淺談檔案數字化管理的優勢與弊端

俞娜

摘 要：隨著電子計算機技術的日益普及，檔案的數字化管理勢在必行。然而事有利弊，檔案數字化管理既有其優勢，也有其弊端。這就要求在實施檔案的數字化管理時要充分地了解其優勢和弊端，有效的措施解決其障礙，使檔案數字化管理能夠更好地發揮其優勢。

關鍵詞：檔案數字化管理；優勢；弊端；

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

隨著時代的發展和技術的進步，傳統的檔案管理模式逐漸被檔案數字化管理模式所取代。檔案數字化是信息時代的必然要求，是檔案管理的主要發展方向。值得注意的是檔案數字化管理具有其優勢，又有其弊端，就需要在進行檔案數字化管理時對其充分的了解，制定行之有效的措施，揚長避短、發揮優勢。

一、檔案數字化管理的優勢

（一）能夠更好地落實部門立卷制度。盡管有關部門反復強調部門立卷制度的重要性，然而現在仍然有很多單位使用檔案室來代替部門立卷。甚至一些立卷單位使用檔案員來代替立卷，每年分幾次向檔案室報送零散的材料。這樣就無法使檔案管理員了解該部門的工作，無法判斷檔案是否完整和齊全，對歸檔案卷的質量造成了直接的影響。通過檔案數字化管理可以直接將文件材料輸入網絡，對所有的檔案材料進行統一的立卷編碼保存，使部門立卷制度得到了更好的落實[1]。

（二）提高工作效率。檔案數字化管理能夠提高工作效率的作用是毋庸置疑的。在傳統的管理模式中，檔案管理工作受到了時間、地點和環境的限制，而使用檔案數字化管理則可以突破這些限制。現在主要的辦公工具為電腦、計算機系統和單位網，單位各部門之間可以通過編碼和解碼對大量的電子文件和檔案進行存儲，并且在不同介質之間進行復制和存儲。使用者也可以隨時隨地地查閱檔案，極大地提高了工作效率。立卷部門在計算機中輸入本部門的文件材料并按時將其交至檔案室，檔案室可以直接利用網絡系統來進行立卷、打印和編目，整個工作流程更加迅速。

（三）能夠更好地開發檔案內容信息。應用傳統的檔案管理模式只能夠實現單個文件的查找利用和檔案的完整保管，而檔案數字化管理能夠對檔案內容信息進行更好的開發利用，在計算機硬盤上儲存各類檔案，并且通過檢索工具來對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好的對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮了更大的作用。

二、檔案數字化管理的弊端

（一）存在不安全因素。由于網絡環境的復雜性，電子文件利用的保密和安全工作具有一定的難度。使用電子編碼技術來處理電子文件無法對載體進行固定，而且不會留下編輯修改的痕跡，甚至能夠更改電子文件的原始憑證性關鍵信息，造成難以準確地辨別電子文件的原始憑證性[2]。

（二）受到載體的較大制約。在檔案數字化管理的過程中，電子文件受到載體的較大制約。盡管當前計算機存儲設備已經具有了較大的容量，然而電子文件的增長速度非常迅速，已經超過了寄存處設備容量的增加速度。由于軟件的更新，在新的硬件環境下一些早期形成的文件難以讀取，或者出現了應用軟件不兼容的情況。與此同時，病毒侵害、數據丟失的隱患也造成了數字化管理的不穩定性，威脅到了電子檔案的長期保管和安全保管。

（三）紙質文件和電子文件并存造成資源浪費。當前很多單位都實行檔案的“雙套制”保存，也就是既要保存電子文件，又要保存紙質文件。這就造成了相同內容的文件卻需要用兩種形式進行保存，浪費了大量的資源，造成工作量加大。

（四）檔案管理系統和辦公自動化，難以兼容。在單位中各部門沒有對應用軟件進行統一，例如機關部室、財務部門和人事部門分別使用不同的管理系統，這些辦公自動化系統，與檔案管理系統不兼容。由于較大的軟件環境差異，難以進行數據轉換，造成不能對各科室的電子檔案文件進行直接歸檔。

三、推行數字化檔案管理的注意事項

（一）通過信息工程的建設來實現信息的共享。檔案的電子化建設包括了安全措施、查詢管理、光盤備份、系統管理、掃描錄入、檔案整理、軟件開發、設備選型和總體設計等內容[3]。由于每個部門都會在工作中產生大量需要錄入的文字檔案，因此應該使用光盤和磁帶雙備份、高速掃描儀集中掃描、磁盤陣列存儲、雙服務器等。與此同時還要，設置查詢系統，以提高其利用效率。為了達到資源共享的目的，還應該實現文檔的網上傳輸和觸屏查詢。

（二）與辦公系統進行銜接。要做好檔案數字化管理系統和辦公自動化系統的連接，可以將查詢檔案資料的功能設置在查詢接口程序中，從而使各部門的系統能夠形成無縫集成。與此同時還應該在電子文件和紙質文件之間建立通道，來應對紙質文件和電子文件的“雙套制”保存問題。也就是紙質文件作為映像、電子文件作為文本。要制定一套行之有效的管理規章制度，包括網絡安全管理制度、數字檔案建立制度、保密制度、歸檔制度、文檔一體化工作制度。電子檔案安全管理制度是檔案數字化管理規章制度的關鍵。檔案具有其特殊性，有一部分檔案是需要保密的，這就要求做好檔案保管的安全工作。要實行軟件和硬件的雙重安全管理。在硬件方面把握信息存儲載體的質量，使電子文件載體有更長的保存壽命，選派專人管理存儲電子文檔的設備，避免文件丟失。在軟件方面要實行密碼管理和多級權限管理，通過防火墻、加密通訊和多層結構等各種安全控制手段，對系統的保密性進行維護，避免非法訪問和來自網絡的破壞和修改。

（三）提高檔案管理的水平。當前的檔案管理工作是一種技術密集型工作，要求檔案管理人員提高自身的檔案管理水平，例如要求檔案管理人員具備一定的分析能力，精確的把握行業性檔案，并且能夠對大量的數據檔案信息進行處理，切實提高自身的計算機網絡水平。有關部門要定期組織檔案管理人員，對電子文檔的新管理知識進行學習，使其不斷提高檔案數字化管理的能力。

四、結語

事物皆有利有弊，檔案數字化管理也不例外。檔案數字化管理具有其優勢，又有其弊端，然而檔案管理現代化離不開檔案數字化管理，這就要求單位針對當前檔案數字化進程中存在的問題進行深入的分析，采取切實有效的措施來應對檔案數字化管理的弊端，發揮檔案數字化管理的優勢，推進我國的檔案管理現代化進程。

參考文獻：

[1]支秀蓮.淺析檔案數字化管理中應注意的幾個問題[J].中國科技信息. 2011（03）

[2]黃宏.檔案數字化在數字城建系統中的開發與利用[J].今日科技. 2012（06）

[3]米曉霞.企業檔案數字化存在的問題及對策[J].赤峰學院學報（自然科學版）. 2011（11）