淺析數字化檔案管理系統設計

婁國煥 董燁

【摘 要】隨著網絡信息技術飛速發展，網絡信息化逐漸替代了傳統的工作方式，傳統檔案管理方法越來越不能滿足日常應用。檔案管理數字化越來越多的應用到現實中。本文根據基層檔案管理人員近年來的工作經驗累積，結合數據庫應用知識，論述了檔案數字化管理的基本技術理論，構建了常用檔案數字化管理五大模塊。

【關鍵詞】數字化檔案管理 數據庫 數據安全 異構數據庫

1 緒論

近年來，隨著檔案數量日益增長，傳統的檔案管理方法已無法解決社會各方面對檔案的利用需求，進而產生越來越大的矛盾。如檔案數量越來越多面臨的存儲問題；查找檔案困難重重，既難查準，又難查全問題；檔案資源不能充分開發，檢索困難，還需手工翻找問題；檔案信息加工、傳遞緩慢問題；長期檔案不易保存，保存環境要求苛刻等等。

檔案數字化替代傳統檔案管理，提高經濟效益，提高辦公效率，增強對檔案原件的保護。檔案數字化管理勢在必行。

2 關鍵技術

用數據庫知識實現檔案管理的數字化，關鍵需要解決數據一致性好、數據完整性強、數據安全性好三個方面。

數字化檔案管理系統正常運行使用和安全使用，需要一系列關鍵技術，例如信息的更新、操作版本的更新、數據庫的維護、數據的備份及安全測試等等，這些工作需要專業技術人員負責，并按照流程操作。下面著重講解五個關鍵技術。

2.1 數據庫的維護和信息的更新

數據庫的維護和信息的更新主要是指對數據庫和過期的信息及時的進行維護和更新，從而保證數據庫的運行正常和信息的時效性、及時性，進而保證系統用戶能順利地獲取最新信息。

（1）將基礎數據統一處理，簡化了管理人員的使用難度，使該系統能夠成功應用于實際操作。

（2）充分利用數據庫檢索功能基礎上，利用數據挖掘，歸納形成的全宗介紹、組織沿革，方便快捷的同時，減輕了檔案工作人員的工作量。

（3）運用異構數據庫系統，實現數據的共享和透明訪問。數字化檔案系統投入使用后，各使用單位原有數據庫系統加入本異構數據庫系統，異構數據庫的各個組成部分具有自身的自治性，實現數據共享的同時，每個數據庫系統仍保有自己的應用特性、完整性控制和安全性控制。

2.2 系統可擴展性

在進行系統需求分析時，就要對系統的可擴展性做全局的考慮。擴展性主要是為了資源的整合，防止以后系統之間的不兼容。在系統設計時就給其他系統存留接口。保證系統的可擴展性。

2.3 系統的穩定性

系統的穩定性至關重要。系統的設計首先要保證系統能夠穩定的運行。穩定不僅僅是數據的安全，要系統有序的進行，既要保證用戶檔案信息的安全，又要

保證系統的有序、高效的進行。檔案管理系統釆用運行數據庫與備份數據庫相結合，例如可以用SQL語句多數以存儲過程的形式，存儲在MYSql數據庫中，可一定程度上保證了系統的穩定與安全。

2.4 操作版本的更新

操作版本的更新主要是對系統的操作頁面定期的進行調整或者更新，對系統操作版本的更新，系統的操作方法及使用過程是不產生變化的，操作版本的升級和更新，可以使整個系統總是充滿活力，給使用者新鮮感。

2.5 安全測試和數據備份

由于目前整個網絡體系的安全問題還存在著較大的隱患，所以加強系統的安全性能是一個系統的正常運行的重要保障和基本前提。這需要系統管理員不定期對系統進行的一些用戶名、密碼以及權限進行更新或重新設置，從而保證系統的安全運行。

此外，經常對信息數據進行備份，可以有效防止系統遭到外界襲擊時陷入癱瘓狀態，也可以有效保護數據。

3 檔案系統總體設計

檔案管理系統設計前提是從檔案工作的實際需要出發，目的在于提高辦公效率和經濟效益。管理系統包括基本檔案業務、檔案資料管理，以及業務處理流程中的鑒定、檢索、開發利用等。

在操作上，系統應以符合大眾用戶的使用為基準，簡單快捷、易上手，功能鍵統一，并且滿足大眾審美，界面美觀。集人性化、智能化和科學化為一體。

3.1 檔案管理系統登陸、退出設計

使用者登陸檔案系統，首先在系統首頁按格式要求輸入用戶名和密碼，并選擇“登陸身份”，點擊確定后，系統自動判斷用戶輸入的用戶名和密碼是否為合法用戶；如果用戶名和密碼錯誤，系統將報錯，并返回到登陸頁面；如果用戶名和密碼正確，系統將自動識別用戶的身份，選擇相應用戶權限。

所有用戶成功登陸并完成操作后，需要進行退出工作，保證系統信息的安全。點擊退出，系統將返回到登錄頁面。

3.2 數據錄入設計

數據錄入是檔案管理系統的基本要求，需要實現系統使用者對各種檔案數據的錄入、編輯、修改以及完成檔案文本與各種電子檔案原件的掛接。

用戶在進行資料、檔案和文件的錄入工作時，需要對其進行基本操作，包括新增、刪除、編輯、排序、檢索等，并可對選中的文件及文字進行復制和粘貼。對原始資料及檔案可以分配給系統管理員權限進行修改并保存替換原有文件，使其他用戶能夠在檢索查詢時直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時，系統默認記錄修改信息和舊檔案，對檔案修改情況進行跟蹤。

設置好各項指標后，可以將用戶已錄入的檔案記錄和電子檔案原件自動對應，這就是電子文件的批量掛接功能。可以方便查詢用戶在檢索到檔案條目的同時能夠瀏覽電子原件，相應減輕了檔案人員的錄入數據的工作量。

3.3 檢索功能設計

檢索是電子檔案管理系統中的重要應用模塊，普遍運用于日常工作中。檢索的主要功能設計是滿足對系統所管理的文件、檔案、資料進行多種方式的檢索、瀏覽和下載利用。系統的參與者都有檢索的權限，根據文件、檔案、資料的保密級別不同，檢索出的結果顯示相應信息或者顯示全文。檢索出的文件、檔案、資料可直接瀏覽，也可下載到本地電腦上利用，也可直接打印。

簡單查詢即在一個數據表中輸入查詢條件進行查詢，查詢條件支持模糊查詢和多條件查詢，可以輸入一個關鍵字，也可以輸入兩個或多個關鍵字進行查詢，關鍵字之間用空格隔開，輸入關鍵字后，點擊提交，系統右側即顯示檢索結果。

自定義查詢是針對某一個數據表進行查詢，所檢索的信息比分類查詢更精確。自定義查詢中，首先指定要檢索的數據表，然后才能輸入要檢索的關鍵字信息。系統自動將查詢條件和結果作為一項內容并標識以助記名保存下來，如果不想保存，也可以刪除。與簡單查詢相比，自定義查詢更精確。但是自定義查詢只能針對某個數據表進行檢索，對多個數據表的檢索要使用跨庫查詢。

跨庫查詢與自定義查詢類似，只是跨庫查詢可以在系統中同時找出多個數據表中符合條件的記錄，彌補了簡單查詢和自定義查詢只能在一個數據表中進行檢索的缺點。在進行跨庫查詢時，同時指定多個數據表，輸入要檢索的關鍵字信息，點擊提交后，檢索成功。

3.4 利用借閱設計

檔案管理系統的利用借閱，主要是面向紙介質文件、檔案、資料的利用、記錄、歸還、統計以及電子介質資料的利用統計。

借閱登記：借閱登記一般針對紙質檔案或者文件資料。系統管理員需要登記被借閱檔案資料的類型、歸檔與否、所屬卷宗（文件）、借閱者、借閱日期、借閱期限和登記領導批示內容備查等等。登記無誤，檢索出借閱材料并打印借閱登記單。

歸還登記：借閱人歸還借閱材料后，系統管理員進行歸還登記，并提供續借功能。

催還管理：借閱人沒有按照規定時間歸還借閱材料，系統將提示“超期”，系統管理員對超期未歸還的借閱人進行催還登記，打印催還單。

借閱統計：因借閱出去的檔案、資料和借閱人等都進行了登記，所以系統按照不同類別可以生成統計數據。借閱統計的形成便于對檔案資料的利用價值評估和對檔案管理員工作量的掌握，也可以對某一個借閱人在一段時間內的借閱情況進行統計了解。

3.5 鑒定設計

“鑒定”即對到期的檔案資料進行鑒定，對到期不需要保存的資料，進行銷毀清冊處理。電子文件檔案管理中對電子文件檔案的鑒定、銷毀是一項重要的工作步驟和環節，必須認真對待。過寬，將不應該長期或永久保存的電子文件檔案都保存，數據量劇增，檔案信息系統負擔過重，開銷很大，造成浪費；過嚴，將應當歸檔保存的電子文件檔案銷毀，或者將不到時限的檔案提前銷毀，造成資料的缺失，給使用者帶來無法挽回的損失。

檔案鑒定銷毀管理主要的依據是檔案保管期限，對經過鑒定的舊檔案進行銷毀處理，就是將其從檔案庫中徹底刪除，同時系統日志將記錄該操作的申請人、批準人、銷毀原因、銷毀日期等，便于對銷毀的操作進行檢索。

檔案管理員可每隔一段時間（6個月或者12個月）檢索一次，篩選出過期的檔案，向上級領導提出鑒定申請，由領導批示和簽字。檔案管理員根據領導的批示進行相應的鑒定處理：更改保密級別、變更保管期限、還原或銷毀。銷毀的檔案首先放入回收站，回收站管理可實現對其中的檔案進行還原、刪除、檢索、打印等功能。

4 結語

本文根據基層檔案工作者實際工作過程中的點滴經驗，首先闡述了檔案管理過程中紙質化檔案管理的弊端，從而體現檔案管理工作數字化需求。淺談數字化檔案管理所需幾項關鍵技術后，作者根據實際工作經驗設計出檔案管理系統五大重要組成部分，希望與檔案工作者共享。