如何做好電力建設項目檔案管理

何聯(lián)妮

摘 要：本文對如何做好電力建設項目檔案管理工作進行了論述，希望通過幾項措施提高電力建設項目檔案管理工作水平。

關鍵詞：電力建設項目；檔案管理

電力建設項目檔案管理工作是一項以工程建設項目管理為中心的專業(yè)性和服務性的工作，它既有電力建設項目管理的技術基礎管理工作特點，又有自己獨立的管理工作對象、特定的管理工作內容和專業(yè)的工作管理方法，是電力建設項目各項管理中不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)。因此，如何做好電力建設項目檔案管理就成為當前電力建設項目檔案管理工作者面臨的一項重要工作。

1 加強事先控制是做好電力建設項目檔案管理的保障

1.1 將電力建設項目檔案管理納入工程合同管理。工程合同是用來約束參建單位強有力的法律依據(jù)，將電力建設項目檔案管理納入工程合同管理是規(guī)范電力建設項目檔案管理行之有效的管理辦法。項目建設單位應當按照《合同法》的規(guī)定，在進行工程招標及簽訂工程合同及協(xié)議時設立專門的項目檔案管理條款，或單獨簽訂電力建設項目竣工文件管理合同，明確全體參建單位移交工程項目竣工文件的收集內容、質量和竣工文件移交時間、歸檔分數(shù)及違約責任等。同時，要將電力建設項目檔案管理工作納入工程建設項目結算控制程序，用經濟管理手段來約束雙方履行合同和協(xié)議。明確各參建單位按照合同和協(xié)議的約定保證質量，按期歸檔移交電力建設項目檔案，經建設單位檔案管理部門審核、簽字確認后，方能進行工程款的結算。如果項目檔案文件收集不齊全、整理、組卷、移交不符合規(guī)范，將按照合同及協(xié)議規(guī)定的要求扣除工程款。實現(xiàn)工程項目檔案管理的前端控制，并引入工程建設項目檔案過程管理，利用工程款結算把關，是做好電力建設項目檔案管理工作的有效管理手段。

1.2 設立檔案管理部門，建立項目檔案管理體系，建立健全建設項目檔案管理制度。一是建設單位和參建單位要建立檔案、資料管理部門，要有專職檔案資料管理人員，各業(yè)務部門要有兼職資料員。項目檔案管理實行分級、專兼職人員相結合的項目檔案管理模式。二是制定適合本建設項目的統(tǒng)一項目檔案管理制度，規(guī)范項目檔案管理，加強了項目文件收集、歸檔管理工作。一是工程剛開工，就應督促、協(xié)助監(jiān)理公司制定本工程所有資料用表，并審核下發(fā)到時各參建單位，保證整個工程資料用表統(tǒng)一；二是制定《項目檔案收集、歸檔管理規(guī)定》，內容必需涵蓋建設期檔案、資料管理的全部內容，保障項目檔案管理有章可循，確保檔案收集完整、準確、系統(tǒng)。

1.3 落實項目檔案管理責任，明確各參建單位職責，做好檔案管理人員專業(yè)培訓。一是將項目文件的形成、收集、整理規(guī)范和項目文件歸檔范圍納入各參建單位管理職責，明確各參建單位們檔案管理人員崗位職責，確保各參建單位檔案管理工作的有效開展，實行全過程檔案監(jiān)督管理。二是項目參建單位檔案管理意識及對檔案管理工作的重視程度存在差異，造成項目檔案管理水平標準不一。所以，認真做好項目檔案管理人員的專業(yè)培訓工作，掌握檔案專業(yè)管理知識和管理技能，明確他們在項目檔案的收集、整理、組卷、移交等工作上的責任是十分重要的。

2 加強項目檔案過程控制，確保項目檔案管理與工程建設同步管理

2.1 將電力建設項目檔案管理工作納入電力工程建設項目管理程序，使項目檔案管理工作與項目工程建設同步的保障。其具體措施就是要將電力建設項目檔案管理工作的“三納入”、“四同步”、“四參加”制度落到項目建設過程管理實處，融入工程項目管理程序中，才能真正做到項目檔案管理與工程建設同步管理。電力建設項目檔案工作“三納入”就是要將建設項目文件的形成、收集、整理和歸檔管理工作納入工程項目建設的各項程序，納入工程項目建設管理計劃，納入各參建單位和相關管理人員的工作職責。“四同步”就是工程建設任務、計劃與建設項目文件收集、整理、歸檔要求、計劃同步進行；檢查工程建設進度與檢查建設項目文件收集情況同步；電力工程驗收與檔案專項驗收同步進行；工程項目總結與歸檔的項目文件移接同步進行。“四參加”就是要求項目檔案管理人員應參加與工程管理相關的各項會議及質量監(jiān)督檢查工作；參加重要設備開箱驗收工作；參加電力建設項目工程竣工驗收工作和項目科研成果的審定工作。

2.2 為了確保檔案收集完整、準確、系統(tǒng)，檔案管理人員應采取多項檔案管理控制措施。一是每個單位工程開工前，檔案管理人員對各施工單位明確工程資料收集要求，每月根據(jù)工程進度檢查資料是否與工程建設同步；二是在設備開箱驗收時，檔案人員詳細登記隨機資料的數(shù)量和質量，并及時收集整理。

2.3 嚴格做好基建期項目文件收集、管理工作。一是定期組織召開檔案工作專題會議，學習國家行業(yè)有關規(guī)范、規(guī)定等相關檔案管理文件，安排部署各階段項目文件材料的收集、整理和移交工作。二是施工圖、設備文件、工程過程資料需專業(yè)主管工程師審核簽發(fā)，這樣才能保障相關專業(yè)人員都能第一時間接觸到資料存在的問題。三是檔案管理人員深入各部門、各施工單位現(xiàn)場指導資料整理、組卷工作，確保歸檔文件材料的準確和完整。

3 嚴把項目檔案驗收管理，確保檔案收集完整、準確、系統(tǒng)

3.1 前期文件、合同、招投標文件移交時，需辦理文件移交清單，移交清單無經辦人和部門領導審核簽字確認不得移交文件。

3.2 設備文件移交時，需辦理設備文件移交清單，移交清單無本專業(yè)工程師審核簽字確認不得移交設備文件；設備材料付款時，無設備文件移交清單，不予結算、付款。

3.3 每一個單位工程竣工驗收時，對工程資料的完整程度和整理質量進行驗收，資料不齊全的不得進行工程交接；竣工資料移交時，需辦理竣工文件移交簽證單，簽證單無移交單位、監(jiān)理單位、建設單位主管技術的領導和檔案人員在項目文件移交簽證單上審查簽字確認，不得移交；工程結算時無項目文件移交簽證單，不予結算。

3.4 竣工圖移交時，監(jiān)理應對竣工圖的真實性和完整性審核、簽字確認，需辦理竣工圖移交簽證單，簽證單無移交單位、監(jiān)理單位、建設單位主管技術的領導和檔案人員在項目文件移交簽證單上審查簽字確認，不得移交。

4 結束語

綜上所述，電力建設項目檔案管理工作水平是反映電力項目建設規(guī)范程度的一項重要指標，對于電力項目的建設及日后的運行、生產發(fā)揮著重要的作用。所以，一定要高度重視電力建設項目檔案過程管理，保證電力建設項目檔案在文件收集階段和檔案整理、組卷、歸檔管理階段的有效管理工作。確保電力建設項目檔案管理工作更好地服務于電力項目建設，服務于社會、經濟的發(fā)展。

參考文獻：

[1]羅勤琴.新形勢下電力工程建設檔案管理研究[J].中國電力教育，2013（17）.

[2]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）.