EXCEL在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用

文/周蘭芳

EXCEL在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用

文/周蘭芳

在很多小微企業(yè)并沒有購買電算化軟件，而是在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法基礎(chǔ)上，配合EXCEL進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、達(dá)到財(cái)務(wù)功能。本文研究介紹EXCEL在現(xiàn)代財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的必要性及其具體運(yùn)用情況，介紹其功能，并提出適當(dāng)運(yùn)用該工具對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)具備較好優(yōu)化作用的結(jié)論。

EXCEL；財(cái)務(wù)分析；財(cái)務(wù)工作

一、EXCEL在現(xiàn)代財(cái)務(wù)應(yīng)用的背景

建立在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)上的財(cái)務(wù)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面： (1)財(cái)務(wù)人員利用分析手段將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)歸結(jié)分析后，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)及能力進(jìn)行反應(yīng)，提供決策有關(guān)財(cái)務(wù)信息的相關(guān)職能。(2)根據(jù)會(huì)計(jì)資料及相關(guān)信息，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的整個(gè)流程進(jìn)行引導(dǎo)和控制。會(huì)計(jì)監(jiān)督包括貨幣監(jiān)督及實(shí)物監(jiān)督，其主要的目的就是利用企業(yè)的預(yù)算會(huì)計(jì)，對(duì)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益及成本等進(jìn)行分析，進(jìn)而提升企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的合理性、有效性的全面監(jiān)督機(jī)制。(3)參與經(jīng)營決策的職能，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的決策參與功能主義是根據(jù)采取信息的分析和預(yù)測(cè)結(jié)果，指引企業(yè)經(jīng)營決策的方向，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益高效化，這也是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的職能所在。

二、EXCEL在現(xiàn)代財(cái)務(wù)應(yīng)用的必要性

EXCEL軟件可以方便用戶自行設(shè)計(jì)函數(shù)等功能，用戶完全可以依據(jù)自己的需求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行特殊的歸類和處理。這就降低了因此電算化等軟件的模塊分區(qū)局限性引發(fā)的一定問題。特別是，目前不同企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件不完全一致，而EXCEL軟件則是建立在大數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上的個(gè)性化功能分區(qū)。任何企業(yè)在軟件不一致或者沒有使用電算化軟件的情況下，都可以借助EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)口徑的統(tǒng)一，方便企業(yè)對(duì)比分析和開展合作。這對(duì)于企業(yè)的納稅申報(bào)等都是有幫助的，可以降低因?yàn)閿?shù)據(jù)口徑不一致引發(fā)的一些財(cái)稅處理的漏洞。

三、 EXCEL在現(xiàn)代財(cái)務(wù)中的應(yīng)用步驟領(lǐng)域

(一)運(yùn)用步驟

企業(yè)財(cái)務(wù)由財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、決策、預(yù)算、控制和分析等組成。EXCEL運(yùn)用在財(cái)務(wù)中，需要：

首先，確定目標(biāo)：企業(yè)在明確想要達(dá)到的財(cái)務(wù)目標(biāo)，比如希望通過數(shù)據(jù)分析明確當(dāng)前的存貨周轉(zhuǎn)情況，進(jìn)而合理改進(jìn)存貨管理方案等，就可以針對(duì)存貨相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行專門的篩選與分析。

其次，依據(jù)目標(biāo)構(gòu)建一個(gè)或者多個(gè)模型：在EXCEL中有函數(shù)庫，可以極大的方便用戶使用函數(shù)工具，進(jìn)行比重分析、回歸分析、趨勢(shì)分析等，實(shí)現(xiàn)橫縱向?qū)Ρ然蛘呦嚓P(guān)性分析等，這也可以讓企業(yè)了解不同財(cái)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)系、發(fā)展情況等，以方便后期的財(cái)務(wù)調(diào)整。

最后，明確目標(biāo)且確定模型后，企業(yè)需要收集數(shù)據(jù)。一般情況下，企業(yè)如果沒有EXCEL數(shù)據(jù)存檔，必須手工輸入。但是目前很多沒有財(cái)務(wù)軟件的企業(yè)實(shí)際上都會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行EXCEL存檔，這就可以通過篩選數(shù)據(jù)完成基本的數(shù)據(jù)收集。如果需要行業(yè)對(duì)比等，則需要借助外部數(shù)據(jù)庫完成。

(二)運(yùn)用領(lǐng)域

1.對(duì)會(huì)計(jì)賬簿建立的運(yùn)用

EXCEL對(duì)于會(huì)計(jì)信息歸檔建立會(huì)計(jì)賬簿具備很好的適應(yīng)能力。Excel 建立一個(gè)使用方便的賬務(wù)處理系統(tǒng): 制作和運(yùn)行菜單的宏可以利用Excel 的宏功能生成;利用Excel 可以設(shè)計(jì)賬務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng);安全設(shè)置頁可以采用Excel 進(jìn)行。大部分會(huì)計(jì)處理模塊( 賬務(wù)憑證、科目設(shè)置、明細(xì)表，總帳、報(bào)表、工作底稿等) 都可以利用Excel 的功能。相對(duì)于財(cái)務(wù)軟件，EXCEL可以更多的為企業(yè)提供獨(dú)特的賬簿名稱、明細(xì)歸類方式，當(dāng)然這并不是主流選擇，卻可以為企業(yè)的財(cái)務(wù)工作提供一定便利，提升財(cái)務(wù)工作效率。

2.函數(shù)處理的分析功能

財(cái)務(wù)分析對(duì)于財(cái)務(wù)至關(guān)重要，EXCEL可以在用戶自由設(shè)計(jì)函數(shù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)系分析。例如，固定資產(chǎn)折舊是指固定資產(chǎn)在使用過程中，逐漸損耗而消失的那部分價(jià)值。涉及大量運(yùn)算的折舊計(jì)算，利用Excel 提供的直線折舊函數(shù)SLN()、雙倍余額遞減函數(shù)DDB( )或年數(shù)總和法函數(shù)SYD( ) 等進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊計(jì)算，可以大量減少財(cái)務(wù)中的工作量，節(jié)省了財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)力和勞動(dòng)時(shí)間。

3.EXCEL對(duì)財(cái)務(wù)決策的輔助功能

EXCEL的運(yùn)用對(duì)于財(cái)務(wù)決策有著很大的幫助，不同于手工的低效率，該軟件顯然可以更加快速和準(zhǔn)確的反映數(shù)據(jù)關(guān)系，為決策提供幫助。也與電算化軟件的功能明確在一定范圍內(nèi)不同，EXCEL的決策輔助運(yùn)用更加靈活。例如，企業(yè)可以在投融資數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，引入更多的行業(yè)數(shù)據(jù)、投融資參與方數(shù)據(jù)及其他的相關(guān)因素?cái)?shù)據(jù)，來進(jìn)行多元回歸分析等，這就可以得出更加客觀和全面的分析結(jié)果，幫助企業(yè)進(jìn)行投融資決策。

四、應(yīng)用影響

EXCEL能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行準(zhǔn)確的錄入、審核、修訂及歸檔分析等工作，漸漸提高了工作效率。另外，EXCEL軟件能夠通過編輯公式等自行檢測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)指出出錯(cuò)之處并能及時(shí)提醒較歷史數(shù)據(jù)相比有疑義的數(shù)據(jù)，有效的提高了準(zhǔn)確性。在EXCEL中突破了傳統(tǒng)手工記賬中會(huì)計(jì)核算繁雜的環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)人員可以借此實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成賬目，能夠隨時(shí)查理賬目，如此對(duì)賬不再是難事。更為關(guān)鍵的是，這個(gè)軟件是任何企業(yè)都擁有且可以使用的，隨著最新版EXCEL的升級(jí)，其功能性更加突出。如VLOOKUP等系統(tǒng)功能對(duì)于查賬、列數(shù)據(jù)分析、函數(shù)設(shè)計(jì)與分析等地效果更加顯著，對(duì)于財(cái)務(wù)工作的輔助功能也更加突出。

[1]宋萍.EXCEL在財(cái)務(wù)管理信息化中的應(yīng)用[J].財(cái)經(jīng)界，2014(6).

[2]李星月.EXCEL電子表格在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[J].金融經(jīng)濟(jì)，2013(7).

(作者單位：理想拉鏈(江蘇)有限公司)