打造農業科研檔案數字化平臺 推動農業科研成果快速轉化

摘要：農業科研檔案具有重要作用，本文提出如何做好農業科研檔案實體管理工作的幾點建議；以及對新形勢下農業科研檔的數字信息化建設進行了探討。以期農業科研檔案工作適應信息化技術的不斷發展，更好的為農業發展服務。

關鍵詞：農業科研檔案、管理、實體、數字信息化

中圖分類號： G275.9 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.13.069

農業科研檔案記載著科研院所的歷史與今天，并將傳承到未來。它記錄了農業科研單位各個時期科研工作的存在與發展，包含科研準備階段、實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果報獎以及推廣應用階段的文件材料和原始數據。農業科研檔案是農業科研院所工作的重要組成部分，做好農業科研檔案的管理工作對于服務農業有著重要意義。

1 農業科研檔案的重要作用

1.1 農業科研檔案的繼承作用

科研工作是一種創造性勞動，需要借助前人的成果和研究方法，這在很大程度上需要借助大量的科研檔案。在前人的研究基礎上創新，可避免重復性試驗。重復研究，會在一定程度上浪費物力、人力、資金和時間，借助于科研檔案能夠系統、客觀、完整和連續地反映出科研項目的研究進展，由此避免研究工作的重復。建立集中統一管理下的分散式系統是農業科研檔案較理想的管理模式。通過自動化、實時化、網絡化檔案管理，能使集中管理和利用有機結合，同時更有利于保護農業科研的知識產權，推進科研成果的交流、轉化和應用，創造更大的經濟效益和社會效益。

1.2 農業科研檔案的參考作用

一項科學研究有時候需要借鑒前人研究的經驗與方法，而檔案管理更重要的價值在于提供開發利用。將兩者加以結合，可以更好的為科研工作提供輔助參考作用。農業科研檔案管理信息化建設，使有關部門在農業決策時更具連續性、科學性。廣大民眾，也可以通過信息檔案指導自己的實踐活動，保證農業的科學發展，對推動農業科技進步和現代農業的建設具有重要意義。

1.3 農業科研檔案的憑證作用

農業科研檔案是農業科研工作者在科研、生產、應用推廣等工作中產生的，它具有一定的專業性和保密性。當農業科研知識權屬發生糾紛時，鑒定過程較為復雜，給知識產權保護帶來很大難度。農業科研檔案便成為保障產權保護有利的憑證，這也是檔案生命力和價值的另一種彰顯。

1.4提高工作效率

首先，將傳統的手工及集中建檔變為微機建檔和經常性建檔，可使檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，以便更有效地從事檔案的收集、編研和建檔工作；其次在檔案采用上更方便快捷。檔案資料的電子化更便于科技人員根據檔案管理權限自行查詢，實現多次利用，提高農業科研的效率。

2 如何做好農業科研檔案的實體管理

2.1 農業科研檔案工作的庫房和設施要求

檔案的實體大多是由紙質、照片和光盤等磁性載體組成。為了增加保存時長，檔案庫房應做好溫濕度控制和調節，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。照片和底片應放入專門的相片檔案冊，存放在背光暗處，避免陽光直射。光盤等磁性載體需要放入防磁柜中保存。

2.2 農業科研檔案管理工作的建章立制

檔案的管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統計、利用六個環節。按照不同環節，分別制定管理制度。建立健全檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度以及檔案安全防護制度、檔案員崗位責任制、檔案庫房管理制度等。

2.3 要把農業科研檔案管理工作納入績效考評

要把農業科研檔案工作列入本單位的發展計劃，應把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理緊密結合。每年從本單位科研經費總額中劃撥出一定數額作為科研檔案工作經費。把農業科研檔案工作與科研考評、績效掛鉤。

2.4 分設專職檔案員和兼職檔案員

專職檔案員負責制定實施細則和管理制度；及時提出對科研檔案的管理要求；指導和監督單位的兼職檔案員做好科研檔案形成文件的歸檔立卷工作；負責本單位科研檔案的接收、整理、保管、組織鑒定、統計、開發利用等項業務工作；按有關規定做好科研檔案移交工作等?！犊茖W技術研究檔案管理暫行規定》要求實行由科研課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制，由科研人員負責文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作。在各科研部門、課題組設立兼職檔案員，協助課題負責人完成檔案的立卷歸檔工作。

3 新形勢下建設數字信息化農業科研檔案的措施

隨著信息化水平的不斷進步，農業科研資源的不斷積累，新形勢下農業科研院所對于檔案工作質量與效率的要求日益提高。農業科研檔案數字信息化的出現，一方面可以增加實體檔案的保管時長，對于原始載體的檔案起到保護作用。另一方面從空間和時間的角度為科研人員的借閱提供了方便。通過網絡信息平臺進行管理有利于避免查閱、歸還過程的錯漏，而且在查閱過程中后臺管理也可提供時時統計，一定程度上為檔案員的工作提供便捷。科研檔案信息化是順應時代潮流的必然趨勢。

3.1 農業科研檔案的數字化建設措施

3.1.1 建立各環節的規章制度，使數字信息化檔案的管理有章可循 科研院所在建立數字信息化建設時要結合本單位的實際工作情況，制定一套完善的制度體系和技術規范。

3.1.2 配備基礎設施 農業科研檔案的數字信息化建設需要配備硬件設施和軟件設施。計算機、掃描儀、刻錄機、空調、加濕器、防磁柜、檔案管理軟件、縮微復印技術、OCR軟件等。

3.1.3 選擇管理系統 完成實體檔案的數字化轉化，根據本單位的實際情況選擇或研發一款管理軟件對農業科研檔案進行現代化保存、管理與統計、利用。

3.1.4 搭建兩個平臺 數字信息化檔案具有開放性服務的特點，可修改，易復制，能刪除給檔案信息安全帶來了挑戰。原始檔案需要妥善保存，所以在建立數字信息網絡化平臺的同時，需要一個脫機保存平臺。使農業科研檔案可恢復，真實性、完整性不受到威脅。

3.1.5 建設兩個數據庫 分別建立檔案目錄數據庫與檔案全文數據庫。根據查閱權限來設置可查閱內容。即可以達到農業科研檔案的知識共享又可以保護農業科研檔案中知識產權不受到侵犯。

3.2 農業科研檔案的數字信息化建設方案

完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識別、數字校對、數字質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。

4 結語

目前，部分檔案管理基本上只是處于保管和利用狀態，沒有實現檔案信息化的合理配置和科學管理。所以，農業科研檔案沒有充分發揮出應有的作用，沒有完成社會發展要求的農業科研檔案管理的根本變革。檔案信息化建設勢在必行。農業科研檔案信息化要求加強檔案管理人員的基礎理論培訓，加強服務競爭意識，加快農業科研信息傳播，促進科研發展。

農業科研檔案記載了農業科研單位的歷史沿革、科技創新和科研成果。它具有查考價值、法律效應和憑證作用。農業科研檔案是農業科研單位價值的體現。在信息化高速發展的現在，農業科研檔案正處于由傳統實體管理向數字信息化管理的進程中，數字信息化建設是必然，網絡化管理利用是方向。作為新形勢下的檔案管理人員需要秉承大膽創新勇于改革的精神，主動適應信息技術的發展，為科研院所提供更方便優質的服務，為農業的發展貢獻一己之力。

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作者介紹：杜優穎，碩士，黑龍江省農科院草業研究所，助理研究員，研究方向：作物。