重視企業價值檔案 強化安全風險意識

摘 要：本文結合經濟發展新常態的實際，明確了企業檔案概念，研究提出了企業檔案的作用與潛在價值，研究分析了當前企業檔案工作存在安全風險，研究提出了強化檔案安全風險防范意識的一些重要舉措，對加強企業檔案安全管理具有較強的指導意義。

關鍵詞：企業檔案；作用與價值；安全風險；防范意識

當前，我國經濟發展進入新常態，宏觀經濟增速放緩，傳統產業步入深度調整期，企業對檔案的資金投入及管理重視力度普遍不足，企業檔案的安全防范意識面臨了許多新的挑戰。在此情況下，如何重視企業檔案作用，明白檔案工作潛在價值，切實增強檔案安全風險防范意識，已成為企業檔案界的一個重要任務。本文擬在這方面進行一些粗淺的探討與研究。

一、企業檔案的概念

企業檔案，是指企業在社會活動中形成的，保存備查的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。通俗地講，凡企業各項活動形成的一切具有查考價值的各類記錄與載體，都應納入檔案。譬如：企業的紅頭文件，包括各種工作計劃、總結、批復、薪酬福利材料、統計報表、簡報及與有關單位簽訂的合同、協議、來往文書；企業的會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄；企業大事記及重要活動剪報、照片、錄音、錄像等。

二、企業檔案的作用與價值

（一）企業檔案的作用

檔案作為歷史記錄，雖然有著許多不同的載體形式，但它縱連企業歷史諸多階段，橫貫企業各個領域，涉及企業黨、政工作的方方面面，記述了企業各領域各類活動的全過程，存貯了大量的原始信息，是企業各項活動承前啟后和得以順利開展的基礎，同時也使檔案具備了兩大特殊的重要作用。1、檔案具備了其它信息形式無法替代的憑證作用，成為了最權威的法律證據；2、檔案具備最可靠、最珍貴、最廣泛的史料參考作用，是企業歷史的真實全面反映，是企業規范加強管理、維護自身權益、建全信用體系的重要工具，并在企業各項活動中得到最廣泛的運用。

（二）企業檔案的價值

企業管理活動源遠流長，但自古以來，企業管理的根本內涵都強調對經濟數據的系統分析與預見性研究，沒有齊全完備的檔案資料與數據，就不能很好地了解過去、把握現在、預見未來。因此，檔案雖然不直接創造經濟效益，但檔案信息資源所蘊含的巨大價值、巨大經濟與社會效益，難以用數字估算。在加強和改善企業經營管理中，檔案可以為企業經營決策提供必要的參考。檔案是各項活動得以持續順利進展的基礎，是支持企業決策的寶典，是企業亟待挖掘的巨大寶藏，也是企業最為重要的無形資產。

三、如何強化企業檔案安全風險意識

（一）企業檔案現存的安全風險

當前，我國經濟發展進入新常態，宏觀經濟增速放緩，結構調整陣痛顯現，傳統產業步入深度調整期。企業對檔案資金的投入及管理重視力度普遍出現下滑局面。突出表現在以下四個方面：1.部分企業檔案庫房、辦公、閱文面積不足，檔案實體分散，未能集中統一管理；2.管理制度與管理機制不完善，檔案人員流動頻繁，業務素質低，部分單位未真正建檔；3.檔案工作未能引起各方面的廣泛重視，該歸檔的材料收集不齊全，非檔案專業部門所管檔案整理不規范，保護措施不健全；4.企業改制兼并重組后，檔案工作和其他工作一樣不宣而停，導致部分企業檔案下落不明。

（二）強化檔案安全風險防范意識的幾個重要舉措

1.強化檔案工作的組織領導與制度建設。檔案工作好不好，關鍵在領導。多年實踐證明，一個企業若沒有領導的重視，就會缺乏必要的人員、經費投入，缺乏必要的工作安排與監督考核，因此，強化檔案安全風險意識，必須首先強化企業檔案工作的各級領導責任，包括主要領導、直接領導、領導小組、工作網絡體系，包括檔案各項制度、責任追究、檢查督辦、風險防范的應急預案等。

2.強化歸檔整理和人員業務素質提升。確保檔案實體安全，必須保障各類檔案全部及時歸檔，及時科學分類，規范整理存放，因此，企業要設立綜合檔案室，配備專業人員，加強業務指導，實現檔案集中統一管理。要根據檔案形成規律，加強縱向、橫向聯系與協調，建立健全歸檔門類，保證檔案材料全宗的齊全完整。基層或部門整理好的檔案要及時移交檔案室，散失在領導和工作人員手中的應歸檔材料也要及時歸檔，堅決不允許任何人將檔案占為己有，嚴防檔案信息缺失。

3.強化檔案庫房建設與安全管理。要根據《檔案館建筑設計規范》，確保檔案庫房建設在選址、設計、選材上充分考慮防震、防火、防水、防地質災害、防污染、防強光、防塵、防高溫高濕等要求，充分考慮檔案現有數量和未來增長量，留足庫房空間，切實加強庫房保管安全意識。在實際工作中，如果將檔案材料散放在破舊木柜中，極不利于檔案防火與防蟲；如果檔案人員缺乏電器防火常知，容易引發檔案火災事故，因此需要重點加強對檔案裝具、用電消防設備管理。

4.強化檔案信息安全，確保安全高效利用。對于企業而言，確保檔案信息安全極為重要。重要的文件信息或商業機密，絕對不能走漏半點消息；電子文件，稍不留心就易出現泄密、中病毒、數據丟失、設備不兼容等問題。珍貴檔案如不用復制件替代查閱，就難以確保原件完好無損。新進庫房的紙質文件如不及時殺菌消毒，就會傳染至整個庫房；庫存檔案如不定期檢查，就難以消除檔案破損、丟失、霉變、字跡褪變等現象；查閱檔案如不專人負責，就難以避免出現混亂與差錯。因此，需要結實企業實際認真細致、深入全面地強化檔案信息安全，確保安全高效利用。

參考文獻：

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作者簡介：李紅恩，女，河南平頂山人，2006年畢業于鄭州大學，現任平煤天安八礦選煤廠辦公室綜合科檔案員。