淺談體校圖書館電子文件歸檔管理

張立軍

【摘要】本文認(rèn)為，體校圖書館電子文件歸檔管理的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)學(xué)校工作實(shí)際，并參照公共圖書館第五次評估定級中縣級館的標(biāo)準(zhǔn)要求來確定。同時，還指出了體校圖書館電子文件歸檔管理應(yīng)注意的問題。

【關(guān)鍵詞】體校圖書館 電子文件 歸檔

[中圖分類號] G255.75 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] C

電子檔案是通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。

電子文件檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動，包括：電子檔案收集、電子檔案管理、電子檔案價(jià)值鑒定、電子檔案存儲編目和電子檔案檢索、電子檔案統(tǒng)計(jì)、電子檔案編輯研究、電子檔案提供應(yīng)用八項(xiàng)工作。

體校圖書館電子文件歸檔的內(nèi)容主要包括哪些？

筆者認(rèn)為，體校圖書館電子文件歸檔內(nèi)容主要應(yīng)包括：設(shè)施與設(shè)備、經(jīng)費(fèi)與人員、教育與培訓(xùn)、業(yè)務(wù)研究、文件資料、文獻(xiàn)資源、服務(wù)工作、閱讀推廣活動、管理與表彰、重點(diǎn)文化工程9個方面。

1.1 設(shè)施與設(shè)備。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下兩個方面。

1.1.1 校舍資料。有關(guān)學(xué)校校宿等建筑面積，如辦公樓、教學(xué)樓、宿舍樓、圖書館樓等面積的相關(guān)資料；有關(guān)學(xué)校辦公樓、教學(xué)樓、宿舍樓桌椅數(shù)量，圖書館各部室閱覽坐席，如閱覽室、多媒體視聽室、電子閱覽室等坐席數(shù)量等的相關(guān)資料。

1.1.2 現(xiàn)代化技術(shù)條件。有關(guān)學(xué)校教學(xué)，包括圖書館用計(jì)算機(jī)數(shù)量，如供師生教學(xué)，讀者和教職員工正常使用的計(jì)算機(jī)數(shù)量，每臺計(jì)算機(jī)的存放地點(diǎn)、用途、專用存儲設(shè)備容量、教學(xué)和圖書館自動化管理系統(tǒng)等的相關(guān)資料。

1.2 經(jīng)費(fèi)與人員。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下兩個方面。

1.2.1 經(jīng)費(fèi)。有關(guān)本校歷年財(cái)政撥款總額，圖書館新增藏量購置費(fèi)到位情況等的相關(guān)資料。

1.2.2 人員。有以下幾種情況：

⑴基本情況：有關(guān)本校教職員工的姓名、性別、民族、籍貫、出生年月、參加工作時間、學(xué)歷、政治面貌等的相關(guān)資料。

⑵學(xué)歷情況：有關(guān)本校教職員工個人學(xué)業(yè)情況，包括畢業(yè)學(xué)校、專業(yè)、學(xué)制、學(xué)位等的相關(guān)資料。

⑶工作經(jīng)歷：有關(guān)本校工作人中所工作過的單位及部門，包括本館的崗位調(diào)動等的相關(guān)資料。

⑷任職記載：有關(guān)本校教職員工所擔(dān)任過的黨政職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等的相關(guān)資料。

⑸學(xué)習(xí)進(jìn)修：有關(guān)本校工作人中在職進(jìn)修的有關(guān)情況，如學(xué)習(xí)時間、學(xué)習(xí)內(nèi)容、成績等的相關(guān)資料。

⑹獎懲情況：有關(guān)本校教職員工個人受獎勵或處分的有關(guān)情況等的相關(guān)資料。

1.3 業(yè)務(wù)研究。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下四個方面。

1.3.1 講課報(bào)告。有關(guān)本校教職員工在校內(nèi)外講課、做報(bào)告的有關(guān)情況等的相關(guān)資料。

1.3.2 學(xué)術(shù)交流。有關(guān)本校教職員工參加業(yè)務(wù)考察、學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)團(tuán)體的有關(guān)情況等的相關(guān)資料。

1.3.3 研究成果。有關(guān)本校教職員工承擔(dān)課題、出版專著、發(fā)表論文的記載等的相關(guān)資料。

1.3.4 獲獎成果。有關(guān)本校教職員工承擔(dān)課題、論文、征文等的獲獎情況等的相關(guān)資料。

1.4 文件資料。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下六個方面。

1.4.1 上級文件。有幾下幾種情況：

⑴有關(guān)上級黨委、政府，上級有關(guān)部門及上級政府主管部門下發(fā)的文件等的相關(guān)資料。

⑵有關(guān)上級專業(yè)學(xué)會、專業(yè)報(bào)刊下發(fā)的文件等的相關(guān)資料。

1.4.2 本校文件。有關(guān)學(xué)校的有關(guān)決定，規(guī)章制度等的相關(guān)資料。

1.4.3 規(guī)劃計(jì)劃。有關(guān)本校制訂的長遠(yuǎn)規(guī)劃和工作計(jì)劃等的相關(guān)資料。

1.4.4 工作總結(jié)。有關(guān)本校各年級、全校所做的工作總結(jié)等的相關(guān)資料。

1.4.5 報(bào)告及批復(fù)。有關(guān)本校向上級及有關(guān)部門遞交的請示報(bào)告及批復(fù)意見等的相關(guān)資料。

1.4.6 來往信函。有關(guān)本校與外單位有工作關(guān)系時產(chǎn)生的信函等的相關(guān)資料。

1.5 文獻(xiàn)資源。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個方面。

1.5.1 總藏量。有關(guān)本館已入藏的古籍、圖書、期刊和報(bào)紙合訂本、小冊子、手稿、縮微制品、錄像帶、錄音帶、光盤等視聽文獻(xiàn)資料的數(shù)量等的相關(guān)資料；

1.5.2、電子文獻(xiàn)藏量。有關(guān)館藏的電子圖書、電子期刊的來源，總藏量和年入藏量等的相關(guān)資料。

1.5.3 文獻(xiàn)入藏。有關(guān)館藏的各種來源的中外文圖書，如采購、接受捐贈或調(diào)撥等，各種來源的中外文報(bào)紙和期刊，如采購、接受捐贈或調(diào)撥等，各種來源的視聽文獻(xiàn)，如采購、接受捐贈或調(diào)撥等，不同載體，如錄音帶、錄像帶、DVD＼VCD、CD唱片等的視聽文獻(xiàn)，地方文獻(xiàn)入藏，征集工作開展情況等的相關(guān)資料。

1.6 服務(wù)工作。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個方面。

1.6.1 普通服務(wù)。有關(guān)館藏書刊文獻(xiàn)年外借率、書刊文獻(xiàn)年外借冊次、書刊借閱冊次、人均年到館次數(shù)、書刊宣傳等的相關(guān)資料。

1.6.2 參考咨詢服務(wù)。有關(guān)本館歷年來為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為本校重點(diǎn)教育科研和服務(wù)、為師生提供專題服務(wù)等的相關(guān)資料。

1.7 閱讀推廣活動。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下兩個方面。

1.7.1 閱讀推廣。有關(guān)本校歷年來舉辦的講座培訓(xùn)活動、展覽、閱讀推廣活動等的相關(guān)資料。

1.7.2 宣傳報(bào)道。有關(guān)本校在各級報(bào)刊、網(wǎng)站、廣播電視等媒體發(fā)表的新聞報(bào)道等的相關(guān)資料。

1.8 管理與表彰。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個方面。

1.8.1 財(cái)務(wù)管理。有關(guān)本校財(cái)務(wù)制度等的相關(guān)資料。

1.8.2 人事管理。有關(guān)本校崗位設(shè)置、目標(biāo)管理、教職工考

核等的原始材料及相關(guān)資料。

1.8.3 上級表彰獎勵。有關(guān)本校集體和個人榮獲上級表彰獎勵等的相關(guān)資料。有以下幾種情況：

⑴獲得國家級表彰、獎勵等的相關(guān)資料；

⑵獲得國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門及省級黨委、政府表彰、獎勵等的相關(guān)資料；

⑶獲得省級業(yè)務(wù)主管部門及市級黨委、政府表彰、獎勵等的相關(guān)資料；

1.9 重點(diǎn)文化工程。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個方面。

1.9.1 文化共享工程。有幾下兩種情況：

⑴有關(guān)本校文化共享工程歷年的經(jīng)費(fèi)投入，人員培訓(xùn)計(jì)劃、方案、總結(jié)，制度建設(shè)與管理，年度計(jì)劃總結(jié)，人員、設(shè)備等管理制度，服務(wù)、活動檔案，資源建設(shè)等的相關(guān)資料。

⑵有關(guān)本校文化共享工程開展服務(wù)的內(nèi)容及效果等的相關(guān)資料。

1.9.2電子閱覽室建設(shè)。有關(guān)本館電子閱覽室的設(shè)施建設(shè)、資源建設(shè)、制度建設(shè)與管理、服務(wù)方案等的相關(guān)資料。

體校圖書館服務(wù)工作產(chǎn)生的電子文件隨著時間的推移，可供存檔利用的資料將會越來越多，因此，不同內(nèi)容的電子文件還應(yīng)按時間順序以年度為單位歸檔管理，便于查找利用。

【參考文獻(xiàn)】

文化部.《第五次全國公共圖書館評估定級標(biāo)準(zhǔn)》。2013