檔案的開發利用在供電公司全面管理中的作用

周映月

摘 要：企業檔案的開發利用應該以公司自身的特點和發展為基礎，圍繞提供良好的、有利用和參考價值的檔案信息這一中心，通過加強人才團隊的建設來提高檔案收集整理的水平，以便在公司經營發展和全面管理的過程中充分利用檔案資源，發揮檔案信息資源的利用價值。本文主要簡要地概述了檔案的開發和利用工作，并且闡述了檔案資源的開發利用對于供電公司在經營管理中的基礎性作用、維護公司合法權益的作用、積累發展經驗以及提供科學決策的依據的作用等四方面內容。

關鍵詞：檔案；開發利用；供電公司；作用

引言

信息時代里信息資源無疑發揮著不可替代的作用。不同于傳統的物質資源，信息資源是人類寶貴的知識和智慧的集中體現。供電公司的檔案信息作為一種信息資源類型，同樣對于電力企業的發展有著重要的價值意義。檔案資源的開發和利用是供電公司實施全面管理的重要基礎，對于企業自身提高運作和管理質量及效率發揮著重要作用；同時資源的開發也會不斷地推進社會的發展。推進供電企業的現代化建設應當高度重視對檔案的開發和管理水平的全面提高。

1、檔案開發利用工作概述。

檔案的開發，即發掘、獲取檔案中保存蘊含的有價值意義的數據、信息等資源，其內涵包括對信息材料的鑒別篩選、加工整理、編目匯纂。現代社會的快速發展使得各方面對檔案信息資源的需求愈來愈大，其中也包括電力企業。如今到檔案室查閱檔案資源的人次、調閱檔案信息的數量逐年增加（見下表一），體現了檔案資源社會共享的發展趨勢。檔案的開發應當依據社會各方面對檔案資源的多樣需求，熟悉了解利用者的要求和建議意見，通過搜集社會反饋的信息以便調整開發活動。所以，檔案信息的開發、搜集以及積累不止是對信息資源本身意義價值的鑒定，還包括對提供和利用之間的關系做出正確的判斷選擇，并解決這一矛盾關系，滿足社會各個方面對檔案資源的需求。

檔案的利用，即檔案室借助一定的手段和途徑，把自身所收藏的檔案資源財富提供給社會，是一種服務于企業的經營管理和發展建設的業務活動。檔案館提供檔案，一方面要求具備全面的為檔案查閱者服務的思想，通過多樣的方法和途徑滿足利用者的不同需求，所以檔案管理員應首先準確了解查閱者的需求以及范圍。很多情況下查閱者在借閱時往往只提供大概的內容和范圍，所以檔案管理人員應當善于篩選其中重要的信息要點，通過針對性的提問把不明確的需求表述清晰化，進而幫助檔案查閱者明確地表述查閱需求以減少漏檢或者誤檢等問題的出現。另一方面是要求檔案館能夠及時服務于檔案利用者。有些查閱者急需檔案資源信息，因此，檔案館應當建立、完善科學的檢索系統以提高檢索的效率，避免耽誤查閱者的工作和影響到檔案資源的保存價值以及利用價值。

2、檔案的開發利用對于供電公司管理的作用。

2.1、檔案的開發利用是供電公司管理的基礎。

檔案保存的關于各種項目的提出、審批、設計、施工、監管等建設管理過程的文字、表格、圖紙材料，是供電公司生產管理的第一手資料，其涵蓋的豐富知識信息和科技資源能夠真實地展示供電公司的經營發展歷程，為公司項目的改建、擴建以及科學技術研究等活動提供原始的數據資料。供電公司開展的電力建設必須以具體區域的特色和經濟社會發展狀況等現實條件為基礎，綜合多種因素進行可行性分析論證，進而科學全面地規劃方案并付諸實施。整個項目的開展過程均是以檔案資料為基礎而進行科學的電網建設和管理，確保工程建設管理的合理性，提高供電公司的經濟效益。檔案的管理效果和質量對于供電公司在市場競爭能否贏得主動權具有直接的影響作用，所以檔案的有效開發和利用是供電公司實施管理的基礎和根據，科學、規范的檔案管理有利于推動公司的快速發展。因此，供電公司要增強科技理論創新意識，穩步推進，促進電力部門檔案開發和利用水平的提高，以便供電公司能在市場經濟體制發展模式下健康發展。

2.2、檔案的開發利用有利于維護供電公司的合法利益。

伴隨著社會經濟和電力建設的快速發展，供電公司的經營管理也逐漸進入規范的發展軌道。檔案的開發利用對于供電企業的經營有著重要作用，是維護公司合法權益的主要依據之一。如果供電公司的項目建設管理出現了問題且有必要明確責任，檔案資料的記錄是解決糾紛的重要線索。供電企業可以利用項目檔案的原始資料，通過查閱相關數據，分清責任主體，進而解決矛盾問題，維護公司自身的合法利益。如果公司沒有做好檔案的記錄、保存工作，或者沒有完善檔案資料導致檔案出錯、不完整，那么一旦出現急需解決的問題的時候，公司就無法充分地利用檔案資料，致使責任不明，公司聲譽、利益受損，這會影響公司的長遠發展。

2.3、檔案的開發利用能為供電公司的發展積累經驗。

供電企業經營活動涵蓋工程實體和檔案管理兩個重要方面，其中的檔案資料信息容量較大，涉及范圍廣，門類多樣，那些有價值的圖片、文字和數據等真實地記錄、保存了供電企業生產、發展的經驗歷程和實際成果，蘊含著電力工程科學技術人員的技術經驗，是供電公司生產經營、管理建設等活動的產物，對于公司的發展具有借鑒意義，所以做好檔案的開發、利用能夠為供電企業儲備發展經驗和建設技術知識，從而在日益激烈的市場競爭中取得一定的優勢。

2.4、檔案是提供電力公司科學決策的重要依據。

有序的檔案資源開發能夠使電力企業資料轉換為系統的檔案信息，將在項目建設和公司經營中累積的各種文件資料形成科學的體系。供電公司的檔案信息主要是根據供電行業發展特點來收集企業相關的各種資料要素，依據電力事業的規范體例要求進行編輯、整理而成的增值的生產要素，主要包括供電公司的檔案原件、復印件以及檔案信息開發成果，比如檔案目錄、檔案綜合參考資料、文獻匯編資料等。這些信息資源的開發利用能夠成為供電公司管理決策和研究決策的參考性依據，促進企業決策的科學性和有效性，進而促進供電公司的發展。

3、結語

電力企業檔案是對供電公司建設管理等實際狀況的記錄，能夠為公司的發展提供第一手資料。檔案資源的開發利用水平體現著一個公司的管理水平和發展業績。在現代社會里，供電公司應充分發揮檔案館具有的設備優勢，不斷探索檔案開發管理的新思路，創新檔案工作和方法，改進和完善利用條件，進一步加強對利用檔案資源的社會服務功能的擴展，積極發揮檔案的開發利用在企業全面發展管理中的作用，充分體現檔案資源應有的價值。

參考文獻

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