探究高校檔案管理質(zhì)量保障體系

劉勇

(濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院,山東 濰坊 261000)

探究高校檔案管理質(zhì)量保障體系

劉勇

(濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院,山東 濰坊 261000)

高校檔案的管理一直都是學(xué)校工作中必不可少的工作之一。眾所周知,當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì),對(duì)于高校來(lái)說(shuō),可以從管理的檔案中獲得更多的、需要的信息。高校的檔案也直接記錄了高校各個(gè)方面最原始的情況,這為校領(lǐng)導(dǎo)作出決策以及師生教授或?qū)W習(xí)知識(shí),提供了一個(gè)必需的信息資料基礎(chǔ)。因此,對(duì)于高校來(lái)說(shuō),做好檔案的管理是很重要的。

高校檔案；管理；質(zhì)量保障體系

高校檔案管理，是高校各項(xiàng)工作能夠正常有序進(jìn)行的一個(gè)重要前提，是高校發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)必需的環(huán)節(jié)。高校檔案詳細(xì)地記錄著高校里面的各個(gè)方面的信息，如生活研究、培養(yǎng)培訓(xùn)人才、獲得的各個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)等。能夠真實(shí)地反映出高校各方面的詳細(xì)情況。至關(guān)重要的高校檔案管理是堅(jiān)實(shí)的地基，為以后的資料再利用起到了基礎(chǔ)性的作用，其質(zhì)量也決定了高校各個(gè)方面工作所能達(dá)到的質(zhì)量。因此，要加強(qiáng)高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)，提高高校檔案管理的質(zhì)量，以促進(jìn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1　高校檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1檔案管理的條件

檔案工作與高校各個(gè)方面的工作都是息息相關(guān)、相輔相成的。高校檔案的管理工作也是一個(gè)龐大的工程項(xiàng)目，這不僅需要工作人員所具備的能力、態(tài)度、服務(wù)意識(shí)，也需要設(shè)施設(shè)備方面具有相應(yīng)的硬件條件，還需要高校中的明文規(guī)章制度。①人員需要高度的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，工作中要嚴(yán)禁散漫、不經(jīng)心的工作態(tài)度，否則在歸檔時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤；②機(jī)器設(shè)備的良好運(yùn)行也是不可或缺的，設(shè)備需要定期修理檢查，以保證歸檔、查找、搜索的順利完成；③高校要有強(qiáng)烈的管理意識(shí)，加強(qiáng)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，做好監(jiān)督、檢查工作。

1.2高校檔案的管理

高校檔案的管理是在高校發(fā)展的基礎(chǔ)之上，也是通過(guò)高校中各種活動(dòng)而展開的，并對(duì)這些活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行最原始的記錄。對(duì)于以后的工作，這是一個(gè)資料參考依據(jù)。但是想要完整的、正確的原始數(shù)據(jù)，需要對(duì)最初的信息做出準(zhǔn)確地記錄。分類記錄是歸檔的一個(gè)精準(zhǔn)方法，既方便、又快捷。例如，同一個(gè)類型的活動(dòng)，或者是同一個(gè)地區(qū)的可以歸一類；同一個(gè)目的、同一種因素的歸為一類等。

1.3管理檔案易出現(xiàn)的問(wèn)題

檔案信息出現(xiàn)問(wèn)題在所難免，出現(xiàn)的問(wèn)題也是可大可小。①?gòu)淖畛跤涗洐n案的時(shí)候開始，有可能出現(xiàn)漏記、多記、錯(cuò)記、混記，導(dǎo)致檔案信息的不完整，因此也會(huì)導(dǎo)致在后續(xù)的以該資料為基礎(chǔ)的工作中出現(xiàn)失誤，甚至有可能將該工作的方向朝著一個(gè)錯(cuò)誤的方向發(fā)展；②在準(zhǔn)確無(wú)誤地記錄原始資料后，對(duì)檔案進(jìn)行正確、有序地整理，立卷要有規(guī)范性，如果不能按照文件目錄順序進(jìn)行有序地組卷，可能會(huì)造成卷內(nèi)信息和實(shí)際信息不相符，因此查找資料時(shí)不能一一對(duì)應(yīng)；③無(wú)論是管理的人員的失誤，還是管理機(jī)器設(shè)備的落后，都有可能會(huì)使檔案遭受到失火、受潮、盜竊的發(fā)生，造成檔案的流失、損壞、不完整性等問(wèn)題。

2　建立健全安全有效的管理質(zhì)量保障體系

2.1立足于法

依法管理檔案是做好檔案管理質(zhì)量工作的基礎(chǔ)，建立高校規(guī)章制度是必須的。檔案管理事業(yè)的發(fā)展以“法治”為前提，實(shí)現(xiàn)管理檔案制度的規(guī)范化、制度化，使檔案管理更加具有科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、可操作性，讓檔案的管理更加有“法”可依、有“制”可循、有“章”可做，這樣才能使檔案管理的質(zhì)量進(jìn)一步提高，邁上新的、更高一層的臺(tái)階。

2.2培養(yǎng)檔案管理意識(shí)，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍

高校的檔案管理，是該單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作全體人員都需要加入進(jìn)來(lái)的工作。管理檔案，人人有責(zé)。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，需培養(yǎng)他們的管理、高質(zhì)量服務(wù)的意識(shí)，提高管理人員的工作水平，端正管理人員的工作態(tài)度，以此來(lái)保障檔案管理的高質(zhì)量。不僅如此，全體管理人員與各領(lǐng)導(dǎo)階層之間要相互配合，嚴(yán)格按照高校所制定的規(guī)章制度，完成文件處理及歸檔的管理工作。利用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括搜集、檢查審核、文件錄入、資料整理、組織立卷、后續(xù)保管等，不斷提高檔案管理的質(zhì)量水平。

2.3建立全面的高校檔案管理網(wǎng)站

在當(dāng)今社會(huì)，電子信息化越來(lái)越普遍，網(wǎng)絡(luò)也普及到世界的各個(gè)角落。相對(duì)與此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作量大、任務(wù)繁多，需耗費(fèi)大量的人力、物力、精力、財(cái)力，其在日益發(fā)展的社會(huì)中，難以滿足當(dāng)代社會(huì)的需求。而在網(wǎng)絡(luò)信息中，只需建立一個(gè)專門的檔案管理網(wǎng)站，將檔案電子信息數(shù)據(jù)錄入進(jìn)去，就可以使今后對(duì)該數(shù)據(jù)的反復(fù)利用更加快捷、便捷，提高了檔案信息的利用率，有利于檔案信息的進(jìn)一步共享，為高校帶來(lái)更多的利益。

2.4加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，建立績(jī)效機(jī)制

檔案信息至關(guān)重要，高校應(yīng)重視加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，普及現(xiàn)代化教育管理檔案的知識(shí)，學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用等。改善原有的管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，提升人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為了調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，應(yīng)對(duì)檔案管理人員實(shí)行質(zhì)量考核，建立績(jī)效機(jī)制和責(zé)任制體系。在獎(jiǎng)罰分明的條件下，不僅能夠讓檔案管理人員更有積極動(dòng)力，激勵(lì)管理人員的學(xué)習(xí)興趣，更能夠提升檔案管理的質(zhì)量。

2.5檔案管理的保管

檔案的保管是一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)，如果檔案的保管不妥當(dāng)、不嚴(yán)密，那么之前所做出的努力都會(huì)功虧一簣，得不償失。在這個(gè)方面，可以考慮嘗試成立專門的檔案管理保管機(jī)構(gòu)，將檔案交給專業(yè)的保管人員進(jìn)行管理。也可以在管理檔案的每個(gè)層次設(shè)立專職的保管人員，對(duì)管理檔案的每個(gè)步驟進(jìn)行一對(duì)一的管理。明確工作內(nèi)容，確保工作質(zhì)量，做好本職工作，提高工作效率，從而形成一個(gè)從頭到尾的、體系嚴(yán)密的、全方位的、結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的檔案管理秩序。

3　結(jié)束語(yǔ)

高校檔案管理質(zhì)量保障體系是一塊堅(jiān)實(shí)的基石，是衡量高校管理水平的重要標(biāo)志之一。建立健全高校檔案管理機(jī)制，除了能夠促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高外，還能使其管理工作有效、平穩(wěn)地進(jìn)行。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推陳出新、與時(shí)俱進(jìn)，完善管理體系，保障檔案管理可持續(xù)發(fā)展，為我國(guó)高等教育做出更大的貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

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2015-04-22