對教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究

摘 要：就目前而言，伴隨學(xué)校自身教學(xué)水平的不斷完善，其科研水平也呈現(xiàn)上升趨勢，而檔案服務(wù)工作則逐漸受到了重視。按照學(xué)校中校園網(wǎng)自身所具備的特質(zhì)，需要?jiǎng)?chuàng)建具有網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)的教學(xué)檔案管理，從而保證檔案資源可以充分發(fā)揮自身作用，利用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)后有助于檔案工作的實(shí)施，同時(shí)能夠有效提升其整體質(zhì)量水平。此研究則對教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)行分析，找出其教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；管理系統(tǒng)

學(xué)校的教學(xué)工作具有一定的繁瑣性，例如對教學(xué)工作以及教學(xué)日歷的編制，對學(xué)生成績進(jìn)行管理等相關(guān)工作，然而此項(xiàng)工作則是通過教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)人員以及教務(wù)處一同來進(jìn)行操作，涉及的工作人員過多，同時(shí)對相關(guān)資料予以制定，因此具有較大的困難性[1]。通常情況下則是在投入大量的人力以及物力時(shí)消耗了一定的時(shí)間，但是無效率。然而這些工作均具有相似的性質(zhì)，從而使得資料存在一定的規(guī)范性，此外，上述工作均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下實(shí)施。所以，應(yīng)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提升教學(xué)管理的工作效率。

1 教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的現(xiàn)狀

教學(xué)檔案則是學(xué)校工作人員在平常的實(shí)踐過程中和教學(xué)管理過程中逐步形成的，具有一定的保存價(jià)值，同時(shí)還按照相關(guān)規(guī)定保存教學(xué)文件[2]。因?yàn)榻虒W(xué)檔案的存在，可以直觀的呈現(xiàn)出學(xué)校實(shí)際教學(xué)內(nèi)容，從而將教學(xué)成果表現(xiàn)出來。就目前而言，伴隨科學(xué)水平的不斷完善以及進(jìn)步，現(xiàn)在的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代則以高新信息技術(shù)為主，這種現(xiàn)象在某種程度上會(huì)對以往的檔案管理造成一定的沖擊，從而對教學(xué)檔案管理形成一種挑戰(zhàn)。

在現(xiàn)階段中，即使多數(shù)學(xué)校將基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)置為學(xué)校自身的校園網(wǎng)，并主動(dòng)創(chuàng)建學(xué)校自身的教學(xué)檔案管理，然而因?yàn)槌杀疽约鞍踩认嚓P(guān)原因的阻礙，使得大部分的教學(xué)檔案在日常管理中選擇的傳統(tǒng)檔案盒，對資料進(jìn)行分類存放，當(dāng)資料并不多時(shí)，可以及時(shí)以及準(zhǔn)確的進(jìn)行查找，然而伴隨數(shù)據(jù)資料的不斷增多，并不能及時(shí)準(zhǔn)確的找出相關(guān)資料，同時(shí)因?yàn)閷⒉糠衷假Y料放置到檔案盒中，所以會(huì)形成浪費(fèi)現(xiàn)象，而多數(shù)學(xué)者經(jīng)研究后認(rèn)為不應(yīng)采用紙質(zhì)文獻(xiàn)，需要利用先進(jìn)的電子技術(shù)，并及時(shí)創(chuàng)建電子文件和數(shù)據(jù)庫。教學(xué)檔案管理應(yīng)跟隨時(shí)代的進(jìn)步，將傳統(tǒng)的思維模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，并逐漸加強(qiáng)學(xué)校的教學(xué)管理水平能力[3]。

目前，高新技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)也朝著發(fā)展的方向邁進(jìn)。然而學(xué)校檔案在進(jìn)行使用以及創(chuàng)建時(shí)需要選擇現(xiàn)代化管理方法。因?yàn)橛?jì)算機(jī)現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加深，提升了教學(xué)檔案信息的解決以及利用。單純依靠手工方法對其進(jìn)行利用以及創(chuàng)建并不能夠滿足教學(xué)檔案實(shí)行者的需求。對于檔案部門而言，需要和學(xué)校的實(shí)際狀況進(jìn)行相互結(jié)合，并和相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合，例如教務(wù)處以及管理處等，創(chuàng)建教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。教學(xué)檔案的創(chuàng)建以及使用需要將傳統(tǒng)中的服務(wù)模式進(jìn)行消除，主要實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式[4]。

2 教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)應(yīng)重視的內(nèi)容

2.1 選取合適的系統(tǒng)軟件

因?yàn)榻虒W(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)通過計(jì)算機(jī)來實(shí)行，所以，應(yīng)采用相應(yīng)完整的系統(tǒng)軟件。在我國的每個(gè)學(xué)校中，檔案系統(tǒng)軟件在實(shí)際操作的過程中存在較強(qiáng)的復(fù)雜性，不但有國產(chǎn)軟件還有進(jìn)口軟件；同時(shí)存在和辦公自動(dòng)化相互連接的軟件，同時(shí)也存在獨(dú)立軟件。但是在實(shí)際操作的過程中，軟件的好壞則取決于檔案信息數(shù)據(jù)庫在整個(gè)描述的過程中所呈現(xiàn)出的規(guī)范性，并涉及到能夠揭示檔案信息字段所說明的規(guī)范性問題。

因此，如果想要選擇好軟件，需要遵守規(guī)范以及先進(jìn)等相關(guān)原則，不單單需要對目前工作的需求予以實(shí)現(xiàn)，還應(yīng)具備兼容性和實(shí)用性，與此同時(shí)還應(yīng)充分掌握未來相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，此外，還應(yīng)具備較強(qiáng)的擴(kuò)展性[5]。

2.2 選取合適的數(shù)據(jù)庫環(huán)境

對于數(shù)據(jù)庫環(huán)境而言，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫在進(jìn)行管理的過程中的主要記錄對象則為數(shù)值以及字符，在一般情況下，其目錄數(shù)據(jù)庫則為將系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，此數(shù)據(jù)庫則是一種簡單結(jié)構(gòu)，同時(shí)還具備簡單的儲存模式，在此過程中并不包含圖像和聲音[6]。然而，檔案逐漸走向現(xiàn)代化與數(shù)字化的基礎(chǔ)上，其主要管理對象則邁向全文數(shù)據(jù)以及多媒體管理中，因此其性質(zhì)以及功能在一定程度上會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的改變。由此能夠說明，檔案管理對于數(shù)據(jù)庫的能力水平以及相關(guān)安全性等因素中具有較高的要求。為此，在現(xiàn)今階段中，大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)均選擇Oracle或者SQL Server數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行管理。

2.3 增強(qiáng)管理人員的自身素質(zhì)

管理人員首先需要具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)的使用水平以及能力。因?yàn)闄n案管理、計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等存在直接的聯(lián)系，而檔案管理工作人員在對信息進(jìn)行加工或者在對信息進(jìn)行處理的過程中均存在一定的價(jià)值，因此其工作人員需要具備對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息開發(fā)利用的良好水平，因?yàn)橹挥羞@樣才可以提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息，從而對檔案工作的實(shí)際需求進(jìn)行滿足。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)自身的檔案管理意識，在現(xiàn)階段中，學(xué)校的主要核心信息則是利用校園網(wǎng)或者辦公室系統(tǒng)實(shí)行傳送，為此檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的信息分類能力以及獲取水平，要充分了解并掌握信息歸檔以及線索歸檔等方面的內(nèi)容，此外，還應(yīng)和其他部門進(jìn)行相應(yīng)的配合，從而提升總體工作水平能力。

3 教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要內(nèi)容

服務(wù)深度則是教學(xué)檔案信息自身價(jià)值的體現(xiàn)，而經(jīng)過教學(xué)檔案網(wǎng)上所提供的信息服務(wù)資源需要具有一定的特色[7]。而信息資源有助于校外利用者，同時(shí)還能夠?qū)W(xué)校的教育體制進(jìn)行相應(yīng)的深化以及改革，并探究高質(zhì)量人才培養(yǎng)的主要途徑。所以，網(wǎng)上教學(xué)檔案服務(wù)需要以長遠(yuǎn)的眼光，將服務(wù)深度予以相應(yīng)的完善以及發(fā)展，從而提升整體的檔次。

同時(shí)，網(wǎng)上信息具有多樣性。不但要對其進(jìn)行文本信息的提供，還應(yīng)將超文本信息進(jìn)行提供，例如圖片、音頻或者視頻等。同時(shí)還應(yīng)對用戶的自由度進(jìn)行相應(yīng)的重視。在網(wǎng)絡(luò)中將目錄進(jìn)行輸入，通過檢索，對其相關(guān)功能實(shí)行查詢，其多樣性的檢查方法有助于用戶檢索。

網(wǎng)上檔案服務(wù)在對相關(guān)信息進(jìn)行組織的過程中，應(yīng)對其進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查以及研究，同時(shí)及時(shí)吸取用戶的意見，并創(chuàng)建可以充分體現(xiàn)教學(xué)特質(zhì)的系統(tǒng)。然而利用大方間接的設(shè)計(jì)，樹立良好的頁面形象，與此同時(shí)在界面檢索位置處添加附注使用，并且還應(yīng)配備相關(guān)的說明文檔，此外還應(yīng)設(shè)立一個(gè)英文版面，從而提升學(xué)校自身的國際形象。

4 教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具體實(shí)行計(jì)劃

應(yīng)由學(xué)校對其教學(xué)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行試用，而數(shù)據(jù)的管理權(quán)應(yīng)于教學(xué)秘書，可以對其進(jìn)行修改、查詢以及瀏覽。其主要內(nèi)容包含對學(xué)生成績的管理，教學(xué)計(jì)劃，對相關(guān)文件的校發(fā)，對學(xué)生試卷進(jìn)行管理，查詢教學(xué)大綱、教學(xué)文件以及試題等。

而管理權(quán)應(yīng)歸屬于學(xué)院教辦，可以對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的修改、查詢。與此同時(shí)還可以對教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、教案、考試大綱、學(xué)生的成績單、教學(xué)研究、科研項(xiàng)目以及教研活動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的查看。此外，每個(gè)院教學(xué)檔案系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的對接工作。創(chuàng)建全校教學(xué)檔案管理。

除此之外，每個(gè)院均需要推行電子檔案系統(tǒng)，并通過教辦進(jìn)行相關(guān)授權(quán)，而秘書以及教研室主任則具備相應(yīng)的行使權(quán)以及對系統(tǒng)的修改權(quán)，每個(gè)任課教師均具有一定程度的瀏覽以及查詢權(quán)利。而瀏覽器則通過相關(guān)工作人員進(jìn)行登錄，并充分使用自身的權(quán)利。然而負(fù)責(zé)日常維護(hù)以及整理方面工作的工作人員為秘書處人員，此外，期中以及期末教學(xué)檢查人員能夠?qū)虒W(xué)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的觀看。最終通過大學(xué)對各院教學(xué)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的對接工作，創(chuàng)建全校的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)實(shí)行后的預(yù)期成果則為教學(xué)檔案系統(tǒng)相關(guān)軟件，主要的實(shí)行范圍則為學(xué)校每個(gè)院系以及相關(guān)的教學(xué)結(jié)構(gòu)。

5 結(jié)語

對教學(xué)檔案的開發(fā)以及使用是學(xué)校的主要表現(xiàn)，同時(shí)檔案工作人員需要和學(xué)校的實(shí)際狀況進(jìn)行相互集合，同時(shí)還應(yīng)探究較為完整的教學(xué)檔案程序，從而保證教學(xué)檔案自身所具備的功能，并盡自身最大限度將其充分的發(fā)揮出來。

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作者簡介：王曉燕（1984），女，山東青島，圖書館員，研究方向：教學(xué)管理、信息管理。