淺談紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

王暉

（嫩江縣城市管理行政執法局 黑龍江 嫩江 161499）

淺談紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

王暉

（嫩江縣城市管理行政執法局 黑龍江 嫩江 161499）

紙質檔案和電子檔案是現在常用的兩種信息管理方式，在實際的應用中兩者都是作為相互印證而存在的。隨著信息化的發展，人們更傾向于使用方便的電子檔案管理技術，使用方便節省存儲空間，被越來越多企業使用。但在實際的工作中會發現，電子檔案雖使用方便可是信息容易丟失，在信息的長時間保存上不如紙質檔案管理。本文將針對紙質檔案管理和電子檔案管理的融合使用來進行探討。

紙質檔案；電子檔案；融合

紙質檔案的使用歷史悠久，電子檔案管理是時代發展的必然產物，兩者一定是取代關系嗎，當然不是。既然使用紙質檔案從古就有，也就是說明紙質檔案在保存信息的真實性和信息完整性方面，紙質檔案有著自己的優勢。電子檔案管理是科技的產物在分類查找上，它有著無語倫比的便捷性，是現在應用最廣的檔案管理技術，但容易受到網絡干擾信息完整性可能出現問題。因此在實際的工作中需要將兩者進行融合取長補短。

一、紙質檔案管理和電子檔案管理的優缺點

1、紙質檔案管理

紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。

3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢

對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。

4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢

一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合

隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即:在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性;或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.

3、建立一套科學合理的管理制度

由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質

電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。

三、結語

隨著信息化的快速發展，信息的大數據時代即將到來，電子檔案管理是新時代的產物也是實現信息系統化管理的重要手段。由于電子檔案操作便捷，系統內的信息容易進行更改和傳遞，在實際的工作中會有一定的安全隱患，所以在工作中還需要進行輔助管理。紙質檔案管理就是對電子檔案管理的監督，只有兩者結合，才能保證檔案管理工作順利進行。也許在未來的某一時段紙質檔案會消失，但在當下紙質檔案還有著它的中要作用，還需要加強管理。

[1]王靜.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J].黑龍江史志.2014.