有效保護(hù)Excel工作九招

杜巍

【摘要】 通過多年積累的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，在Excel的使用技巧上總結(jié)出幾點(diǎn)實(shí)用方法，主要通過使用各類加密方法能夠更好的保護(hù)用戶Excel的文件。

【關(guān)鍵詞】 Excel 工作表 安全 加密

Excel有著非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，是我們?nèi)粘９ぷ魃钪惺殖Ｓ玫霓k公軟件，同時Excel本身也提供了許多安全和保護(hù)功能，既可以限制對單張工作表的訪問，也可以限制對整個工作的改動。

一、保護(hù)工作表

在設(shè)置保護(hù)工作表之前，首先要確認(rèn)表中的單元格是否處于“鎖定”狀態(tài)，選中單元格點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)卡，確認(rèn)已選中“鎖定”項(xiàng)，在默認(rèn)狀態(tài)下，單元格和圖形對象均處于鎖定狀態(tài)。此時，如果設(shè)置工作表被保護(hù)，則相應(yīng)信息不能被修改，保護(hù)工作表方法如下：在菜單欄中選擇“工具|保護(hù)|保護(hù)工作表”命令，打開對話框，這里有“內(nèi)容”、“對象”和“方案”三個復(fù)選項(xiàng)，如果要防止其它用戶修改工作表中的單元格或圖表中的數(shù)據(jù)及其它信息，并防止他人查看隱藏的數(shù)據(jù)行、列和公式，則選中“內(nèi)容”復(fù)選框；如果要防止其它用戶改變工作表或圖表中的圖形對象，則應(yīng)選中“對象”復(fù)選框；如果要防止其它用戶改變工作表中方案的定義，則選中“方案”復(fù)選框。最后為防止其它用戶取消工作表保護(hù)，還要在“密碼”文本框中輸入密碼。

二、保護(hù)工作

如果你不希望別的用戶對工作作任何修改，可以設(shè)置保護(hù)工作，選擇菜單欄“工具|保護(hù)|保護(hù)工作表”命令，打開對話框，這里有“結(jié)構(gòu)”和“窗口”兩個復(fù)選框，如果要使工作中不能插入新的工作表，或者不能對工作表進(jìn)行移動、刪除、隱藏、取消隱藏和重命名等操作，則需要選中“結(jié)構(gòu)”復(fù)選框；如果要每次打開工作時保持窗口的固定位置和大小，則需要選中“窗口”復(fù)選框。最后為防止其它用戶取消對工作的保護(hù)，還要在“密碼”文本框中輸入密碼。

三、保護(hù)共享工作

步驟如下：選擇“工具”“保護(hù)”“保護(hù)共享工作”命令，打開對話框，選中“以追蹤修訂方式共享”復(fù)選框，如果需要其它用戶先提供密碼，才可以取消共享保護(hù)和沖突日志，則需要在“密碼”文本框中輸入密碼。注意，如果工作已經(jīng)處在共享狀態(tài)，則不能為其設(shè)定密碼。

四、為工作設(shè)置權(quán)限密碼

單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，單擊“工具”菜單上的“常規(guī)選項(xiàng)”，在這里你可以根據(jù)不同的需要設(shè)置兩種類型的密碼：如果你根本不想其它用戶打開工作，則需要在“打開權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼；如果你只是不想其它用戶修改工作，但可以打開查看，則需要在“修改權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼，當(dāng)然為了保險(xiǎn)起見，你可以把兩個密碼都設(shè)定，最好是設(shè)置不同的密碼。

五、隱藏公式

共享工作中，如果不想讓其它用戶看到并編輯已有的公式，可以在共享之前，將單元格設(shè)置為隱藏，并保護(hù)工作表，步驟如下：選定要隱藏的公式所在的單元格區(qū)域，選擇“格式|單元格”命令，打開對話框，單擊“保護(hù)”選項(xiàng)卡，選中“隱藏”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可隱藏公式。

六、隱藏工作

選擇窗口菜單下的“隱藏”命令，可以把當(dāng)前處于活動狀態(tài)的工作隱藏起來，如果要取消隱藏，可以選擇“窗口”菜單下的“取消隱藏”命令，然后在“取消隱藏”窗口中選擇相應(yīng)的工作即可。

七、隱藏工作表

選擇“格式”菜單下的“工作表”、“隱藏”命令，可以把當(dāng)前的活動工作表隱藏起來，當(dāng)要取消工作表的隱藏時，選擇“格式|工作表|取消隱藏”命令，然后在“取消隱藏”窗口中選擇相應(yīng)的工作表即可。

八、隱藏行或列

（1）用鼠標(biāo)右鍵單擊要隱藏的行號、在出現(xiàn)的快捷鍵菜單中選擇“隱藏”命令即可。（2）單擊需要隱藏行中的任意單元格，然后選擇“格式”菜單下的“行|隱藏”命令即可。（3）移動鼠標(biāo)要隱藏行的右側(cè)，按住鼠標(biāo)的左鍵，通過移動向左移動的方式，將列寬調(diào)整為0，這樣對應(yīng)的行號會從工作表中自動消失，起到隱藏效果，要取消隱藏，需要同時選擇該行的左右相鄰的兩行，或者選中整個工作表，然后選擇“格式”菜單下的“行|取消隱藏”命令即可。

九、設(shè)置只讀方式

選擇“文件”菜單下的“另存為”命令，打開“另存為”對話框，在該對話框中選中需要設(shè)為“建議只讀”屬性的工作簿文件，然后單擊該對話框上的“選項(xiàng)”按鈕，打開“保存選項(xiàng)”對話框，選中該對話框中的“建議只讀”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，再單擊“另存為”對話框上的“保存”按鈕即可。在“建議只讀”方式下，無論何時打開工作簿，Excel總是首先顯示一個提示信息對話框，建議應(yīng)以只讀方式打開工作簿。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]郭旭平. EXCEl實(shí)用操作技巧[J].科技資訊.2007（11）

[2]李波. 隱藏加密文件的三個特別方法[J].辦公自動化.2004（01）