數字化時代提升學校檔案管理水平的初探

陳黎航（福建省泉州市農業學校，福建泉州　362000）

數字化時代提升學校檔案管理水平的初探

陳黎航
（福建省泉州市農業學校，福建泉州362000）

在科學技術日新月異的今天，我們正快速邁入以計算機和網絡為核心的數字化信息時代，學校辦公自動化水平越來越高，工作中人們交流和溝通的手段逐漸由傳統的紙質形式走向以計算機為中介，以文字、圖像、聲音為表現形式的電子媒體。隨著無紙化辦公的進一步發展和深化，學校傳統的檔案管理模式逐漸地發生著改變，面臨著新的挑戰。因此，新形勢下如何提升學校檔案管理水平，使學校各項活動的歷史記錄在數字化時代得以更充分的發揮和利用是當前需要我們共同的研究和解決的課題。

數字化學校檔案管理水平提升

黨的十八大報告把教育放在改善民生和加強社會建設之首，提出要“努力辦好人民滿意的教育”，這充分說明黨和國家對優先發展教育的堅定決心。近年來，在國家不斷加大對教育事業的投入，推動數字化校園的建設，加快教育現代化進程中，計算機在教育、教學、管理、教研等方面都得到了廣泛地應用，辦公自動化已滲透到學校的各個管理與職能部門。學校檔案管理作為整個學校管理的重要組成部分，必須努力實現自動化、現代化，不斷探索新的、先進的管理方式，才能有效地為師生提供準確、快捷的服務，才能促使學校提高整體工作水平。但目前學校檔案管理工作仍大量沿用傳統的管理經驗，對自動化、現代化的管理操作模式還不能完全適應新形勢的需要。

1　影響學校檔案現代化管理工作的主要制約因素

1.1對檔案的自動化、現代化管理認識程度不夠

盡管多年來《檔案法》在全社會得到貫徹實施，人們的檔案意識逐漸加強，各級學校也都紛紛把檔案工作納入全校工作目標，并逐步開展市級、省級檔案管理單位升級達標創建評估工作。然而即便是一些檔案管理已達標升級的學校，卻沒能真正對檔案實行自動化管理，究其原因，最根本的一點就是學校領導也包括我們的一些檔案人員的觀念還沒有從手工操作管理中轉變過來。計算機在學校各部門早已得到廣泛應用，而唯獨檔案管理往往成為被遺忘的角落，必要的現代化設備得不到及時的配置，有的既使為了達標升級的要求而設置，卻只是用來打印目錄，形同虛設。

1.2復合型學校檔案管理人才的欠缺

有的學校通過檔案管理升級活動的開展，按要求配備了專職或兼職檔案管理員，并形成了檔案管理網絡。但不盡人意的是，這些檔案人員雖然具有豐富的實踐工作經驗和可貴的敬業精神，卻大部分缺乏相應的計算機知識，熟練使用微機的為數不多，不能很好地運用現代科學技術服務于檔案事業。由于缺乏必要的計算機知識，實際工作中時常出現錯誤刪除有用的文檔，更有甚者，因病毒和操作失誤（如不小心格式化硬盤），造成檔案數據信息的不可逆損壞和丟失。

1.3檔案服務手段亟待實行自動化

檔案信息逐年增加，人們常用“浩如煙海”來形容檔案數量之眾多，傳統的檔案利用工作靠用人腦來熟記大量的檔案信息，用手工檢索方式來提供服務，存在著低效、受人為因素影響大的缺點，已經難以適應時代的要求，而且成為檔案工作進一步發展的桎梏。檔案管理軟件開發力度不夠，目前多數學校安裝的軟件往往是針對館藏檔案和普通事業單位檔案管理設計的，缺少適合學校檔案特點的軟件，成為制約檔案管理自動化、現代化的一個重要環節。

2　提高學校檔案現代化管理水平的應對措施

2.1轉變觀念，統一思想，加快學校檔案自動化管理步伐

人作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定的作用，首先通過教育建設一支忠誠事業、業務精良、開拓進取、結構合理的檔案工作隊伍是振興檔案事業，實現檔案現代化的重要保障，特別是當今科技發展日新月異，知識更新速度加快，加強檔案教育尤顯重要。其次加強檔案宣傳。目前社會上人們的檔案意識普遍比較淡薄，包括單位領導在內的很多人不了解檔案，也談不上對檔案十分的重視，這就要求檔案工作者利用各種宣傳機會，大力宣傳學校檔案對單位、對國家、社會和經濟建設所起到的重大作用。再次是努力培養適應學校檔案管理現代化需要的中青年檔案人才。檔案人員要有精良的業務知識和現代化管理才能，尤其是綜合檔案管理人員，不僅要熟知學校文書工作等處理程序，還要全面掌握檔案的形成、收集、整理、保管、利用等多個環節情況，更要熟悉計算機技術，掌握運用微機、縮微、照相等各種現代化工具，突破傳統的手工管理檔案模式，將手工管理與電腦管理相結合，這樣才能適應時代需要，工作起來得心應手，管好用好學校的檔案資料。最重要的是學校各級領導強化現代學校檔案管理意識，把運用電腦管理檔案提上工作的議事日程，認真制定規劃，為學校檔案自動化、現代化打下堅實的思想基礎。相應增加硬件投入，添置必要的自動化設備，同時把檔案現代化管理作為考核職能部門辦公自動化的一項重要內容。強化考核，促使各部門和工作人員的重視，從而加快現代化管理步伐。

2.2推行文檔一體化系統，開發適應學校檔案現代化管理的軟件

在科技日益發展的今天，電腦已成為各項管理活動的基本工具，因此在手工管理模式下的文件歸檔制度的弊端越來越明顯，其文件管理和檔案管理體制是兩個不同的過程，由于它們的分立，使得文件管理積累的數據，無法為檔案管理員所采用，到檔案管理過程時又要重新積累數據，既造成勞動的浪費又使檔案管理無法全面反映文書處理過程，造成檔案管理的缺陷，再加上磁盤、聲像材料等新型載體檔案的產生，不采用電腦等現代化工具從事編目、檢索，已無法適應快速、高效的現代化檔案管理要求。“文檔一體化”系統改變了傳統的文書，檔案分別管理，手工操作繁瑣的方式，實現了文書檔案管理的有機結合，是現代化學校檔案管理的發展方向。同時，檔案管理計算機軟件的開發要與實際工作有機結合，不能死搬硬套，要根據各自的檔案管理情況，因地制宜，積極爭取領導和信息電腦部門的支持，選擇和開發適宜學校自身檔案工作發展特點的軟件。

2.3建立健全的電子化檢索工具，提高學校檔案的開發利用價值

檔案利用是檔案工作的出發點和歸宿，有些學校把檔案作為庫存資料，閑置不用，束之高擱。檔案信息資源遠遠未被開發利用，不能發揮應有作用，造成嚴重的浪費和損失。完善電子化檢索系統是大量的數字化信息得以利用的工具，它充分體現計算機系統高密度存貯、快速準確運轉的功能，有利于檔案資料的準確、快捷、全面查找，同時用機讀方式提供利用，不僅能提高利用率，還利于原件的保管，因此編制并推廣使用功能齊全的計算機檢索系統應是學校檔案管理自動化、現代化的重要內容，也是提高學校檔案開發利用價值的重要任務。

面對數字化時代的所帶來的機遇和挑戰，我們必須勇于進取，積極探索，熟練掌握和應用現代化技術，使學校檔案管理工作主動適應社會發展的需要，更好地為學校黨政管理、教學、科研和社會主義現代化建設提供更高層次的服務。

［1］王艷玲.《淺談高校檔案管理信息化建設》.現代情報，2007.6.

［2］姜娜.《淺析信息化時代下高校檔案管理工作的問題及對策》.科學時代，2011年第8期，2011.12.