檔案工作的創新服務勢在必行

林華

【摘要】本文圍繞創新服務做文章，突破那些與時代發展不適應的工作理念和模式，緊緊圍繞服務這個主題，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，全方位地為經濟建設和社會發展服務。

【關鍵詞】檔案；創新；服務

近年來，隨著計算機技術、網絡技術在檔案部門的大力普及與發展，檔案信息資源服務的基礎和手段正逐漸向數字化、網絡化方向轉變。基于網絡的檔案信息服務作為一種趨勢，不僅是服務手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實踐的重點。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。

一、更新服務思想觀念

檔案工作服務機制是創新的前提，創新的前提是觀念的更新。創新檔案工作服務機制，要求我們解放思想、轉變觀念、統一思想，樹立正確的、全新的檔案服務意識，樹立檔案工作為社會服務、為政治服務、為經濟服務、為領導服務、為人民群眾服務的觀點。根據我國現狀，現代的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于生產管理活動的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建成小康社會服務。要通過計算機網絡為經濟社會提供服務，就必須加強各項事務管理，促使檔案管理科學化、現代化。

二、創新服務手段

（一）建立檔案網頁，開展網上利用服務。檔案部門要充分利用單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索，為各部門提供更好的服務。目前，國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上檔案查閱服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

（二）建立電子文件檔案數據管理中心。加強與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數據管理中心。該中心設在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在綜合檔案室的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上本單位的各部門通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到綜合檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。

三、開展多種服務

（一）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活環境，使人們更注重信息的時效性，希望能通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

（二）提供查詢和咨詢服務。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網上進行快速通信，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務。

（三）開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關部門制定文件的人員逐年增多。為適應新形勢的發展，必須進一步轉變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學管理和使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，從數據庫中得出最主要的經驗有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高。

四、拓展服務領域

（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越來越復雜，越來越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務實體，發展檔案產業。在信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為結構調整服務；開發市場信息，為保護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

（三）檔案管理將進入社會信息網絡的新天地。伴隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。

檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的內部網而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個網絡。檔案人員除了要繼續做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴大服務內容外，一方面要配合現代的營銷手段，同領導及專業人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現優勢、樹立良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場；另一方面要從網上獲取有效信息為領導經營決策、為生產建設發展提供服務，主動地、全過程地提供產、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯系市場的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰。

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