科技檔案頁(yè)碼編制技巧

袁向陽(yáng)+張瑞梅+云憲明+李艷

摘??要：本文提出科技檔案頁(yè)碼編制的原則和一些技巧，對(duì)于檔案整理工作有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：頁(yè)碼;整理;檔案

頁(yè)碼編制是科技檔案整理的一項(xiàng)基本工作。所謂頁(yè)碼編制，就是給檔案材料編制頁(yè)號(hào)。檔案材料都是要編制頁(yè)碼的，沒有編制頁(yè)碼的材料是不能稱之為檔案的。頁(yè)碼編制是檔案工作人員的基本功，也是檔案整理的基本要求。對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行探討，無(wú)疑是有意義的。

頁(yè)碼編制的意義在于明確了檔案材料的數(shù)量和次序。一方面可以確定歸檔材料的數(shù)量，即材料的總頁(yè)數(shù);另一方面表明了檔案材料的先后次序。頁(yè)碼使用阿拉伯?dāng)?shù)字形式的自然數(shù)來(lái)表示，自然數(shù)的順序就是檔案材料的先后次序。反過(guò)來(lái)講，沒有進(jìn)行頁(yè)碼編制，我們既不知道材料的數(shù)量，也不清楚材料的先后次序，檔案管理、利用就無(wú)從著手。

1??頁(yè)碼編制原則

頁(yè)碼編制應(yīng)遵循如下原則。（1）使用阿拉伯?dāng)?shù)字。不能別出心裁地使用其他數(shù)字格式。（2）保持連續(xù)。必須從1開始連續(xù)編制頁(yè)碼，即頁(yè)碼既不能有重復(fù)，也不能間斷，必須保持以自然數(shù)順序連續(xù)。（3）清晰醒目。保持清晰醒目可以避免與檔案內(nèi)容相混淆。頁(yè)碼不是檔案本身的內(nèi)容，而是出于管理需要附加的信息，應(yīng)使其與檔案內(nèi)容有明顯的區(qū)別。（4）位置相對(duì)固定。一般在頁(yè)面的右下角，也可以在其他位置，但是在一冊(cè)材料之內(nèi)位置應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。如果個(gè)別頁(yè)面沒有空白處，應(yīng)當(dāng)粘貼在較大的頁(yè)面上留足空白，再編制頁(yè)碼。（5）最小干預(yù)。無(wú)論如何，檔案整理是一種后期處理工作，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“最小干預(yù)”，否則既是出力不討好，還有畫蛇添足之嫌。

2??“張?zhí)枴迸c“頁(yè)號(hào)”

困擾檔案工作人員的主要問(wèn)題是：“張?zhí)枴迸c“頁(yè)號(hào)”。梁正民在《關(guān)于紙質(zhì)檔案最小計(jì)量單位的探討》中引用相關(guān)法規(guī)回顧了紙質(zhì)檔案最小計(jì)量單位的變化，討論了“張數(shù)”與“頁(yè)數(shù)”的優(yōu)劣，最后建議使用“頁(yè)數(shù)”作為計(jì)量單位。李鳳明在《在檔案整理中編檔案頁(yè)次號(hào)的思考》中回顧了這個(gè)問(wèn)題的歷史成因，比較了它們各自的理由，同樣建議使用“頁(yè)次號(hào)”。這個(gè)問(wèn)題歸根結(jié)底就是“正反兩面的材料究竟是一個(gè)計(jì)量單位還是兩個(gè)計(jì)量單位”。從數(shù)字化的角度來(lái)看，這個(gè)問(wèn)題是無(wú)需討論的，只有采用頁(yè)次號(hào)才不致引起檔案實(shí)體數(shù)量與掃描圖像數(shù)量的不一致，否則掃描圖像多于材料的“張數(shù)”，到底是多少?gòu)垝呙鑸D像，我們無(wú)法判定，是否有重復(fù)或者遺漏的我們也無(wú)從知道。對(duì)于科技檔案使用“頁(yè)號(hào)”這一稱呼和做法是得到認(rèn)可的。

3??檔案封面

引起困擾的另一個(gè)問(wèn)題：檔案封面是否要編制頁(yè)碼。檔案封面確實(shí)不是檔案的內(nèi)容本身，但卻包含了檔案的諸多重要信息。各單位自行設(shè)計(jì)的制式的檔案封面頁(yè)面數(shù)量也不一樣。為保持檔案封面的美觀，一般不在封面印制頁(yè)碼。在檔案材料區(qū)分為封面和正文兩個(gè)部分之后，頁(yè)碼編制可能從正文開始，也可能從封面開始。我們的做法是，封面不印制頁(yè)碼，但要從封面開始計(jì)算頁(yè)碼。例如我們的檔案封面有兩頁(yè)，檔案材料從3開始編制頁(yè)碼，這樣檔案材料最后一頁(yè)的頁(yè)碼就是材料的總頁(yè)數(shù)。

4??頁(yè)碼編制技巧

在明確了這些要求之后，我們提出兩方面的頁(yè)碼編制技巧。

4.1??明確空白頁(yè)、無(wú)效頁(yè)、未編制頁(yè)碼三種情況。這三種情況是針對(duì)材料中的為數(shù)不多的個(gè)別頁(yè)面的，一般也就是一兩頁(yè)，數(shù)量不會(huì)太多。

空白頁(yè)是指頁(yè)面無(wú)文字或圖表等相關(guān)內(nèi)容，但已經(jīng)編制頁(yè)碼，或者雖然沒有明確標(biāo)注頁(yè)碼，但事實(shí)上已經(jīng)計(jì)入頁(yè)碼的。例如文章的每章的起始頁(yè)都是奇數(shù)頁(yè)，上一張的末尾就有可能是空白頁(yè)。空白頁(yè)一般僅有一頁(yè)，很少出現(xiàn)兩頁(yè)或者兩頁(yè)以上的連續(xù)空白頁(yè)。對(duì)于空白頁(yè)，處理方法是：明確編制頁(yè)碼，頁(yè)面加蓋“此頁(yè)空白”印章。

無(wú)效頁(yè)是指頁(yè)面有文字或圖表，但是這些文字或者圖表與檔案材料內(nèi)容無(wú)關(guān)。這種情況大多出現(xiàn)在手稿中，作者是用有文字紙張的背面撰寫報(bào)告。對(duì)于這種情況，無(wú)效頁(yè)加蓋“此頁(yè)無(wú)效”印章。

未編制頁(yè)碼是指材料的插入部分。常見的是圖片集，圖片集與正文沒有明確的先后次序，可以移動(dòng)圖片集的位置，放置在材料的最后，并對(duì)圖片集連續(xù)編制頁(yè)碼。不太常見的是為便于翻閱設(shè)置的導(dǎo)引頁(yè)。如果材料內(nèi)容較多且分為幾個(gè)部分，一般會(huì)加入導(dǎo)引頁(yè)，還可能使用彩色紙張，這樣便于翻閱定位。這些導(dǎo)引頁(yè)一般不編制頁(yè)碼。一種方法是去除這些導(dǎo)引頁(yè)，頁(yè)碼自然就連續(xù)了。另一種方法是加蓋“此頁(yè)未編制頁(yè)碼”印章，然后在備考表中詳細(xì)注明，例如“第78至79頁(yè)之間有3頁(yè)未編制頁(yè)碼”。

4.2??分段編制頁(yè)碼。檔案材料的形式是多樣的，比如GF報(bào)告、學(xué)位論文、圖書等都可以是檔案材料。這些材料原有的頁(yè)碼與檔案要求的頁(yè)碼是不一致的。簡(jiǎn)單地說(shuō)，書刊包括四部分：前置部分、正文、插入部分、后置部分。前置部分包括封面、扉頁(yè)、前言、摘要、目錄、圖表清單、縮略語(yǔ)清單等，可能會(huì)用多種數(shù)字格式多次獨(dú)立編制頁(yè)碼。正文一般用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始連續(xù)編制頁(yè)碼。插入部分，如圖片集等，一般不編制頁(yè)碼。后置部分，是指索引、附錄等，一般是接續(xù)正文編制頁(yè)碼的。如果我們不對(duì)整冊(cè)材料重新進(jìn)行頁(yè)碼編制的話，可以采取分段編制頁(yè)碼。

可以對(duì)材料的前置部分重新編制頁(yè)碼，正文部分的頁(yè)碼保持不變，后置部分接續(xù)正文編制頁(yè)碼，插入備份接續(xù)后置部分編制頁(yè)碼。然后在備考表中注明。例如材料的頁(yè)面編制包括兩部分，第一部分共25頁(yè)，第二部分共378頁(yè)，總計(jì)頁(yè)數(shù)303頁(yè)。

頁(yè)碼編制是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，會(huì)出現(xiàn)一些比較復(fù)雜的情況。要針對(duì)具體情況采取可行的辦法，不能一味地要求對(duì)所有材料都重新編制。特別是一些類似于圖書的材料，重新編制使工作量急劇增加。在電子文件建檔中，這一問(wèn)題就變得簡(jiǎn)單了，我們只要重新設(shè)置材料的頁(yè)碼，然后更新材料的目錄、索引等，就能使頁(yè)碼完全符合檔案的要求。

（作者單位：西北核技術(shù)研究所??來(lái)稿日期：2015-04-16）