的模式存儲于虛擬的計算機等電子設(shè)備中，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，以更好地為人們所利用。在具體的生產(chǎn)生活中，檔案信息的電子化節(jié)省了原有檔案的儲存空間，方便了檔案的查找與使用工作，符合經(jīng)濟發(fā)展需要和科學(xué)技術(shù)進步的發(fā)展趨勢，對我國信息資源的建設(shè)具有不可忽視的作用。

1.1 加強檔案信息電子化管理，是電子政務(wù)發(fā)展的需要

信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷涌入人們的生產(chǎn)生活中，人們的日常工作越來越依賴于這兩種技術(shù)，電子政務(wù)應(yīng)運而生，目前我國已經(jīng)進入到了電子政務(wù)的大范圍應(yīng)用階段，各級政府都是用這種辦公模式，作為社會的重要信息資源，檔案資源記錄了社會發(fā)展的歷史進程、記載了個人的工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是十分重要的信息資源，檔案資源建設(shè)是電子政務(wù)發(fā)展的重要組成部分，加強檔案信息的電子化管理有利于電子政務(wù)的發(fā)展，因此加強檔案信息化是電子政務(wù)發(fā)展的需要。

1.2 加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要

伴隨著科技的進步和信息時代的到來，我國的檔案管理工作也步入了新的時代，作為人口大國，我國的檔案管理工作具有特殊性，檔案基數(shù)大、檔案管理十分困難，尤其是傳統(tǒng)的檔案工作與管理模式，在儲存和使用上都存在著極大的弊端，對檔案信息的使用與保管都十分不利，嚴重的影響了作為國家重要的信息資源的檔案的使用價值，許多檔案信息自從建立檔案之初就一直無人問津，導(dǎo)致檔案失去應(yīng)有的作用。進行檔案信息的電子化管理，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案工作與管理模式存在的弊端，節(jié)省了檔案的儲存空間，將檔案信息進行電子化管理，儲存于專門的檔案管理系統(tǒng)之中，有利于檔案的查找與共享，提高了檔案信息的使用價值和利用率，因此加強檔案信息的電子化管理是提高檔案資源利用率的需要。

2 當(dāng)前檔案信息電子化管理存在的問題

近些年國家加大了對檔案信息電子化管理的重視，我國的檔案信息電子化管理取得了一定的成績，但是在不斷更新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和人們不斷發(fā)展和日益提高的檔案需求的要求下，我國的檔案信息電子化管理仍應(yīng)繼續(xù)努力。現(xiàn)階段，我國檔案信息電子化管理還存在以下問題：

2.1 硬件和軟件設(shè)施有待完善

我國雖然加大了對檔案信息電子化建設(shè)的投入，但是許多相關(guān)部門仍存在硬件、軟件設(shè)施不夠完善的問題。一些檔案館的檔案錄入設(shè)備不夠先進，在進行檔案信息錄入的時候容易出現(xiàn)漏入、錯入等現(xiàn)象，嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)的準確性。還有一些檔案管理部門的電子檔案儲存系統(tǒng)和管理軟件存在缺陷，不能保障檔案信息的安全性。一些檔案部門的計算機配置不夠合理，無法實現(xiàn)檔案信息電子化管理系統(tǒng)的相關(guān)功能，不能完成相關(guān)的檔案管理工作，對檔案信息的電子化管理工作形成了嚴重的制約。

2.2 缺乏標準化、規(guī)范化

良好的管理標準和制度規(guī)范有利于工作的開展。我國的檔案信息管理工作缺乏有效的標準制度，許多檔案管理部門沒有合理的、有效的規(guī)范制度，僅依照工作經(jīng)驗和部門所需進行檔案管理工作，導(dǎo)致檔案質(zhì)量差、內(nèi)容不全面、錯誤多，在進行檔案信息的電子化管理過程中，由于缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，檔案管理過于混亂，導(dǎo)致檔案信息在使用和共享的過程中出現(xiàn)問題，造成了檔案信息資源的浪費。

2.3 檔案人員素質(zhì)有待提高

二十一世紀的競爭歸根到底是人才的競爭。人才是經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展的重要力量，在檔案信息的建設(shè)與管理中，人才尤其重要。尤其是檔案信息的電子化管理，對人才的要求更為嚴格，需要相關(guān)人員同時具備檔案管理與計算機技術(shù)。目前，我國的檔案工作部門管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平普遍低下，缺乏相應(yīng)的計算機知識和檔案管理知識，嚴重制約了檔案信息電子化的進程。

3 新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑

進行檔案信息的電子化建設(shè)與管理是現(xiàn)階段我國檔案管理工作的重中之重，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門和從業(yè)者應(yīng)該從各個方面出發(fā)，積極解決檔案信息電子化管理中存在的問題，努力提高我國檔案信息電子化管理的技術(shù)水平，為我國的經(jīng)濟發(fā)展與社會進步做出相應(yīng)的貢獻。

3.1 完善硬件和軟件設(shè)施

相關(guān)的職能與管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案工作部門的具體現(xiàn)狀和使用需求，加大對硬件及軟件設(shè)施的投入，完善計算機等硬件設(shè)施的功能，使之能夠適應(yīng)檔案信息電子化管理的需求，同時應(yīng)加大對檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)的科技投入力度，研發(fā)適合本部門的檔案信息管理軟件，以實現(xiàn)檔案信息的利用率。

3.2 提高檔案標準化、規(guī)范化水平

在完善檔案信息管理軟硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，相關(guān)職能部門還應(yīng)該制定出適合本部門的檔案管理規(guī)范和標準，從根本上解決檔案信息電子化管理不規(guī)范、漏洞多的問題。在制定相應(yīng)規(guī)范和標準時，可以參考一些成功的標準案例，但不可照搬照抄，一定要根據(jù)本部門的具體情況制定，確保規(guī)范標準對提高檔案信息電子化管理有益。

3.3 提高檔案人員素質(zhì)

作為檔案信息電子化管理的關(guān)鍵，人才的作用不可忽視。面對我國檔案信息管理人員普遍業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不高的問題，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該對檔案信息管理人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)，對他們的業(yè)務(wù)水平進行提升，增加他們的計算機技術(shù)水平和信息技術(shù)水平以及檔案信息電子化管理水平，使它們成為符合檔案信息電子化管理需求的檔案信息管理人才。

4 結(jié)束語

綜上所述可以看出，雖然我國的檔案信息電子化管理工作取得了一定的成績，但是在發(fā)展過程中仍舊存在一些弊端，在今后的檔案信息電子化管理工作中，工作人員應(yīng)該更加細心、細致，不斷學(xué)習(xí)，提升自身的業(yè)務(wù)能力，拓展自己的業(yè)務(wù)廣度，使自己更好地服務(wù)于檔案信息電子化管理工作，提升檔案管理工作的水平。

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