新形勢下檔案管理工作的規范化探討

王靜倫

（肇州縣機構編制數據管理中心 黑龍江 肇州 166400）

新形勢下檔案管理工作的規范化探討

王靜倫

（肇州縣機構編制數據管理中心 黑龍江 肇州 166400）

在當下的社會中，檔案在各行各業的發展中都發揮著十分重要的作用。檔案不僅能夠提高真實可靠的資料，同時還是當下企事業單位中領導決策、員工考核的重要依據。然而，在當下的檔案管理工作中，其工作的方法明顯缺乏會規范性，在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。所以，在新形勢下，對于檔案管理工作規范化的研究是十分有必要的。本文主要闡述了規范檔案管理的重要性和必要性，分析了目前檔案管理存在的不足，并對新形勢下檔案管理工作規范化的相關措施進行了一定的探索，旨在為提高檔案管理工作規范化水平的提高而提出一些有價值的參考意見。

新形勢；檔案管理；規范化

檔案管理工作無論對于國家機關，還是對于企業單位來說都有著十分重要的影響。而目前，我國的檔案管理工作在很大程度上缺乏規范性。我國檔案管理領域雖然在檔案管理工作規范化方面進行了一定的研究，并且在研究的過程中取得了一定的成果。然而，隨著社會對檔案管理工作需求的不斷提高，現有的對檔案管理規范化的研究已經不能滿足檔案管理發展的需求。因此，在今后的檔案管理領域中，要加強對工作規范化的研究，從而促進檔案管理工作效率的提升，以及質量的提高。

1.規范檔案管理的重要性和必要性

1.1 規范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求

政治經濟環境的巨大變化使得企業和其他單位在運營中的環境發生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應其中的變化，將不利于企業或是其他單位的正常發展。檔案管理作為企業或是其他單位發展的資料記錄，是企業等單位在發展過程中的道路選擇，記載著企業發展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價值。做好這一時期的檔案管理能夠使企業在檔案之中明確自己的發展方向，解決當前發展存在的問題，實現企業等單位的長遠發展。

1.2 規范檔案管理是各單位加強自身管理的體現

檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，對企業而言，就是對企業的發展道路，發展中面臨的問題等進行整理、歸檔，使企業在今后的發展中盡量少走彎路。同時，檔案管理也是企業進行企業文化創建的重要內容，有利于企業樹立良好的形象。對于學校等單位而言，檔案是其教學經驗或是績效考核的總結和依據，是單位日常運行的必要過程，規范對檔案的管理，能夠使教學工作更加高效，有利于學校加強對自身的管理。

1.3 檔案管理有助于企事業單位的長遠發展

企業管理是企業日常經營中必須進行的活動，檔案管理是現代企業管理中的重要內容，通過對企事業單位的發展歷程、重要經驗、基本資料等進行回顧和整理，可以總結出豐富的經驗。檔案中的資料是企事業單位發展過程中的精髓所在，是企事業發展進程中的智慧結晶，任何單位的發展都不是一帆風順的，檔案整理可以不斷總結以往的經驗，對今后的發展做一個預期和規劃，從而有利于企事業單位的長遠發展。

2.目前檔案管理存在的不足

長期以來，檔案管理的觀念落后，對檔案管理的重視不足，使得檔案管理人員認識不到管理工作的重要性，從而在工作中缺乏主動性、積極性、創造性，影響了檔案管理工作規范化的開展。傳統的檔案管理人員對工作缺乏熱情，重視度不足，并且從事檔案管理的人員大部分沒有經過專業學習，使得檔案管理工作的服務質量無法保證，加之檔案管理人員流動性較大，影響了檔案管理工作規范化的開展。目前的檔案管理技術較為落后，設備設施陳舊，也嚴重影響了檔案管理工作規范化的開展。

3.新形勢下檔案管理工作規范化的相關措施

由上述可知，規范檔案管理對于國家機關、企事業單位的發展都有著十分重要的作用。然而，目前，我國的檔案管理領域卻在規范化這一方面存在著嚴重的不足。這些問題與不足的存在很大程度上阻礙了檔案管理工作所應該發揮的作用。所以，在新形勢下，加強檔案管理規范化是十分有必要的。筆者在此對檔案管理工作規范化的相關措施進行了一定的研究，希望能夠為我國檔案管理工作規范化水平的提高而做出一些貢獻。

3.1 提高對檔案管理的重視度

企業領導應該提高對檔案管理的重視程度，領導要認識到檔案管理的價值和意義，從而擺正對檔案管理工作的態度，促進檔案管理規范化進程。

3.2 全面普查案卷

對于一些保存時間長、無標題、標題不規范、重份、組卷混亂、缺少卷內目錄以及無查考價值的案卷進行清查，刪除無用的案卷，提高計算機錄入時的效率。

3.3 健全檔案管理規章制度

檔案管理工作規范化需要科學嚴謹的規章制度來保障，因此，制定責任明確的管理制度，如檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等，使各級部門充分重視檔案管理制度的完善工作。

3.4 積極引進信息化技術，利用計算機進行儲存、編目、檢索、查閱檔案資料，減輕工作人員勞動強度，節省空間，提高工作效率，使得檔案案卷整齊規范，便于查找。

3.5 將檔案分門別類，充分利用檔案原基礎

對案卷基礎較好且具備全因目錄的一些案卷，在全因目錄上直接進行分類標引，對于特殊形式的檔案則通過計算機程序將相關姓名、時間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。

3.6 提高檔案管理人員的整體素質

定期對檔案管理人員進行專業知識培訓，不斷提高其業務水平，并要求檔案管理人員積極主動提升自身素質，在實踐中不斷自我總結完善，提高檔案管理的專業素質和綜合素質。

4.結語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作規范化的研究對于我國檔案管理領域的發展有著不可忽視的重要作用。然而，檔案管理要想向著規范化的方向發展，涉及的方面還有很多，同時每一個方面都比較復雜，再加之我國檔案管理領域對于規范化的研究還沒有達到一定的深度和廣度，因而不利于檔案管理工作的進步。所以，在今后的檔案管理領域中，要加強對其工作規范化的研究，并且要從檔案管理的多個角度，從工作規范化的多個方面進行研究，從而研究出更好、更有效的能夠促使檔案管理工作向著更加規范化方向發展的方法和措施。

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