環境監測檔案的保密管理工作

文/馬亞妮

環境監測檔案的保密管理工作

文/馬亞妮

環境監測檔案是環境保護工作規劃、發展、建設中不可或缺的部分，而環境監測檔案的保密管理工作對于環境監測檔案工作來說尤為重要，可以充分發揮環境監測檔案的實際價值，使其更好地服務于我國環保事業的發展

檔案是組織或個人在以往社會實踐活動中直接形成的清晰的、準確的、具有完整記錄作用的固化信息，包含國家機關、社會團體以及企事業單位等各行各業工作過程中的真實記錄，具有特別重要的憑證作用和參考使用價值。環境監測檔案是做好環境保護工作的最基本要求，各類檢測、采樣、分析等監測檔案數據能夠記錄和反映各時期的環境質量，同時為環境保護的發展規劃、污染源治理、城市環境改善等提供科學依據。保密工作是環境監測檔案管理的一個最重要的組成部分，也是推動環境監測工作實現快速科學發展的根本保證，因此做好環境監測檔案的保密管理工作具有十分重要的意義。

一、環境監測檔案主要工作內容

全面做好環境監測檔案管理工作,不但能夠有效發揮檔案的實用價值,同時能夠向社會經濟發展提供必要的信息資源，重點應做好以下四個方面工作：一是完成質量手冊、程序文件、監測報告、技術記錄等各類環境監測文件和資料的歸檔工作；二是按要求對檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的整理，建立相應的臺帳，并編制檢索工具，能應要求快速、準確地查詢所需檔案；三是定期檢查檔案的保存情況，對損壞的檔案及時采取一定的修補措施，確保檔案資料的保存完好；四是認真負責地做好檔案的保密工作，調用檔案必須嚴格辦理審批手續，并且限期使用、按期返還，保障檔案的安全。

二、環境監測檔案特點

1.專業性

環境監測主要是運用現代科學技術手段對各種環境污染物的監視、監控和測定，進而采用科學技術手段對環境質量及其變化趨勢進行評價的過程。環境監測單位依據國家規定以及相關標準、法規，使得各種被監測對象的信息能夠全方位、不間斷地獲取，監測對象包括大氣、污水、廢氣、土壤、噪聲等等，而監測到的大量原始數據均需要進行歸檔，因此環境監測檔案管理也呈現出極強的專業性。

2.完整性

環境監測檔案反映了一個連續時期內整個環境監測活動過程，檔案材料之間聯系緊密、缺一不可。而環境監測檔案的不完整既影響檔案的正常使用，同時會影響它的使用價值，甚至會制約環境保護工作的快速健康發展，故不得將其進行切割、分散。

3.準確性

隨著我國各行各業的快速發展壯大和人民生活水平的逐步提升，對環境監測檔案也提出更高要求，不再局限于本機關的利用，還要滿足于政府決策、企事業單位的使用以及環境整治規劃、污染源治理應用等，因此一定要確保環境監測檔案數據的真實性和準確性，并且要及時、正確的向單位或個人提供所需要的環境保護檔案信息，為下一步環保工作的正確開展提供了重要的數據支持。

三、存在問題

檔案保密工作是檔案信息風險管理工作中的重要問題，近年來檔案信息在帶給人們高效工作和便利生活的同時，也給檔案保密管理工作帶來了一些新情況、新問題。

1.檔案管理人員的保密意識不強

隨著信息化社會的高速發展，檔案信息共享程度呈指數化上升，大大促進了檔案信息向開放化方向發展，能夠進一步發揮檔案的社會和經濟效益。隨之而來，全面開放的檔案信息也存在一些隱患，并且對重要檔案信息也形成一定威脅。由于有些檔案管理人員存在重使用輕保密的傳統思想，保密意識淡薄，責任心、事業心不強，對保密工作的重要性認識不到位、理解不深刻，也沒有接受過正規、系統的保密知識培訓，這就導致檔案信息的保密工作存在一些安全隱患，一旦發生保密期限內檔案信息泄漏事件，對國家、集體或個人利益造成的危害將無法估量。

2.保密管理制度不完善

目前，我國檔案保密相關的法律法規體系沒有健全，各單位現有檔案保密管理制度不夠完善，從而使得在工作中檔案信息管理缺少對應的依據。并且，一些單位還根據自身情況制定了與《保密法》、《檔案法》要求不同的規章制度，使得檔案管理人員在實際執行過程中存在一定困難。即使一些單位已經制訂了保密管理制度規定，但由于沒有有效落實，形同虛設，加之執行力不強，故導致檔案保密工作不能較好的開展。

3.技術手段不夠先進

近年來，自動化信息技術水平逐年提升，檔案信息的主要載體逐步從單一的紙張向多媒體轉變，辦公自動化全面引入檔案管理系統，各種高科技的竊密手段層出不窮，檔案保密技術將會面臨十分嚴峻的挑戰。目前，國內檔案應用系統涉及的信息與網絡安全的防護能力不足，沒有在實際工作中應用防盜加密技術，系統存在很大的安全漏洞，存在極大的風險性和危險性。并且，現有檔案管理模式為開放式管理，但是許多檔案應用系統的自動化設施和信息技術缺乏必要的升級和技術改造，無法跟現代檔案信息管控要求相匹配，從而使得檔案管理的保密工作無法實現新的提升。

四、環境監測檔案保密工作的改進建議措施

1.強化檔案管理人員的保密意識

環境監測檔案管理工作具有較強的政治性，檔案管理人員除了要掌握的環境監測專業知識以外，還要加強檔案保密工作的培訓學習，進一步強化個人防范意識和風險意識，深刻理解檔案保密工作的重要性，切實做到愛崗敬業、業務熟練，有效推動環境監測檔案管理工作的全面提升。

2.做好實驗室資質認定計量認證證書的妥善保管

資質認定計量認證證書是具備國家相關法律、法規的基本監測條件和能力的憑證，可以向社會出具有證明作用的檢測數據和結果，需要進行妥善保管。任何單位或個人需要借閱、復印各類實驗室資質認定證書，要嚴格履行相關審批手續，應將使用原因、歸還日期等重要信息填寫清楚，才能夠借出使用。若需進行復印，必須由檔案管理人員負責復印，復印后還需加蓋專用章，有效杜絕復印件的二次使用。

3.嚴格保管《質量手冊》

《質量手冊》是環境監測站構建質量管理體系、實施質量管理的準則、開展質量改進的依據，對站內質量管理體系、質量活動以及技術要求作出了具體規定，所有從事監測工作的員工都應遵循該手冊。并且《質量手冊》為受控文件，只限在本站內使用，受控本由檔案管理部門統一編號后發放給監測人員，持有者必須對其妥善保管，不得私自帶出站外閱讀使用，不得自行更改、涂劃，不可隨意向無關人員外借、外傳或復印外贈，應確保《質量手冊》的安全使用。

4.做好電子檔案的安全管理

電子檔案信息安全最重要的就是數據安全。對于環境監測檔案管理工作來說，計算機中貯存的各類數據和報表尤為重要，應通過一些安全技術保障措施的實施，有效提升電子檔案信息的安全系數。全面增強電子檔案工作人員的安全意識和保密意識，嚴格執行電子檔案管理規定，對存貯和傳輸監測數據的計算進行管控，對工作人員個人行為進行監控，有效避免電子檔案信息的泄漏、丟失。只有上報信息的工作人員才能使用存貯和傳輸監測數據的計算機。對重要的電子檔案信息內容可采用雙密鑰碼進行加密處理，防止第三者對原文件進行解密。對于解決計算機網絡的安全問題，常規可采用物理隔離、使用防火墻以及身份驗證等安全技術。

5.慎重管理涉密檔案

環境監測檔案中有許多為涉密檔案，主要包括各類監測數據、月報、年報、污染事件調查以及《環境質量報告書》等等。涉密檔案信息可由專人來管控，并且在內部建立出相互監督的機制，以上級管理為基礎，增設平級監督人員，能夠有效提升涉密檔案信息安全管理水平。另外，應該在帶鎖的移動密集檔案架或帶密碼鎖的保險柜里存放涉密檔案，以保證其安全。

綜上所述，環境監測檔案是對歷史環境質量數據進行真實的記錄和反映，各級人員都應充分認識到檔案保密管理工作的緊迫性和重要性，積極探索新的檔案管理思路和方法，切實保障環境監測檔案管理的安全性和保密性，使其為構建社會主義現代化發揮應有的信息價值。

（作者單位：榆林市環境監測總站）