新版干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)與整理方法

閆俊麗

2012年6月，中組部下發(fā)了《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字〔2012〕28號(hào)），對干部人事檔案內(nèi)容、用紙、目錄、卷盒及檔案袋等都有全新的規(guī)定。主要變化有三：

一是歸檔內(nèi)容的變化。新增了很多需要?dú)w檔的材料，刪除了一些不需要?dú)w檔的材料，還有部分歸檔材料作了調(diào)整。其內(nèi)容變化情況詳見表一。

表一??改版后干部人事檔案歸檔內(nèi)容變化情況表

二是目錄格式的調(diào)整。其一，把“類號(hào)”改成了“序號(hào)”;其二，把“材料制成時(shí)間”改成了“材料形成時(shí)間”;其三，刪除了“材料份數(shù)”欄。具體格式見表二。

表二??干部人事檔案目錄

編目時(shí)，要按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行，每類目錄首先注明材料類號(hào)和類別名稱，如一履歷表類、二自傳類、三鑒定考核考察材料。

序號(hào)欄的填寫方法是：材料類號(hào)用漢字的“一”至“十”，二級(jí)分類的類號(hào)用1至4，順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字;“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫，有必要時(shí)另擬標(biāo)題;“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間，有多個(gè)時(shí)間的材料，以最后的時(shí)間為準(zhǔn)，具體年月日填寫齊全;“頁數(shù)”按照編好的頁數(shù)如實(shí)填寫;“備注”填寫需要說明的情況，如復(fù)印件、附考察材料等。具體填寫方法見表二。

三是檔案用紙、檔案卷盒和檔案袋有了新的規(guī)格。1991年的《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定干部檔案材料使用16K規(guī)格，2009年的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》規(guī)定使用16開型或國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型的公文用紙?，F(xiàn)在中組部要求，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。裝訂時(shí)，按照靠左下對齊的方式用打孔機(jī)在左側(cè)打3個(gè)孔即可。檔案卷盒規(guī)格和檔案袋規(guī)格按照A4紙型都要相應(yīng)調(diào)整。

依照改版后的人事檔案標(biāo)準(zhǔn)整理時(shí)需要注意以下問題：

一是排序時(shí)兩種方法同時(shí)使用。第一、第二、第三、第四、第七、第九、第十類材料按材料形成時(shí)間排序，其中第四類和第九類材料有二級(jí)分類，在采用二級(jí)分類后的各小類中分別按時(shí)間排序;第五、第六、第八類材料按材料內(nèi)容以材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序，其中第五、第八類材料的排列順序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)、結(jié)論或處分決定、本人對結(jié)論或處分決定的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料、本人檢討或交代材料等，第六類材料排序時(shí)，入團(tuán)志愿書或入黨志愿書排在入團(tuán)或入黨的其他材料之前，其他材料依時(shí)排序。

二是書寫目錄時(shí)注意留白。干部人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，書寫目錄時(shí)，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用，特別是第三、第四、第九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其他類別材料的條目。

三是收集歸檔材料要確保規(guī)范。為了保證檔案材料收集歸檔的質(zhì)量，要規(guī)范收集和整理。具體應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：其一，歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)要完備，凡規(guī)定由組織審查蓋章的歸檔材料，須有組織印章。審（復(fù)）查結(jié)論、處分決定等材料應(yīng)當(dāng)與本人見面并由本人簽字;本人見面后未簽字的，由組織注明。其二，除各類證書、證件、全國統(tǒng)考科目成績單及歷史久遠(yuǎn)的材料外，歸檔材料一般不使用復(fù)印件，復(fù)印件要注明出處、復(fù)制時(shí)間，并加蓋材料出具單位或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門印章，確保復(fù)印材料真實(shí)有效。

（指導(dǎo)老師：吳雁平??作者單位：漯河市檔案館??來稿日期：2015-04-17）