中美數字檔案館建設需求標準比較研究*

張 茜

（上海大學圖書情報檔案系、南京政治學院信息管理系，上海，200433）

數字檔案館建設需求標準明確電子文件管理所要達到的功能目標和強度，是指導數字檔案館實踐的綱領性文件，在數字檔案館建設中起前端控制的作用。近年來，美國、歐盟、澳大利亞等國家和地區陸續制訂了多個電子文件管理系統需求標準，其中美國國家檔案館2010年發布的最新版《數字檔案館需求標準》（Electronic Records Archives Requirement）（以下簡稱ERA需求標準）是這些需求標準中影響較大，具有代表性的需求指南。我國也于2010年由國家檔案局發布了《數字檔案館建設指南》，用以指導我國的數字檔案館建設，從本質上來說，該指南是一份指導數字檔案館建設總體的需求文檔。本文正是基于此角度，對這兩份作為國家層面數字檔案館建設的指導性文件展開深入的比較分析，研究當前我國數字檔案館建設需求存在哪些優勢和不足，以及未來的發展方向，為我國數字檔案館建設需求標準的制定提供思路和有益借鑒。

1 ERA需求標準與《數字檔案館建設指南》的發展背景

ERA需求標準是美國國家檔案館(National Archives and Records Adm inistration)（簡稱 NARA）2010年發布的，旨在為美國國家檔案館成立的電子文件檔案館提供需求依據，并且該標準在實際系統的分析和設計過程中不斷完善。ERA標準說明了電子文件的一系列流程處置需求，包括移交、接收、保管和利用等。

《數字檔案館建設指南》是我國國家檔案局組織編寫并發布的，為全國各地數字檔案館建設提供指導的規范性文件，涉及原則、要求、步驟等一系列頂層建設要求。

《數字檔案館建設指南》與ERA需求標準都是國家層面的數字檔案館建設需求指導文獻，但由于國情不同，二者雖在指導性和理論基礎方面具備一定的共性，但在功能需求內容、側重點、需求架構等方面也呈現出一定的差異。

2 《數字檔案館建設指南》與ERA需求標準的共性分析

2.1 理論依據一致

從《數字檔案館建設指南》和ERA需求標準的理論依據來看，這兩個標準都遵循文件生命周期理論。所謂文件生命周期理論指的是描述一份文件從創建、接收、分發、處理、保管、利用到銷毀整個過程的理論。文件生命周期理論一直是國際檔案領域進行檔案管理的經典指導理論。

ERA需求標準明確提出電子文件管理系統必須支持美國國家檔案館對各種類型文件的生命周期管理，其詳細功能需求體現了電子文件管理系統從概念設計階段的分類方案設置到文件捕獲、創建、接收、現行利用，到保管、存儲、利用等生命周期過程，并且其需求類目也是按照文件生命周期職能活動來建立的。而我國《數字檔案館建設指南》中也涵蓋了檔案管理的各個流程的要求，在管理系統功能要求中，也明確了數字檔案館管理系統收集、管理、保存和長久保存的要求，實現檔案管理的各業務環節的自動化、網絡化。電子文件生命周期的業務流程都植入各項管理要求中，同樣體現了文件生命周期理論。

鑒于以上分析，我國《數字檔案館建設指南》與美國ERA需求標準盡管作為不同國家和地區的指南和標準，但其功能需求卻始終遵循文件生命周期理論。

除文件生命周期理論外，《數字檔案館建設指南》和ERA需求標準也同樣遵循國際文件管理系列標準《ISO15489信息與文獻—文件管理》（以下簡稱ISO 15489）。

例如ERA需求標準中具備對文件管理真實性、完整性、可利用性、可擴展性的需求，與ISO15489中規定的文件管理要求相一致。而《數字檔案館建設指南》也明確要求嚴格遵守國家及行業相關規章制度和技術標準。鑒于我國等同采用了ISO標準《ISO15489信息與文獻—文件管理》，確定為《GB/T26162.1-2010信息與文獻—文件管理第1部分：通則》，因此《數字檔案館建設指南》的設計思想中也必須遵循ISO 15489標準的要求。統一遵循國際文件管理需求標準，也使這兩份需求文檔具備了很高的科學性和系統性。

2.2 功能需求框架結構一致

ERA需求標準與我國《數字檔案館建設指南》雖然在功能需求內容表述上存在差異，但是其最核心的功能框架建構卻有著一致性，如表1所示。

如表所示，ERA需求標準功能框架包括九類功能：文件管理、文件捕獲、長久保存、系統及檔案數據安全、文件利用及行政職能、用戶需求等。《數字檔案館建設指南》中管理系統功能涉及四類，分別為管理功能要求、保存功能要求、收集功能要求和利用功能要求。如果僅就此進行比較，會看出我國建設指南中所涉及的系統功能需求較為簡單，缺少相關的安全功能要求、行政機構職能要求及系統自身的運行、管理要求等，雖然在系統功能需求中未列出具體需求，這并不意味著我國的建設指南缺乏此類需求，而是將此類需求植入到應用系統開發和服務平臺構建及保障體系建設、檔案信息資源建設等內容中。因此，從本質上來說，我國的《數字檔案館建設指南》與美國ERA需求標準功能結構是基本一致的。

3 《數字檔案館建設指南》與ERA需求標準的特性分析

由于我國與美國國情不同，數字檔案館建設的進度不同等具體情況，導致兩國數字檔案館建設的需求文檔存在著各自的特殊性，通過比較分析可以發現值得我國補充和借鑒的地方。

3.1 需求文檔應用對象范圍不同、戰略高度不同

ERA需求標準的提出，著眼點是針對當前大數據、云計算等信息技術的高速發展。當今社會從信息時代走向知識時代，數字文件作為當今時代檔案的核心構成部分，從保存歷史記憶的角度出發，建立數字檔案館而提出需求文檔。作為美國國家檔案館（NARA）發布的電子文件檔案館需求方案，ERA系統支持NARA對美國聯邦政府總統文件、國會文件、聯邦法院及美國政府機構文件的生命周期管理，范圍包括NARA完整的電子文件生命周期處理以及非電子文件部分生命周期處理流程。還將用于管理NARA接收的捐獻檔案。該需求文檔應用范圍主要適應美國國家電子文件管理國情的特點，是美國國家層面的數字檔案館需求文檔，并且在實踐中該標準不斷改進，逐步發展和完善。

表1 ERA需求標準與《數字檔案館建設指南》的功能需求框架列表

而我國《數字檔案館建設指南》則是為全國各地的數字檔案資源庫的建設提供指導，是宏觀的總體的建設需求指南，涵蓋了軟硬件及平臺等各方面建設需求。與ERA需求標準相比，我國的《數字檔案館建設指南》起點相對較低，認識相對不足，總體思路相對簡單，二者的戰略層次還存在著一定的差別。主要體現在以下兩點：

（1）從空間維上看，雖然同為國家層面的數字檔案館建設需求指南，ERA需求標準中需求覆蓋宏觀、中觀和微觀三個層面，涉及文件管理整個生命周期各個功能模塊需求，而我國的《數字檔案館建設指南》則主要集中在宏觀層面，不涉及具體詳細的微觀層面的需求，其中管理系統功能需求主要為收集、管理、保存、利用等四方面功能需求，功能需求陳述層次較少，結構體系單一。

（2）從時間維上看，美國ERA需求文檔于2002年4月發布了第一版，至今共發布了五個版本，當前最新版本為2010年7月發布的4.0版本，由美國NARA項目管理辦公室需求小組制定。美國ERA需求標準版本的不斷更新充分體現了其是一個科學的發展體系，緊貼時代，及時更新修改。相比而言，我國的數字檔案館建設開展至今也有十余年，但《數字檔案館建設指南》發布于2010年，文檔發布時間上落后于美國，且發布后至今已有四年，但該指南并未進行版本更新，我國數字檔案館建設的發展階段性并沒有得到充分的體現。

因此，從時空二維的層次上進行比較，可以發現我國的《數字檔案館建設指南》作為我國數字檔案館建設的指導性文件還有一定的發展空間，ERA需求文檔具有更高的戰略眼光，起點較高，總體思路清晰。

3.2 功能需求模型定位不同

美國ERA需求標準中明確指出，其需求模型是基于開放檔案信息系統模型（Reference Model for an Open Archive Information System）（以下簡稱OAIS）建立的，如圖1所示。

OAIS模型將電子文件管理系統視作獨立集中的館藏，從各種各樣的外部資源中捕獲文件進入數據庫統一管理。基于該模型建立的電子文件管理系統包括六大功能，即采集、數據管理、檔案存儲、利用、長久保存計劃和管理功能。

ERA需求標準明確了其是建立在OAIS模型基礎之上，清晰地界定了該功能模型的定位。我國目前正在開展或實施的各個數字檔案館項目，是按照國際標準ISO 14721《開放檔案信息系統參考模型》來進行系統架構，我國《數字檔案館建設指南》也是基于該模型展開，但并未明確我國數字檔案館建設所采用的信息系統模型，未給予其一個清晰的定位。信息系統模型作為數字檔案館建設最重要的基礎架構，筆者認為應明確統一我國數字檔案館建設應采用的系統模型架構，同時對數字檔案館的各個構成部分應有明確的思路，便于實現數字檔案館之間的互聯互通。

3.3 功能需求側重點不同

我國的《數字檔案館建設指南》較側重數字檔案館建設過程中的軟硬件平臺建設需求及數字檔案資源建設等內容。而ERA標準對電子文件管理的后端需求，例如利用和長久保存的需求較為關注，具體包括：

（1）ERA需求標準較我國更為關注利用和長久保存需求

ERA標準對利用和長久保存需求較為關注。在利用方面，ERA提出著錄功能需求，特別是多級次著錄，即電子文件著錄必須遵循特定級次（案卷、類別、文件集等）進行，并且應維護不同級次著錄信息之間的關系。

圖1開放檔案信息系統模型

ERA標準也提出了長久保存的需求，包括如何長久保存在轉化過程中電子文件的重要特征，以及確保電子文件在面臨存儲、檢索、檔案處理、通信和管理技術的不斷變更時，仍能以真實的拷貝形式輸出。同時，ERA將為電子文件定義不同的長久保存策略和相關的長久保存和訪問級別，支持長久保存計劃和策略的創建和管理，以便于在確保電子文件真實性的前提下，推動電子文件向不同的長久保存格式轉化。系統必須生成以及維護所有長久保存行為的審計跟蹤，來支持驗證文件從系統中輸出的真實性等。

我國《數字檔案館建設指南》雖然也涉及保存、利用功能要求，但缺少ERA標準中詳細的微觀要求，就長久保存功能而言，我國具體的需求僅涉及四項內容，包括保存格式、定期遷移等。ERA標準中長久保存功能需求涉及九個類目，包括長久保存流程（長久保存評估、自動化執行、轉化、批處理、審計追蹤等各個流程）、長久保存數據接收時數據格式、定義數據與文檔關系、提供轉化永久保存格式、語種擴展性及提供長久保存計劃等，共80條具體需求陳述。就利用功能要求而言，我國的建設指南中涉及七條需求陳述，包括數據檢索利用、編研、在線利用、增值服務、統計等，而ERA標準中不僅涉及檢索利用等功能要求，還包括系統對規范記錄的管理要求，所以在各個功能需求的細化程度上，我國還需要參考ERA需求標準并集成進該類需求。

（2）ERA需求標準較我國《數字檔案館建設指南》更為關注安全需求的可操作性

我國《數字檔案館建設指南》在保障體系建設中提及安全保障體系，提出“數字檔案館的安全包括數字檔案數據的安全和信息系統及其網絡平臺的安全”，并提出了安全保障體系建設的實現途徑：“一是按照信息安全等級保護的要求，采用相應安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，二是建立健全的數字檔案館安全管理制度，并嚴格遵照實施。”而ERA需求標準中，安全需求是該標準的重點內容，其對安全需求的陳述更詳盡，更細化，操作性更強。ERA需求標準中對安全的需求從兩方面展開，首先是系統應當管理電子文件的安全性，分為13個類目，涉及訪問權限、密級標記、訪問授權隔離電子文件、禁止未經授權修改、提供可配置的數據訪問控制功能方案等；其次是系統自身安全的相關需求。因此，在可操作性、實踐性上，ERA需求標準更具有優勢。在當前檔案安全保障體系建設作為我國檔案三個體系建設之一，應在安全需求的可操作性上借鑒美國ERA需求標準。

4 對完善我國數字檔案館需求標準建設的建議

對我國《數字檔案館建設指南》與美國ERA需求這兩份標準的比較，實質上是對數字檔案館建設管理需求的比較，二者不僅存在共性，更存在差異。通過比較分析，我們應該進一步深化我國數字檔案館需求標準建設的緊迫性、必要性及時代號召性的認識，以我國電子文件管理的實際國情為基礎，借鑒和吸收ERA需求標準的理念以及ERA標準在電子文件管理利用及長久保存和安全等方面的需求，制定出適合我國實踐的數字檔案館需求標準。

我國數字檔案館需求標準制定實施與完善需要：

（1）制定專門配套的需求標準：我國的數字檔案館建設目前擁有宏觀的《數字檔案館建設指南》這樣的指導性文件，指導建設科學的數字檔案館不僅要有指南，還要有專門的配套性的各類標準規范，這其中需求標準應該是重中之重，因為它決定了數字檔案館建設后續標準的制定，并對后續標準的制定具有牽引和重要意義。當前，國際上針對數字檔案館建設和電子文件管理先后發布了一系列的需求標準，如國際標準《ISO30301信息與文獻—文件管理系統—需求》和《ISO30303信息與文獻—文件管理系統—審計和認證機構需求》等。目前，我國電子文件管理需求標準《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194-2012）已經作為正式的國家標準頒布。以上更多的是電子文件管理系統需求，但電子文件作為數字檔案館的主要管理對象，注重以上國際和國內電子文件管理系統需求標準的研究和實踐，可以為我國數字檔案館管理系統建設、使用和評估提供一定的依據，為我國數字檔案館建設的相關標準制定提供參考，是我國《數字檔案館建設指南》的有力補充，在很大程度上能推動我國數字檔案館建設，改善本文比較分析中目前存在的需求不足的問題，確保我國數字檔案館建設的科學性，有效提高我國數字檔案館管理的實踐性。

（2）需求標準應建構在科學的模型基礎之上，即應該像美國ERA需求標準那樣按照國際標準化組織（ISO）的《ISO14721空間數據和信息傳輸系統—開放檔案信息系統—參考模型》作為我國數字檔案館需求標準建設的基礎架構，科學的頂層框架模型將直接關系到我國數字檔案館建設的科學性。目前，世界各國數字檔案館建設普遍采用該模型，我國也基本按照該模型進行架構，但是應在我國數字檔案館建設指導性的文件或者配套的標準中加以明確，同時還應結合我國的應用實際，進行優化調整，使其成為更適合我國國情的需求標準架構。

（3）應注重需求標準的體系完備性與及時更新性。我國應在制定數字檔案館需求標準的過程中關注其功能需求體系，結構合理，層次清晰，建立整體上規范與統一的需求標準體系。同時，還應關注我國數字檔案館建設的發展階段性，根據發展和應用的過程和實際情況，及時調整更新數字檔案館建設過程中的各類標準體系。

（4）需求標準內容與實踐應用相結合，突出重點并強化可操作性。我國應從系統論角度出發，加強我國數字檔案館建設需求分析的理論和實踐研究。在美國ERA需求標準中其實踐性體現于附錄中專門的需求列表、詳細的需求類目及需求層次，各個次級結構依次細分，具有可操作性，指導性非常強。我國數字檔案館需求標準建設也應當建立各個模塊的詳細需求列表，供各類機構、各種類型文件使用，增強其實踐應用性，突出需求重點。

*本文為國家社科基金重點資助項目《云計算環境下電子文件管理元數據智能化研究》(項目編號:13ATQ008)和國家社科基金青年項目《中國數字檔案館的基本結構與運行機制研究》（項目編號：11CTQ033）階段性成果之一。

［1］National Archives and Records Administration.Electronic Records Archives Requirement(RDv4.0)［EB/OL］［2012-06-07］.http://www.archives.gov/foia/pdf/systemrequirements-specification.pdf.

［2］國家檔案局.數字檔案館建設指南［EB/OL］.2010（6）.

［3］馮惠玲劉越南等.電子文件管理國家戰略［M］.中國人民大學出版社，2011.

［4］張正強.論電子文件管理元數據頂層框架設計的基礎性標準比較.［J］.檔案學通訊，2008(5):48.