檔案管理工作中的價值分析

石慶華（中國航空工業集團公司洛陽電光設備研究所，河南洛陽　471000）

檔案管理工作中的價值分析

石慶華
（中國航空工業集團公司洛陽電光設備研究所，河南洛陽471000）

本文主要分析了檔案管理工作中產生的價值，著重分析了歷史文化價值、經濟價值和情報價值。并在此基礎上提出管理部門和檔案工作從業人員應該提高認識，思想上重視、管理上嚴謹、制度上保障等幾點建議來保障檔案管理工作更好的為該單位服務。

檔案管理價值

檔案是直接形成的歷史記錄，是由國家機關、社會組織以及個人在社會活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料組成［1］。任何企事業單位的檔案部門都是與該單位的研發、生產、經營活動密切相關。檔案管理工作作為企事業單位的基礎性工作，對他們的生死存亡起著舉足輕重的作用。本文主要分析了檔案管理工作中產生的價值，旨在通過分析引起管理部門的足夠重視和改變檔案管理工作人員的思想意識，樹立工作目標、明確工作責任，更好的發揮該部門的作用。

1　檔案管理工作中價值分析的必要性

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用和統計，它是維護歷史真實面貌的重要事業，是國家各項建設事業必不可少的環節，是一項功德無量的工作。2012年12月15日，全國檔案工作座談會在京召開，胡錦濤總書記多次對檔案工作作出重要指示，明確指出，檔案工作作為一項重要事業一直受到中央的高度重視。然而，根據本人多年的工作實踐和調查統計發現，無論是單位的管理部門還是檔案工作的從業者都未能從根本上轉變對該項工作的態度。具體表現在；①職位任用上，檔案工作的從業者仍有不少非專業人士，有些是相近專業的人才，有些甚至與本專業相差十萬八千里。②設備陳舊。隨著檔案信息化建設的逐步發展，許多單位的硬件設備跟不上，甚至不愿意過多的投入，檔案信息電子化進度慢，許多歷史檔案仍以紙質檔案為主。③人才培養上，在崗人員繼續教育機會少，管理方式方法落后。④檔案工作人員地位不高，被認為是沒有技術含量的工種。⑤從業者本人低估該工作的風險，認為該工作輕而易舉，思想上認識不夠。

2　檔案管理工作的價值

檔案工作價值是指檔案在利用過程中產生的實際效益，是利用者在利用檔案實現其預期目的的效果。檔案工作價值很多，本文主要分析以下三種。

歷史文化價值。檔案的價值是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”［2］。它作為一種特殊的文獻，是人類活動的產物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于它的原始性，真實性和多樣性。它既不是標簽也不是廣告，更不能隨便編制，任何杜撰出來的東西都不能稱之為檔案。檔案管理是各行各業都涉及到的一項基礎工作，與社會生活密切相關。檔案工作是維護歷史真實面貌的重要事業，其他所有的工作都不能做到像檔案工作這樣大的覆蓋面和極深的滲透力。沒有檔案工作人員的辛勤工作，人類社會也不可能在繼承中發展和進步。

經濟價值。大家熟知的人事檔案和商業秘密都屬于檔案。人事檔案記錄著一個人的學習經歷、工作經歷、職務職稱以及個人的基本信息。這些材料已經成為很多商家爭奪的目標，往往擁有的信息越多，商家謀利的幾率也就越大。商業秘密被視為企業重要的無形資產，是企業知識產權檔案的組成部分，具有極高的市場價值和潛在利潤。盡管其無形，但總要以某種形式保存下來。一旦泄露將給公司造成巨大的經濟損失。相反，得到該商業秘密的企業將獲得巨大的利益。如，服裝行業里新款式的設計、生產企業一些新產品的配置以及所有企業的運營模式、結構、財務狀況等，由于這些檔案的贏利性服務的特點賦予他們隱性創造經濟價值的特征。

情報價值。傳統的檔案信息主要發揮參考價值和憑證價值，如今，越來越多的人開始意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業檔案是企業知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業的宏觀和微觀發展情況，具有無可比擬的資源優勢，也是情報信息的重要來源。美國情報專家伊恩·登指出：大量情報所需要的信息80%來自于企業內部［3］。美國戰略管理專家D.E.hannon認為，只要采取系統和持續的方法，企業要想獲取競爭對手的信息簡直易如反掌。作為企業資產的科技檔案、銷售檔案和財務檔案等，記載有不為公眾所知的能給企業帶來經濟效益的技術信息和經營信息。這些信息往往成為競爭對手覬覦的對象，獲得這些信息可以成就一個企業的未來。

3　檔案管理工作中價值分析的啟示

檔案管理工作看似平凡，卻在做著不平凡的事情。通過以上的分析，我們更加意識到檔案管理工作的重要性。為了提高工作效率，需要從以下幾個方面入手。

進行繼續教育，提高在職人員業務水平和思想境界。在新形勢下，傳統的檔案管理模式和服務方式已經不能滿足時代的需要，構建多層次、多樣化的檔案管理資源結構，豐富館藏資源已迫在眉睫。通過繼續教育使得從業人員掌握現代管理手段，通過學習計算機技術和數字化技術，不管提高其創新服務能力。通過思想教育使其轉變態度，調整心態，孜孜不倦的投入到工作中。

加強檔案管理的現代化建設。加大對檔案管理使用的軟硬件的投入，提高檔案的信息化建設，完善信息化建設的基礎設施。包括數據存儲器、服務器、數據庫管理系統、操作系統、安全系統、交換機和路由器等。搭建安全有效的數據管理平臺，提高數字化轉換工作的質量，實現檔案信息資料的規范化與標準化。

完善檔案管理制度，規范檔案管理工作，提高檔案服務水平。檔案管理制度包括：備份制度、維護制度與監控制度。俗話說：“無規矩不成方圓”。只有明確的規范，從業人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。

對于檔案工作中的價值研究尚需時日，本文只是冰山一角。在日后的工作和研究中，我們會不斷的發現其更多更深的價值。正因為檔案工作的基礎地位不可動搖，我們更應該提高認識，努力做好最基本的工作，更好的為國家事業單位，企業提供保障。

［1］呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設［J］.辦公室業務，2014（10）.

［2］李艷麗，王海景.新形勢下檔案管理的創新服務［J］.科技與創新，2014，（22）.

［3］方文蓉.關于創新檔案管理工作的幾點思考［J］.企業管理，2014（2）.