開發區房地產企業檔案管理——以蘇州工業園區建屋發展集團有限公司為例

姜繼芹

（蘇州工業園區建屋發展集團有限公司，江蘇蘇州，215028）

開發區房地產企業檔案的規范管理至關重要，不僅關系企業自身發展，還關系到城市建設和民生問題。本文以蘇州工業園區建屋發展集團有限公司為例，從健全檔案分類體系、完善檔案管理體制機制和規范檔案管理過程三個方面，對規范檔案管理工作進行探討。

建屋集團隸屬于新建元控股集團有限公司，是江蘇省最大的綜合性房地產開發企業之一，一直以來致力于打造優秀的開發商企業品牌，其所涵蓋的項目范圍不僅包括新城花園、東湖大郡、中央景城等20個高檔住宅小區，還先后為園區多家世界500強企業建成近百萬平方米的廠房；在城市綜合體上，開發了建屋紫金東方、建屋樂活城等項目；在園區“二次創業”的號召下，建成了建屋2.5 產業園和建勝信息產業園；在養老體系完善上，運營了區內首家老年公寓項目——樂齡公寓。作為業界翹楚，建屋集團在房地產企業檔案管理實踐上也不斷進行了有益探索。

一、建立完整的檔案分類體系

房地產企業一般具有管理密集、項目性強、時間性強等特點。開發區作為政府重點支持發展的經濟區域，在金融財稅政策和土地政策等方面給予了大力扶持，在體制機制建設和規范標準建設方面也更為完善。開發區房地產企業檔案一般包括房地產權屬檔案、建設工程檔案和使用管理檔案三大類，事實上，權屬檔案只占據一小部分，更多的是建設工程檔案和使用管理檔案。權屬檔案主要用于證明房地產產權的去向和歸屬，具有嚴肅性和證據性；建設工程檔案主要以房地產項目為單位歸檔，具有科技檔案的特點，專業性較強且涉及檔案格式眾多，不僅包括紙質檔案，還包括電子檔案（原生電子檔案、數字化掃描副本等）、CAD圖紙檔案、照片檔案、音像檔案等；使用管理檔案主要指企業日常事務管理中形成的檔案，包括行政管理類、經營管理類、技術管理類、物業管理類、廣告宣傳類、法律文件等。一方面涉及部門或單位眾多，縱向上主要涉及上級檔案行政管理部門、集團子公司等，橫向上主要涉及設計單位、勘察單位、施工單位、監理單位、物業公司等；另一方面涉及檔案門類眾多，包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、合同檔案、業務檔案、設備檔案、實物檔案等。

建屋集團2012年歸檔了400多卷文書檔案、800多卷基建檔案、400多卷會計檔案、100多卷專門檔案，此外還有少量的設備儀器檔案、聲像檔案和實物檔案。集中統一管理數量如此龐大、種類如此繁多的檔案，必然需要建立完整科學可行的檔案分類體系。建屋集團根據企業自身特點，編制了《電子文件檔案分類方案及保管期限表》并通過園區檔案館審核，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、工程技術管理類、建設檔案、業主檔案、設備檔案、會計檔案、照片檔案、光盤檔案和實物檔案共11個一級類目，每一個一級類目又細分為若干二級類目，全面覆蓋了檔案形成領域，以此作為其部門文件材料歸檔管理的依據。管理數量最多的是城建檔案，集團檔案室特別編制了《建設項目電子檔案文件歸檔范圍和保管期限表》并通過園區檔案館審核，以規范城建檔案的管理工作。

二、健全檔案管理的機制體制

1.健全檔案管理的機制

開發區房地產企業應對其所形成的檔案進行一站式和一體化管理。一是集團應逐步完善網上查檔和網上業務辦理的一站式體系建設；二是集團與分公司的檔案應實現集中統一管理，分公司定期向集團公司檔案室移交檔案；三是集團應對集團內各部門所形成的檔案進行一體化管理，各業務部門定期向集團檔案室移交檔案；四是檔案數字化系統應與企業OA系統無縫連接，實現文檔一體化管理。建屋集團建立了完善的檔案管理機制，集中統一管理集團各部門形成的文書檔案、城建檔案及其它專業檔案，集中統一管理現行文件和半現行文件。

2.健全檔案管理的體制

（1）機構設置

2007年2月，建屋集團成立了綜合性檔案室，隸屬于集團總裁辦，對各種門類和載體的檔案進行集中保存、統一管理和提供利用。2013年，為適應時代發展需求，進一步規范檔案管理工作、優化檔案服務，集團綜合性數字檔案室應運而生。集團檔案室主要保管現行文件和對公司仍有利用參考價值的半現行文件，包括住宅、商業、酒店及公建配套等工程項目中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像、電子文件等不同載體的城建檔案，以及文書、會計等專業檔案和照片、視頻、實物等載體檔案，并定期向園區檔案館移交檔案，接受其監督指導。

（2）制度建立健全

根據企業自身檔案工作實際，建屋集團逐步完善了檔案全過程規范管理的制度。在紙質檔案方面，建屋集團制定了檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定和銷毀制度等；在電子檔案方面，建屋集團制定了電子文件歸檔管理制度、檔案數據管理維護制度、電子檔案移交接收制度、電子檔案利用制度、電子檔案鑒定制度、數據安全保密制度等，將文件資料歸檔工作納入單位規章制度中，并根據上級檔案館要求和檔案工作現代化管理要求及時健全和完善。

（3）人員配備和管理

建屋集團的檔案信息化工作設有明確的分管領導和部門負責人，并根據檔案工作實際需求，配備了專職檔案員和兼職檔案員（集團每個業務部門配備一名兼職檔案員）。集團對檔案員實行分層管理，企業層領導負責統籌安排檔案工作，明確崗位職責和分工，并進行年度考核；部門層領導負責積累文件，并對文件質量負責；操作層檔案員負責收集、整理應歸檔的文件，并對文件質量負責，其中兼職檔案員負責配合專職檔案員的工作。集團領導不僅注重檔案員專業素養和計算機技術水平的提升，定期組織專兼職檔案員參與檔案信息化技能培訓，不斷加強其對企業各項業務工作和形成文件的了解，還重視全員檔案意識的培養和增強，定期組織學習檔案法律法規及規范標準的活動，并要求撰寫心得體會和活動小結。

（4）基礎設施建設

在硬件建設上，建屋集團擁有獨立檔案庫房和專用辦公用房，配備了檔案柜、密集架等專業檔案裝具和檔案用品，配備了計算機、服務器、打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機等檔案管理專用設備，配備了庫房溫濕度控制系統、安防監控系統和安全設備等；在軟件建設上，建屋集團檔案系統采用高性能、大容量、運行穩定的服務器操作系統，使用性能與擴展能力強的數據庫服務器，服務器安裝了具有防病毒防入侵功能的殺毒軟件和硬件防火墻，配備了具備對檔案目錄數據、全文數據、多媒體數據的采集、加工、管理和利用等基本功能的數字檔案室應用系統；在網絡建設上，建屋集團采用園區檔案館虛擬網絡，并通過紀要通道方式連通電子政務網與同級數字檔案館，實現在線數據移交和查閱共享。

三、規范檔案收集、保管和利用過程

（1）規范檔案收集

建屋集團檔案室加強對文件資料，特別是電子文件歸檔的日常監督與指導，按照歸檔文件整理規則結合集團實際情況，詳細界定電子文件資料歸檔范圍和保管期限，通過多種渠道對具有保存價值的電子文件及時歸檔，且歸檔的電子文件應符合國家和省市相關標準。值得一提的是，2014年園區檔案館向各局辦提供的“虛擬檔案室系統”完成了與“園區管委會OA系統”的對接，自2014年1月1日起，各局辦文件材料的收集、整理、歸檔、移交工作通過OA 系統和虛擬檔案室的管理模式來完成。因此，企業的檔案數字化系統也應加快與企業OA 系統的無縫連接，實現文檔一體化管理，成為檔案形成收集的主要平臺。

（2）規范檔案保管

建屋集團注重對電子檔案數據的規范存儲，一方面采用先進技術實現檔案室的物理隔離，即內網和政務網隔離，另一方面嚴格遵守《園區文書檔案歸檔文件數字化要求和步驟》，使得存儲的電子檔案管理軟件、文件目錄數據庫結構、電子文件格式、電子文件載體檔號、電子文件命名和紙質文件掃描符合規定標準；注重建立電子檔案安全保管和備份制度，一方面注重數據安全的保密，如采取必要的計算機和網絡安全措施、妥善保管并定期更改檔案室系統賬號密碼、設置檔案條目和全文的網上查詢利用級別、設置用戶網上查閱權限、嚴禁涉密檔案的網上查詢、與檔案人員簽署檔案保密協議等，另一方面注重電子檔案的安全備份，如定期將已規范命名的電子文件歸檔保存在高質量的光盤或磁盤中，制作3套拷貝，一套封存保管、一套專供查詢使用、一套移交給園區檔案館保管，同時將電子文件拷貝至批量掛接時設置的目錄文件夾內以供利用，并加強相應技術保護，建屋集團所有電子檔案數據采用蘇州工業園區檔案中心網絡在線備份方式，本地存儲、移動硬盤、光盤共3套保存，對于屬國家、集體秘密的電子檔案，采用市委保密局配發的專用保密存儲介質——保密U盤保存；注重定期檢測和維護檔案系統與電子檔案信息，并采取相應措施保證數據有效性。

（3）規范檔案利用

企業檔案提供利用服務的方式主要分為包括檔案閱覽、檔案外借、檔案復制、檔案展覽等在內的基礎型服務和包括檢索、編研、咨詢、定題等在內的情報型服務。建屋集團一方面建立了檔案借閱利用效果臺賬，通過檔案利用效果登記表詳細登記紙質檔案的借閱信息，通過虛擬檔案室系統詳細登記電子文件的借閱條目。另一方面還注重對電子檔案的信息加工，一是編制了集團公司大事記、集團公司基礎數據匯編、集團公司機構沿革匯編、集團公司檔案利用成果匯編、集團公司發文匯編等編研材料；二是建立了符合標準的室藏各類檔案目錄數據庫、全文數據庫（其中紙質檔案數字化后與目錄數據庫進行有效掛接）、媒體數據庫（包括音頻視頻檔案數據庫和照片檔案數據庫）和專題數據庫（包括文書檔案數據庫、科技檔案數據庫、特載檔案數據庫和專業檔案數據庫等），以實現數字檔案資源的有效檢索，從而使得集團和分公司之間的數字檔案資源實現跨區域共享。

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