大型儀器設備開放基金管理及信息系統建設

錢俊臻, 廖 琪, 嚴 薇

(重慶大學 實驗室及設備管理處， 重慶 400044)

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大型儀器設備開放基金管理及信息系統建設

錢俊臻, 廖 琪, 嚴 薇

(重慶大學 實驗室及設備管理處， 重慶 400044)

大型儀器設備開放基金能促進開放共享，有效提高大型儀器設備的使用效益，保證大型儀器設備運行處于良性循環。基于大型儀器設備開放基金手工管理中存在的問題，建設了大型儀器設備開放基金信息系統，優化了管理流程，提高了管理水平和效率，對學校科研工作和人才培養提供了條件支撐。

大型儀器設備； 開放基金； 管理信息系統

0 引 言

儀器設備是高校人才培養、科學研究和社會服務的物質基礎[1]，近年來隨著高校儀器設備數量和質量的飛速增長，對這些儀器設備開放共享的需求不斷增強[2-3]。目前很多高校都在努力探索并創新相應的機制和制度，積極推進開放共享，提高儀器設備使用效益，保證儀器設備運行處于良性循環[4-6]。設立大型儀器設備開放基金是促進開放共享和提高使用效益的有力措施，采用信息系統對開放基金進行全過程管理能提高工作效率和管理水平，使管理更加規范和完善。

1 開放基金的設立與運行

為充分發揮大型儀器設備在教學、科研工作中的作用，避免大型儀器設備重復購置，促進大型儀器設備開放共享，學校設立了大型儀器設備開放基金，基金實行項目管理制，①支持教學、科研項目使用大型儀器設備，保證科研項目的順利進行，②為大型儀器設備的開放運行提供資金資助，提高儀器設備的使用效益。根據“重慶大學大型儀器設備開放基金管理實施細則”規定，凡承擔國家、省部級等縱向課題的教師、科研人員、實驗技術人員如需用到原值20萬元以上的儀器設備都可申請開放基金；申請周期1年2次，需經實驗室及設備管理處初審和專家評審；獲得批準的項目組需定下預期目標，同時明確開放基金的資助金額與自籌金額；開放基金使用過程中機組需做好詳細記錄，以落實開放基金的實際用途；開放基金使用完畢后各項目組需提交結題報告，對于取得顯著成果的項目，在開放基金資助方面享有優先權[7-8]。大型儀器設備開放基金推動了大型儀器設備開放共享工作；提高了大型儀器設備的使用效益；緩解了大型儀器設備運行、維護經費的不足，使大型儀器設備的運行處于良性循環。

2 開放基金運行過程中存在的問題

隨著大型儀器設備開放基金使用范圍的不斷擴大，原有的手工、紙質管理和操作方式逐漸顯示出如下各種問題[9-12]:

(1) 基金的申請、評審、使用、結算、結題等工作牽涉到多個管理部門，如學院、實驗室及設備管理處、財務處和科技處等，并涉及參與部門的工作人員、分管領導和相關學科的評審專家，因此手工管理工作效率低。

(2) 基金的調整、結算和結題流程繁瑣,因此手工管理工作量大。

(3) 不能保證相關統計數據的及時性、準確性和唯一性。

基于上述問題，為簡化流程、提高工作效率、提高管理水平，學校于2013年開發了大型儀器設備開放基金信息系統并于2014年正式上線運行。

3 開放基金信息系統建設與運行效果

3.1 功能設計

大型儀器設備開放基金信息系統建設的目的是在網絡上實現開放基金申請、評審、使用、效益錄入、費用結算、結題和數據統計等功能；給基金申請者和使用者提供一個平臺，使他們能及時查詢和了解基金使用情況；改變基金付費方式，將后付費改為預付費，改變了后付費所帶來的繁瑣與滯后等問題，避免基金負責人、基金使用人和相關工作人員在賬目結算方面的重復工作；轉變原有的手工管理模式，及時反映出基金的動態運行情況；提高工作效益，提高管理水平。

大型儀器設備開放基金信息系統在建設過程中特別注重信息共享，確保數據來源的唯一性和準確性。大型儀器設備開放基金信息系統實現了開放基金申請、評審、使用、效益登載、費用結算及結題等各個環節的過程和信息管理。管理流程中可以分為基礎信息管理和開放基金管理流程。其中基礎信息管理流程需實現可供開放共享的儀器設備的管理，可申請開放基金的縱向科研項目的管理(基礎數據來源于科研處)，專家庫和人員庫的管理(基礎數據來源于人事處)，教師、實驗人員、學生等人員庫的管理(基礎數據來源于人事處和研究生院)，它是開放基金管理流程的基礎。開放基金管理流程包括申請、評審、使用、登載、費用結算、結題和數據統計等管理。

用戶根據具有唯一性的身份認證號登錄系統進行使用，系統根據身份認證號自動識別用戶的角色，從而賦予相應的功能。系統管理員能使用的功能包括發布通知、對申請項目進行審核、組織專家對申請項目進行評審、對系統進行維護、對經費進行管理、對開放基金進行全過程管理、完善基礎信息管理、完成數據統計等；項目申請人能使用的功能包括申請、使用和結題；項目負責人能使用的功能包括申請、初審、使用、確認付費、經費及其他狀態查詢、變更使用需求和結題；機組管理員能使用的功能包括使用和收費記錄。大型儀器設備開放基金信息系統的功能(見圖1)。

圖1 大型儀器設備開放基金信息系統功能圖

3.2 系統特點

大型儀器設備開放基金信息系統優化了現有的管理模式，簡化了操作流程，提高了工作效率和管理水平，具有以下幾個特點：

(1) 流程明確，管理規范。大型儀器設備開放基金信息系統流程非常明確，只有完成了上一步的流程才能進行下一步流程操作；對基金申請人和負責人的相關情況具有歷史記錄功能，例如上一批次未結題的不能再繼續申請開放基金、不能申請自己管理的儀器設備、同一人不能在同一批次依托同一縱向課題同時申請幾個開放基金資助項目等，整個管理流程清晰而規范。

(2) 角色清晰，權限確定。系統設置了5種角色，包括系統管理員、機組管理員、專家、項目負責人和項目申請人。用戶根據具有唯一性的身份認證號登錄，系統根據身份認證號自動識別用戶的角色，從而賦予相應的功能。

(3) 效益實時登載。開放基金使用過程中，要求機組人員測試完畢后及時在系統中錄入使用機時、收費情況、用途等相關信息，為每年的效益考核提供最直接最真實的數據，為經費結算提供真實可靠的數據。

(4) 及時準確結算。項目負責人或申請人使用開放基金后，機組管理人員在系統上及時扣除分析測試費用并由項目負責人或申請人現場通過系統確認，既為機組人員和項目負責人或申請人節約了時間，也能保證分析測試費用使用額度的準確性和結算的及時行，保證賬目清晰。

(5) 基金使用過程動態管理與實時查詢。項目負責人或申請人和機組人員隨時可以通過系統查詢基金使用情況，包括儀器設備使用機時、用途、金額和余額等，有利于項目負責人或申請人有計劃地管理自己的開放基金，有利于機組管理人員了解自己管理的儀器設備的使用效益。

(6) 數據統計及時準確。信息系統對大型儀器設備開放基金實行全過程管理，能便捷、高效地完成項目、儀器設備、分析測試費用、余額和結題等的查詢與數據統計，保證數據的真實與準確。

3.3 運行效果

大型儀器設備開放基金信息系統已上線運行1年，工作效率和管理水平得到了極大地提高。實行信息系統管理的2期開放基金共立項151項，資助金額68.1萬元，自籌金額102.2萬元，實際用于分析測試的金額為170.3萬元。基金的需求和以前相比呈現不斷增長的去趨勢，從原來的74個增加到151個；基金的覆蓋面從原有的2個學院擴展到11個學院；付費方式從原有的后付費變為預付費，保證了資金的有效使用，確保科研工作順利進行。

4 結 語

大型儀器設備開放基金不僅支持了學校的科研工作和人才培養，調動了機組人員和儀器設備使用人員的積極性，而且促進了大型儀器設備的有償服務，推動了儀器設備的開放共享，提高了儀器設備的使用效益[13-15]。大型儀器設備開放基金的信息系統則進一步規范了基金管理流程，提高了工作效率和管理水平，其使用過程能進行動態管理與實時查詢，為數據統計提供了便捷、準確的手段。

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[3] 張 寧,王樹臣,石端虎.高校實驗室大型儀器設備開放共享探討[J].教育教學論壇,2014, 43:260-262.

[4] 劉嘉南.大型儀器設備開放共享基金建設的探索[J].實驗室科學,2009(6):150-151.

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[6] 李 剛,盧亞雄.加強貴重儀器設備管理，努力提高投資效益[J].高校實驗室工作研究,2007(1):76-80.

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The Construction of Information System for Large-scale Instrument and Equipment and Open Fund Management

QIANJun-zhen,LIAOQi,YANWei

(Lab and Equipment Managing Section of Chongqing University, Chongqing 400044, China)

large-scale instrument open fund can enhance the utilization and promote open sharing.Based on the problems existed in large-scale instrument open fund manual management we build a system to manage open fund.As a result,optimizing the management process,enhancing management efficiency and providing support for scientific research.

large-scale instrument; open fund; management information system

2015-02-15

錢俊臻，(1980-)，女,重慶人，正科級職員，主要從事儀器設備固定資產管理。

Tel.：023-65112180；E-mail：qjz@cqu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2015)08-0272-03