對電算化會計檔案安全問題的思考

鄭穎

摘 要：電算化會計檔案對于企事業單位的正常運行有著重要的意義。電算化會計檔案管理是企事業單位的關鍵性會計基礎工作，其質量關乎企事業單位的發展與前途。我國企事業單位電算化會計檔案的管理工作在取得一定成績的同時也存在著一些安全隱患。筆者分析了我國企事業單位電算化會計檔案管理中存在的部分安全隱患，并結合自身相關經驗提出了一些改進電算化會計檔案管理工作的一些建議，供有關人員參考使用。

關鍵詞：電算化會計檔案；檔案安全；建議

為了實現自身的健康穩定發展的目的，相關的企事業單位必須加大電算化會計檔案安全管理工作，其是企事業單位日常工作的重點。目前我國大部分企事業單位的電算化會計檔案存在著一些較為尖銳的問題，其在一定程度上會影響企事業單位的資金管理工作，從而制約企事業單位的發展。筆者將在下文中就電算化會計檔案管理產生的問題作出探討，并給出改進措施，旨在促進我國企事業單位電算化會計檔案管理趨向科學化、合理化。

1 存在于企事業電算化會計檔案中的安全問題

目前我國大部分企事業單位的電算化會計檔案管理工作已初具規模，然而相關的企事業單位并未給予電算化會計檔案中可能出現的安全隱患以足夠的重視。隨著我國會計電算化的發展與普及，部分企事業單位陳舊的會計檔案管理方式已不能適應新式電算化會計檔案的管理需要，從而產生了一系列的安全問題，具體如下：

1.1 電算化會計檔案的管理人員綜合素質較低

企事業電算化會計檔案的管理具有一定的難度，因此，具有一定專業知識儲備以及較高業務水平的檔案管理人員才能勝任此工作，然而我國目前的狀況是：大部分的企事業單位缺乏具有合格業務素質的電算化會計檔案管理團隊，這在一定程度上制約了電算化會計檔案管理的發展，從而為企事業單位的運行埋下了安全隱患。

1.2 有關的電算化會計檔案存在著較大的缺陷

在企事業單位實現會計電算化后，其會計檔案的內容有了大幅度的增長，然而，部分企事業單位并沒有相應的改善會計檔案的保存環境，甚至少部分企事業單位仍在用手工的操作方法進行會計檔案的查閱、收集、銷毀等工作。有的企事業單位并沒有明確有關檔案保管人員的具體職責。上述因素都在一定程度上降低了電算化會計檔案的安全性[1]。

1.3 部分檔案管理人員的檔案安全管理意識薄弱

在企事業單位的電算化會計檔案管理工作中起到關鍵作用的是檔案管理人員，因此，檔案管理人員的檔案管理安全意識是否達到較高水平將直接影響電算化檔案管理工作的安全性。然而目前我國部分企事業單位的檔案管理人員檔案安全意識較差，例如部分檔案管理人員不能及時準確地做好電子文檔的檢查與備份工作，從而導致重要數據丟失的隱患產生。

1.4 企事業單位對電算化會計檔案的收集工作不夠重視

我國的大多數企事業單位雖然已實現了電算化會計檔案，然而有關人員在實際的檔案收集工作中忽視了電算化會計檔案的收集工作，只將紙質檔案作為主要的歸檔檔案，這在一定程度上提高了電算化會計檔案安全管理工作的難度。

2 關于保障電算化會計檔案安全的若干建議

2.1 制定合理健全的規章制度保障檔案管理的安全

企事業單位的管理層應當結合自身的發展狀況，盡快地完善現有的電算化會計檔案管理制度或者制定新的檔案管理制度。筆者建議企事業單位可以制定較為詳細的《電算化會計檔案操作制度》等有關規章制度，從而在制度層面上確保企事業單位的電算化會計檔案管理的質量，進而提升電算化會計檔案的安全性[2]。

2.2 大力引進具有較強業務能力與責任心的專業檔案管理人才

人才是企事業單位發展的根本，而高素質電算化會計檔案管理人才對于電算化會計檔案管理工作的重要性更是不言而喻。所以，企事業單位應當積極引進高素質人才，增加電算化會計檔案管理工作的人才儲備，從而促進電算化會計檔案管理可靠性的提高。在此需要特別指出的是，企事業單位在引進高素質人才的同時應當注意加強對現有電算化檔案管理人員的業務技能培訓工作，同時培養其工作的責任心。員工的責任心對于企事業單位而言也有著重要的意義，因此，企事業單位也需要注意在招聘人才時考查其是否擁有對于企業較強的責任心。

2.3 企事業單位應當做好電算化會計檔案的收集工作

在過去，人們的檔案歸檔工作采用紙質檔案的方式，然而在電算化檔案出現后，部分企業仍然沿用著傳統的檔案歸檔方法，這是不合時宜以及效率低下的。因此，企事業單位應當做好電算化檔案的收集工作，并大力推廣電算化會計檔案的歸檔方式。企事業單位的財務管理部門應當注意將錄入到計算機系統中的會計檔案數據拷貝到光盤或者移動磁盤上并妥善保存，以便在計算機系統發生故障后及時恢復原來的電算化會計檔案數據，從而將企事業單位的損失降到最低。

2.4 企事業單位需要加大電算化會計檔案重要性的宣傳力度

電算化會計檔案在我國出現的時間并不長，因此許多企事業單位的職工對其并不是十分了解，所以，職工可能會忽視電算化會計檔案的重要性，這不利于檔案部門開展相關的工作。因此，企事業單位應當積極宣傳電算化會計方案的便捷性、可靠性以及在單位發展中顯現的巨大作用。同時加大如《會計電算化管理辦法》等相關安全法規的宣傳力度，從而提高員工的安全意識與責任意識[3]。

2.5 企事業單位應當完善電算化會計檔案管理風險預防機制

電算化會計檔案由于自身與外界的原因，其管理工作往往會遇到一些風險，因此企事業單位的檔案部門應當完善預防病毒攻擊的措施，定期對計算機系統進行檢測、殺毒等工作，從而提升計算機系統的可靠性。另外，企事業單位還應做好電算化會計檔案的備份工作，明確檔案保管人員的職責，最大程度地確保檔案資料安全。

3 結語

電算化會計檔案自面世以來就以其便捷高效的特性而受到了各國企事業單位的歡迎，我國的電算化會計檔案在實際的管理工作中仍有一些問題，這需要企事業單位的管理層與檔案部門共同努力，切實做好相關的工作，從而促進電算化會計檔案管理的發展，進而保障企事業單位的利益。

參考文獻：

[1]王華，彭晶.談電算化會計檔案的管理[J].蘭臺內外，2012（01）.

[2]單艷.淺談加強醫院電算化會計檔案管理[J].中國管理信息化， 2012（09）.

[3]樸銀淑.探究電算化會計檔案管理的策略[J].才智，2012（18）.