工會檔案的信息化管理研究分析

趙喜民

【摘要】 工會檔案的信息化管理是現在社會經濟生活快速發展的要求，當前的工會檔案管理工作已經暴露出來了明顯的不足，因此工會檔案的信息化發展要根據時代的要求，提高工會檔案的管理工作，提高工會檔案管理工作的服務功能。

【關鍵詞】 工會檔案 信息化 管理

工會檔案是工會組織在工作、發展和活動過程中的原始資料的記錄，是職工檔案的重要組成部分，工會檔案的管理工作對于保障工會的正常運行和發展，以及工會會員的各種利益，具有重要作用。所以，工會檔案的信息化管理，對提升工會檔案的管理工作水平、效率和工會的發展具有重要意義。

一、當前我國工會檔案管理存在的問題

工會檔案是工會各種工作的原始記錄，也是工會在不斷發展過程中的信息參考，但是隨著社會信息化速度的加快，當前工會檔案管理工作的傳統手段已經不能適應當前的發展形勢，所以，加強工會檔案工作的信息化管理是必要的發展過程。同時，當前的許多工會組織對工會檔案的管理工作不是很重視，導致工會檔案的管理方面一直存在問題，影響工會正常工作的進行，也影響了工會檔案信息化管理的發展速度。這些問題主要表現在：

1.1工會組織沒有意識到檔案管理的重要性

工會里面的檔案管理工作是一個重要職位，對檔案管理工作情況的好壞，將直接影響到工會其他工作的展開和進行。還有些工會干部，沒有充分認識到工會檔案管理工作的重要性，對檔案收集、歸檔和整理等工作又不太支持，所以，工會的檔案管理事務都較差，離信息化管理相差甚遠。出現問題時，工會檔案管理工作也總是處于被動應付的狀態，很難去提高這種檔案管理現狀，因而無法使工會檔案管理工作獲得進步和發展[1]。

1.2檔案管理人員不足，力量薄弱

許多的工會檔案管理人員安排不到位，有的甚至沒有專職的檔案管理人員，同時，檔案管理工作沒有具體的規定和相關法規的約束和規范，使得工會里面檔案的管理工作進行的很不到位。同時，工會里面安排的工會檔案管理人員基本都是隨意安排，管理人員沒有相關的知識技能培訓，基本的業務知識也很欠缺，對工會檔案的收集、整理、歸檔等方面，業務不熟練，所以工會里面的檔案管理工作漏洞很多，不利于工會的發展和進步。

1.3檔案的收集和整理程序不規范

工會中對檔案管理工作的不重視，相關的法規和制度不健全，對檔案的收集、整體工作沒有形成一定的明確的要求，所以導致了現有的環境下，工會檔案管理出現許多問題，文件的收集整理不及時，資料欠缺，相關文件的書寫不規范等等問題，還有相關材料的分類不清楚，導致文件在查詢過程中無法找到等問題頻繁出現，對工會各種工作的順利展開產生了很大的限制。

1.4檔案管理工作的信息化意識淡薄

現在社會經濟的快速化發展，對信息的獲取要求比較高，但是原來的傳統管理方式需要完全通過人力去實現查閱和尋找，明顯的感覺費時費力。但是現在信息化的發展，使得工會檔案信息在互聯網上就可以得到查閱和信息資源共享，方便了工會的檔案管理工作的展開，同時提高了工會的辦事效率。但是目前有許多工會的發展依然還是處于傳統模式下，完全的依靠人力去實現工會檔案的管理工作，信息化意識淡薄，滿足于現在的狀況，不思進取。阻礙了檔案管理工作信息化的發展，也制約著工會組織的整體辦事效率的提升[2]。

由于上述這些問題，使得工會檔案的管理工作很難取得突破性的進展，實現檔案管理信息化的過程還需要一定的努力。

二、工會檔案信息化管理的意義

工會檔案的信息化管理是時代發展的要求，是對工會組織辦事效率提升的實現途徑，同時也是符合當今社會發展的需要。

1、工會檔案管理的信息化管理是社會信息化發展的具體要求，為了滿足人們自由的信息獲取。以滿足社會各方面對各種信息資源的開發利用，檔案的信息化管理已經成為一個重要方面，工會檔案的信息化管理，不僅能夠及時有效的開發利用工會檔案信息資源，同時，也有利于工會工作的深入展開，提升工會的整體辦事效率，擴大工會工會的影響面。

2、工會檔案的信息化管理，是工會的發展需要。隨著社會的發展，工會的檔案管理工作也獲得了一定的發展，但是面對社會信息化的需求，這也對工會工作的展開提出了新的要求，工會的發展現狀和形式都面臨著一個巨大的改革。當前依靠人力去整理、歸檔的檔案信息已經不能滿足社會的發展需要，所以，在新的歷史條件下，只有提高工會檔案管理的整體水平，實現工會檔案管理工作的信息化管理，才能更為有效地開發和利用工會檔案的信息資源，確保工會檔案資源通過現代化的信息傳播渠道進行信息和資源共享，實現為社會各界的服務。

3、工會檔案信息化管理，是工會組織社會化的具體需要。工會組織是職工自愿結合起來的社會組織，同時，為職工服務，工會組織也具有廣泛的群眾性和社會性特點。工會的檔案資料是工會組織在工作中的信息記錄和整理，同時，工會組織在行使自己的職能過程中，會產生大量的文件資料，需要去進行收集和整理，并對相關資料進行記錄。這些資料會作為工會工作的參考信息，另一方面，這些資料需要進行保存，實現準確的信息記錄。

三、實現工會檔案信息化管理的措施

工會檔案的信息化管理是社會發展進步的需要，也是工會工作方式轉變的具體要求，工會檔案的信息化管理是工會各項工作進行和發展的必經之路。

3.1提高工會檔案管理人員的信息化水平

工會檔案的管理人員水平，決定和影響著工會檔案管理工作的發展，檔案管理人員的信息化水平，也直接關系到檔案管理工作的信息化建設。所以，對工會檔案管理工作的信息化建設，離不開管理人員的信息化，當前的檔案管理工作信息化建設，和互聯網技術的應用密切相關[3]。注重對信息化人才的管理和培訓，可以更好地實現工會檔案工作的信息化建設。

3.2工會機構的檔案管理基礎設施建設

工會檔案的信息化管理基礎設施建設，是實現工會檔案信息管理的物質保證。當前的計算機技術和互聯網技術發展速度很快，計算機的存儲量大，傳播速度快等特點，已經變成了當前社會生活和工作中的重要硬件設施。目前，對于檔案的信息化建設，需要將計算機技術運用到實際的檔案管理體系當中，完成檔案管理的信息化建設。對于檔案管理的信息化建設，需要建設和完善局域網的建設，使得工會的各項工作都可以實現工會的信息化發展。

3.3建設信息化的檔案管理，需要樹立牢固的信息意識和服務意識

工會檔案的信息化建設，需要發揮工會檔案管理工作人員的信息意識和服務意識，檔案的信息化建設目的就是實現工會檔案的服務功能。工會檔案的建設必須把服務作為主要出發點，在進行檔案信息的收集、整理和利用等方面，要充分考慮到檔案內容的服務性建設，同時，提高檔案的服務質量，做到服務于工會組織和職工群眾。

3.4建立規范的信息化管理制度

實現檔案的信息化管理，需要有相對規范化的檔案管理制度保證，制度方面的規范是檔案管理工作的重要保證。工會檔案的管理工作中，制度化的方面是對信息化建設的前提，制定規范的檔案歸檔時間以及范圍等等，同時，制定工會管理人員的相關素質要求、能力等，才能真正成為實現工會檔案管理的保證。

四、結束語

工會檔案管理工作的信息化建設是時代的要求，也是工會組織實現發展和建設的重要過程和方法。本文詳細分析了工會檔案在目前存在的問題，工會檔案管理在現階段社會發展中的意義，同時論述了實現工會檔案管理信息化建設的相關措施，希望對工會檔案管理現代化建設起到一定的作用。

參 考 文 獻

[1]周樹君. 淺談工會檔案的信息化管理[J]. 中國外資，2012.

[2]余秀潔. 小議工會檔案信息化管理[J]. 科技創新導報，2012.

[3]李楊. 淺談工會檔案的信息化管理[J]. 辦公室業務，2013.